Comment fonctionnent les statuts de formulaire ?
Aperçu
Chaque soumission qui arrive sur un formulaire porte un statut. Vome fournit six statuts par défaut, et vous pouvez créer autant de statuts personnalisés que vous le souhaitez, chacun avec sa propre couleur. Ensemble, ils forment un système interne de suivi des candidats pour l'équipe d'administration qui gère votre processus de recrutement.
Cet article porte sur les statuts eux-mêmes : ce qu'ils sont, comment construire votre propre ensemble, et où ils apparaissent. Faire en sorte qu'un statut déclenche réellement une action, par exemple affecter une séquence lorsqu'une personne est acceptée, fait l'objet d'un article distinct en bas de page.
1. Quels sont les statuts par défaut ?
Il y en a six, disponibles sur tous les formulaires :
- Nouveau
- En revue
- Examiné
- En attente
- Accepté
- Refusé
Vous ne pouvez ni renommer ni recolorer ces six statuts, mais vous pouvez masquer ceux dont vous ne vous servez pas, les réordonner, et ajouter les vôtres à côté.
2. Puis-je créer mes propres statuts ?
Oui, autant que vous voulez. Un statut personnalisé, c'est un nom et une couleur, pour que votre tableau se lise d'un coup d'oeil au lieu de tout faire entrer dans Accepté ou Refusé.
Des exemples courants : Entrevue planifiée, Liste d'attente, Sélectionné, Non sélectionné, Documents manquants, Archivé.
Pour en créer un :
- Ouvrez un formulaire et allez dans son tableau de soumissions.
- Cliquez sur Gérer les statuts au-dessus du tableau, ou choisissez Gérer les statuts de soumission dans le menu Actions.
- Cliquez sur Ajouter un statut.
- Donnez-lui un Nom du statut et choisissez une Couleur.
- Sous Disponibilité, choisissez Tous les formulaires ou Seulement les formulaires sélectionnés, puis enregistrez.
3. Quelle est la différence entre « Ce formulaire » et « Ensemble global » ?
Ce sont les deux onglets en haut de la fenêtre Gérer les statuts de soumission, et ils répondent à deux questions différentes.
Ensemble global correspond à tout le vocabulaire de statuts de votre organisation : les statuts par défaut et tous ceux que vous avez créés. Ajouter, modifier, supprimer, réordonner et masquer un statut par défaut se fait ici, et cela s'applique partout.
Ce formulaire ne concerne qu'un seul formulaire. L'onglet montre les statuts actuellement proposés sur ce formulaire et vous laisse masquer ceux dont il n'a pas besoin. Masquer un statut ici ne change rien sur les autres formulaires.
Résultat concret : un formulaire de candidature générale peut fonctionner avec Nouveau, En revue et Accepté pendant qu'un formulaire de décharge utilise son propre vocabulaire, sans que l'un retire des options à l'autre.
4. Puis-je masquer un statut dont je ne me sers pas ?
Oui, et masquer vaut presque toujours mieux que supprimer.
Chaque onglet comporte une liste Actifs et une liste Caché, et chaque ligne a un bouton Afficher ou Masquer. Dans l'onglet Ensemble global, les statuts masqués sont regroupés sous Statuts par défaut, les statuts personnalisés en dessous.
Deux points à retenir :
- Masquer retire seulement le statut des options à venir. Les soumissions qui s'y trouvent déjà le conservent et continuent de l'afficher.
- Vous ne pouvez pas tout masquer. Vome conserve au moins un statut disponible dans votre organisation, et au moins un sur chaque formulaire.
5. Puis-je changer leur ordre d'affichage ?
Oui. Dans l'onglet Ensemble global, glissez les lignes dans l'ordre voulu. Les statuts par défaut et les statuts personnalisés forment une seule liste, vous pouvez donc intercaler les vôtres entre ceux d'origine au lieu de les voir ajoutés à la fin.
Cet ordre vaut pour toute l'organisation. Il gouverne le menu déroulant sur chaque formulaire, le menu de statut en lot et les filtres, de sorte que l'ordre que votre équipe apprend est le même partout. L'ordre se définit uniquement dans l'onglet Ensemble global, jamais par formulaire.
6. Où les statuts apparaissent-ils ?
À cinq endroits, tous dans le tableau de soumissions du formulaire :
- La colonne Statut de la soumission, sous forme de pastille colorée sur chaque ligne.
- Le menu déroulant de cette pastille, pour changer le statut d'une personne.
- L'action de statut en lot, une fois plusieurs lignes cochées.
- Le filtre Statut de la soumission dans le panneau de gauche.
- Les vues personnalisées, où vous pouvez enregistrer un filtre de statut dans la vue elle-même.
Les vues personnalisées méritent une mention. Comme vos propres statuts apparaissent dans le filtre de statut de la vue à côté de ceux par défaut, vous pouvez créer une vue du type « tout sauf Archivé » et la retrouver ainsi à chaque ouverture du formulaire.
7. Les statuts personnalisés déclenchent-ils quelque chose d'eux-mêmes ?
Non. En eux-mêmes, ils servent au suivi et à la segmentation : un libellé et une couleur qui disent à votre équipe où en est la personne.
Ce qui fait agir un statut, c'est une règle que vous y rattachez sur le formulaire. Atteindre un statut précis peut notifier vos admins, écrire à la personne, ou l'affecter à une séquence ou à une opportunité. C'est ainsi que la plupart des équipes mènent une sélection : rencontrer la personne, définir le statut, et laisser le statut la faire avancer.
8. Que se passe-t-il si je supprime un statut personnalisé ?
Il est retiré de votre organisation immédiatement, et toute soumission qui s'y trouvait revient à son statut par défaut sous-jacent.
9. Qui peut gérer les statuts ?
Les admins complets peuvent faire tout ce qui est décrit ici. Pour les rôles d'admin personnalisés, deux permissions distinctes s'appliquent :
- Créer, modifier, masquer, réordonner et supprimer des statuts demande la permission de créer et modifier des formulaires.
- Changer le statut d'une soumission demande la permission de gérer les statuts de formulaire.
Vous pouvez donc laisser un coordonnateur faire avancer les candidats dans votre processus sans lui laisser modifier le processus lui-même.