Aperçu

Jusqu'ici, une automatisation de formulaire se déclenchait au moment où la personne appuyait sur soumettre. Cela fonctionne quand le formulaire vous dit déjà tout ce qu'il faut savoir, et cela ne fonctionne pas quand vous voulez lire la candidature, rencontrer la personne, et décider seulement ensuite de la suite.

Une automatisation au changement de statut, elle, attend. Vous attribuez à la soumission le statut de votre choix, et la règle s'exécute à ce moment-là. Cet article s'adresse aux administrateurs qui font une sélection ou une entrevue avant de faire avancer quelqu'un.

Bon à savoir : ces règles s'exécutent sur un changement de statut, une fois la soumission déjà créée. Le statut donné à une soumission dès son arrivée ne les déclenche pas, donc le statut par défaut de votre formulaire reste sans risque.

1. Qu'est-ce qu'une automatisation au changement de statut ?

C'est une règle en deux parties. La première est un statut que vous choisissez, par exemple Accepté ou un statut personnalisé que vous avez créé comme Sélectionné. La seconde est ce qui doit se produire quand une soumission atteint ce statut.

Rien n'arrive aux soumissions qui portent un autre statut. C'est tout l'intérêt : la règle n'agit que sur les personnes au sujet desquelles vous avez tranché.

2. Quel problème cela règle-t-il ?

N'affecter que les personnes que vous avez réellement retenues.

Auparavant, la seule façon de placer automatiquement des candidats dans une séquence d'intégration était de tous les y placer, puis de retirer ceux dont vous ne vouliez pas. Vous pouvez maintenant rencontrer les gens d'abord et laisser la décision faire le travail.

Le scénario recherché par la plupart des organisations : créez deux statuts, Sélectionné et Non retenu. Ajoutez une règle qui affecte votre séquence d'intégration lorsque le statut devient Sélectionné. N'ajoutez rien du tout pour Non retenu. Faites vos entrevues, choisissez un statut, et la bonne moitié de vos candidats commence son intégration d'elle-même.

3. Où est-ce que je configure cela ?

1. Ouvrez le formulaire et allez dans Paramètres et automatisations.
2. Descendez jusqu'à Lorsque le statut de la soumission change.
3. Sélectionnez Gérer les automatisations.
4. Sélectionnez Nouvelle automatisation.
5. Sous Lorsque le statut devient, choisissez le statut qui doit déclencher la règle.
6. Choisissez l'action, remplissez la cible, puis enregistrez.

La carte indique d'un coup d'œil quels statuts portent déjà des règles, ce qui vous permet de voir ce que fait un formulaire sans ouvrir le constructeur.

4. Quels statuts puis-je utiliser ?

Tout statut qui apparaît dans la liste déroulante des soumissions de ce formulaire. Cela comprend les statuts intégrés et ceux que vous avez créés vous-même sous Statuts de soumission et Gérer les statuts, dans le même volet Paramètres et automatisations.

Les statuts personnalisés sont en général le meilleur choix ici, parce qu'un mot comme Sélectionné ou Rencontré dit ce que votre équipe a réellement décidé.

Laisser le champ vide n'est pas neutre. Si vous ne choisissez aucun statut sous Lorsque le statut devient, la règle s'exécute à chaque changement de statut sur ce formulaire, y compris ceux qui signifient non. Choisissez un statut, sauf si c'est vraiment ce que vous voulez.

5. Que peut faire un changement de statut ?

Les mêmes huit actions que vous avez déjà sur les automatisations au niveau des questions :

• Auto-affecter des séquences
• Auto-affecter des opportunités
• Auto-affecter des tags de profil
• Auto-affecter des sites
• Notifier des admins de cette soumission
• Notifier des admins (courriel personnalisé)
• Notifier l'utilisateur (courriel personnalisé)
• Définir le statut de soumission

Vous pouvez ajouter plusieurs règles sur un même statut. Un seul passage à Sélectionné peut affecter la séquence d'intégration, taguer le profil et écrire à la personne, d'un coup.

6. La façon dont le statut a changé a-t-elle une importance ?

Non. La règle s'exécute quelle que soit l'origine du changement :

• Un administrateur qui choisit le statut à la main sur la soumission.
• Une automatisation au niveau d'une question qui le définit à la soumission.
• Une automatisation d'étape de séquence qui le définit en cours d'intégration.

Ce dernier cas mérite d'être connu. Vous pouvez laisser la fin d'une étape de sélection marquer la soumission, et laisser la règle de statut faire avancer la personne à partir de là.

7. Et si je remets le même statut, ou que je change d'avis ?

Attribuer un statut déjà en place ne fait rien. La règle a besoin d'un vrai changement.

Retirer quelqu'un d'un statut puis l'y remettre exécute bien la règle une seconde fois, mais ce qui a déjà été fait est ignoré plutôt que refait. Une personne déjà dans la séquence n'y est pas ajoutée deux fois, et un tag qu'elle porte déjà n'est pas ajouté de nouveau.

8. Le candidat saura-t-il que son statut a changé ?

Seulement si vous choisissez de le lui dire. Les statuts de soumission servent à votre équipe et ne sont pas montrés à la personne qui a soumis le formulaire.

Si vous voulez l'avertir, ajoutez une action Notifier l'utilisateur (courriel personnalisé) à la règle et rédigez vous-même le message. C'est la seule façon dont un changement de statut parvient au candidat, donc un statut que vous utilisez purement pour votre suivi interne reste interne.

9. Où puis-je voir ce qui s'est exécuté ?

À deux endroits :

• Sur le formulaire, le Résumé des automatisations liste toutes les règles du formulaire, y compris celles de statut, avec le statut qui déclenche chacune.
• Sur une soumission précise, la section des automatisations regroupe ce qui s'est exécuté sous Déclenchées par un changement de statut, séparément de ce qui s'est exécuté à cause des réponses et de ce qui s'exécute à chaque soumission.

Une règle qui correspondait mais n'avait plus rien à faire est affichée comme ignorée plutôt que masquée, ce qui vous permet de distinguer une règle qui ne s'est pas exécutée d'une règle qui s'est exécutée et a trouvé la personne déjà inscrite.

Résumé

• Une automatisation au changement de statut s'exécute quand une soumission atteint un statut que vous choisissez.
• Elle se configure dans Paramètres et automatisations, sous Lorsque le statut de la soumission change.
• Elle sert à n'intégrer que les personnes que vous retenez, plutôt que tous les candidats.
• Laisser le statut vide fait s'exécuter la règle à chaque changement de statut.
• Les mêmes huit actions que les règles de question sont disponibles, et plusieurs peuvent partager un statut.
• Elle s'exécute que le statut ait été changé par un administrateur, une règle de question ou une étape de séquence.
• Le candidat n'est averti que si vous ajoutez une action Notifier l'utilisateur.

Pour aller plus loin

• Comment fonctionnent les statuts de formulaire ?
• Où peut se situer une automatisation, et quel niveau choisir ?

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