Comment fonctionne le portail check-in/out sur Vome ? Comment générer le code QR et/ou la borne sur site ?
Pour qu'un participant puisse effectuer son check-in et son check-out, il doit être réservé à un quart le jour même, c'est-à-dire figurer sur la liste des participants d'un quart à venir.
Si vous préférez affecter les profils aux quarts manuellement, lisez cet article : Comment affecter des quarts en masse depuis l'Horaire ?
Pour savoir comment les Utilisateurs Vome peuvent réserver eux-mêmes des quarts depuis leur profil, voici une ressource à lire et à partager avec eux : J'ai été affecté à une opportunité. Comment réserver un quart de travail ?
Dès qu'une personne est réservée à un quart, elle reçoit une notification poussée sur l'appli l'informant que le portail de check-in ouvre 1 heure avant le début du quart. Plusieurs endroits de l'appli mobile Vome l'invitent ensuite à effectuer son check-in.
Deux méthodes permettent aux participants d'effectuer leur check-in/out :
1. Les Utilisateurs Vome scannent un code QR depuis l'appli mobile
Seuls les Utilisateurs Vome qui participent à un quart inscrit à leur horaire et qui ont l'appli mobile peuvent scanner le code QR. Le code doit être scanné depuis l'appli Vome, et non depuis l'appareil photo du téléphone. Seuls les administrateurs peuvent générer le code, depuis Horaire > Actions > Télécharger le Code QR de pointage.
Si l'appareil photo du participant ne fonctionne pas, il peut saisir le numéro d'identification imprimé sur le code QR à la place.
Trois façons d'atteindre l'écran de scan du code QR dans l'appli :
1) Depuis la page d'accueil, la section des quarts à venir affiche la mention « check-in activé ». En appuyant dessus, la personne arrive sur le quart. Une bannière y propose l'action de check-in, qui ouvre le scan du code QR.
Il faut qu'un code QR existe pour qu'ils puissent le scanner. Seuls les administrateurs peuvent le générer et l'imprimer, depuis Horaire > Actions > Télécharger le Code QR de pointage.
2) Depuis l'onglet Horaire, en appuyant sur l'icône verte du code QR. À noter : elle n'apparaît qu'une heure avant le début du quart, une fois le portail de check-in ouvert.
3) Depuis l'onglet Horaire, en appuyant sur le quart, puis sur le bouton vert de check-in.
Une fois la fenêtre de check-in/out ouverte, le participant n'a qu'à placer l'appareil photo de son téléphone devant le code QR (sur papier ou à l'écran) et son check-in ou check-out se fait immédiatement.
2. N'importe quel participant cherche son nom sur la borne sur site
La borne de pointage est la méthode la plus souple pour valider les présences et suivre les heures, car elle n'exige pas que les participants soient Utilisateurs Vome, qu'ils soient réservés à un quart, ni qu'ils aient l'appli mobile sur eux en arrivant. Ils se présentent à la borne (accessible sur n'importe quel appareil, généralement un ordinateur ou une tablette) et cherchent leur nom pour effectuer leur check-in ou leur check-out.
Seuls les administrateurs peuvent générer la borne de pointage, depuis Horaire > Actions > Gérer les bornes de pointage. De nombreuses personnalisations sont possibles avant de la générer, alors prenez le temps de les parcourir.
Une fois le lien de la borne ouvert dans votre navigateur, un administrateur doit se connecter à son compte Vome pour déverrouiller la borne. C'est une opération à faire une seule fois.
Vous pouvez aussi modifier une borne générée précédemment.
Quels sont les différents statuts de participation et que signifient-ils ?
Pour en savoir plus, lisez cet article : Quels sont les différents statuts de participation ?