Comment importer des groupes lors d'une importation de profils en masse ?
Aperçu
Si les personnes que vous importez appartiennent déjà à des équipes, des écoles, des entreprises ou des familles, vous n’avez pas à bâtir ces groupes à la main au préalable. Ajoutez une colonne Groupes dans votre feuille de calcul : l’importation de profils associera les noms aux groupes que vous avez, créera ceux que vous n’avez pas, et placera chaque personne au bon endroit, le tout d’un seul passage.
Cet article porte sur l’entrée des groupes eux-mêmes dans Vome. Quelles personnes aboutissent dans quel groupe, et avec quel rôle, est traité dans Comment affecter des personnes à des groupes pendant une importation de profils ?
Forfait requis : les Groupes sont offerts sur les forfaits Entreprise et Ultime. Sur les forfaits Recruter et Pro, il n’y a aucun groupe dans lequel importer : laissez donc les colonnes Groupes et Rôle dans le groupe hors de votre fichier.
1. Une importation de profils peut-elle vraiment créer des groupes ?
Oui. Groupes est la seule colonne de ce genre qui le peut.
Cela vaut la peine de le savoir, parce que la colonne Opportunités juste à côté ne le peut pas. Une opportunité a besoin de son propre horaire, de ses paramètres de recrutement et de ses quarts : l’importation n’en inventera donc pas une à partir d’un nom dans une cellule. Un groupe n’a besoin de rien de tout cela, un nom suffit donc à le construire.
2. Où vont les noms de groupes ?
Dans une colonne Groupes de votre feuille de calcul, que vous mappez à l’étape Mapper les champs comme n’importe quelle autre colonne. Elle figure dans le modèle joint à l’article sur l’importation en masse, mais vous n’êtes pas obligé de l’utiliser : les titres de colonnes sont reconnus de façon souple, et les en-têtes en français fonctionnent aussi.
Une personne peut appartenir à plusieurs groupes. Écrivez-les tous dans la même cellule et séparez-les par une virgule.
3. Où décide-t-on du sort de chaque nom ?
À l’étape Personnaliser & Affecter. Dès qu’une colonne Groupes est mappée, une carte Groupes de votre fichier y apparaît.
La carte rassemble chaque nom de groupe distinct de votre fichier et vous montre trois choses par nom : la valeur telle que vous l’avez écrite, le nombre de rangées qui l’utilisent, et ce qui va lui arriver. Au-dessus de la liste, trois compteurs donnent la forme de l’ensemble d’un coup d’œil : combien de groupes seront créés, combien ont été associés à un groupe existant, et combien sont ignorés.
Aucun groupe n’est créé avant que vous ne lanciez l’importation. Tout ce qui se trouve sur cette carte est une décision que vous enregistrez. Vous pouvez la modifier, revenir en arrière, ou quitter complètement : rien ne s’est produit tant que vous n’avez pas appuyé sur le bouton de l’étape Réviser et sauvegarder.
4. Quelles sont les deux options ?
La carte s’ouvre sur un choix qui couvre d’un coup tous les noms non reconnus.
- Créer les groupes qui n’existent pas encore. Tout nom de groupe que Vome ne reconnaît pas devient un nouveau groupe, et toutes les personnes de votre fichier portant ce nom le rejoignent.
- Ajouter les personnes uniquement aux groupes existants. Rien de nouveau n’est créé. Un nom qui ne correspond à aucun groupe est ignoré, et la personne est importée normalement.
Choisissez la première option quand vous migrez une structure qui n’existe que dans votre feuille de calcul. Choisissez la seconde quand vos groupes sont déjà bâtis dans Vome et que la colonne ne sert qu’à classer les gens correctement.
5. Puis-je décider nom par nom ?
Oui. Le choix ci-dessus est la valeur par défaut pour tout le fichier, et chaque rangée de la liste peut être remplacée individuellement.
Ouvrez le menu à côté d’un nom et vous obtenez trois réponses :
- Créer comme nouveau groupe.
- Ignorer, ne pas ajouter.
- Ajouter à un groupe existant, puis le groupe que vous visez.
Quand un nom de votre fichier ressemble à un groupe que vous avez déjà, Vome affiche une ligne Vouliez-vous dire en dessous, et un seul clic accepte la suggestion. Elle est toujours proposée, jamais appliquée à votre place, parce que fondre un groupe dans un autre ne se défait pas ensuite.
6. Et si mon fichier devait créer beaucoup de groupes ?
Au-delà de 100 nouveaux groupes, Vome s’arrête et vous demande de cocher une confirmation avant de continuer. Il vous donne d’abord le nombre exact.
Cette vérification n’est pas de la prudence pour la forme. Un nombre aussi grand signifie presque toujours que la mauvaise colonne a été mappée aux Groupes, et les nouveaux groupes doivent être supprimés un par un : un accident est donc long à défaire. Lisez le nombre, et s’il vous surprend, retournez à Mapper les champs avant de confirmer.
7. À quoi ressemble un groupe créé de cette façon ?
Il part avec le nom inscrit dans votre fichier et les personnes que votre fichier y a placées. Tout le reste qu’un groupe peut porter s’ajoute ensuite dans le module Groupes, une fois l’importation terminée.
Attention : une importation ne renomme et ne fusionne jamais un groupe existant. Deux orthographes du même groupe font deux groupes. Si votre fichier dit « École St-Joseph » et que Vome a « École Saint-Joseph », choisir Créer plutôt qu’Associer vous laisse avec les deux. Uniformisez les orthographes dans votre feuille de calcul avant de téléverser, et prenez les suggestions Vouliez-vous dire au sérieux.
8. Que devient un nom qui est ignoré ?
Seule l’adhésion au groupe est perdue. La personne est quand même importée.
Un nom ignoré ne vous coûte jamais une rangée : un groupe que vous ne vouliez pas créer n’est donc pas une raison de corriger le fichier et de tout recommencer. Vous pourrez ajouter ces personnes à un groupe depuis la base de données par la suite.
Résumé
- Les Groupes demandent le forfait Entreprise ou Ultime.
- Une colonne Groupes peut associer des groupes existants et en créer de nouveaux. La colonne Opportunités à côté peut seulement associer.
- Plusieurs groupes tiennent dans une même cellule, séparés par des virgules.
- La carte Groupes de votre fichier à l’étape Personnaliser & Affecter est l’endroit où chaque nom se règle, avec le nombre de rangées et un compte courant des créés, associés et ignorés.
- Choisissez Créer les groupes qui n’existent pas encore ou Ajouter les personnes uniquement aux groupes existants pour tout le fichier, puis remplacez n’importe quel nom individuellement.
- Une orthographe proche reçoit une suggestion Vouliez-vous dire, proposée et non appliquée.
- Au-delà de 100 nouveaux groupes, une confirmation explicite est exigée.
- Rien n’est créé avant le lancement de l’importation, et un nom de groupe ignoré n’exclut jamais la personne.