La fonctionnalité de réservation de groupe sur Vome permet à un utilisateur de réserver plusieurs places pour un même quart et d’inviter d’autres personnes à réclamer leur place.
Cette fonctionnalité est idéale pour les équipes, les familles, les groupes scolaires ou les entreprises qui souhaitent participer ensemble à une opportunité.
Lorsqu’un utilisateur effectue une réservation de groupe :
Il devient le responsable de la réservation (lead).
Il sélectionne la taille du groupe (nombre de places).
Il peut ajouter des informations pour chaque invité.
Il peut envoyer des invitations par courriel afin que les invités réclament leur place.
Chaque invité doit réclamer sa place individuellement en utilisant le lien d’invitation.
Le responsable de la réservation peut :
Ajouter un invité
Modifier les informations d’un invité
Supprimer un invité
Mettre à jour la taille du groupe
Important :
Si un invité a déjà réclamé sa place, le retirer le détachera de la réservation.
Si la taille du groupe est réduite, vous devrez retirer les invités en surplus avant de sauvegarder.
Cliquez sur Sauvegarder après toute modification afin d’appliquer les changements.
Pour envoyer des invitations :
Assurez-vous que la réservation est sauvegardée.
Ajoutez une adresse courriel valide pour chaque invité.
Cliquez sur Envoyer les invitations.
Une fois l’invitation envoyée :
L’invité recevra un courriel contenant un lien pour réclamer sa place.
Le lien est unique et peut expirer selon la configuration.
Les liens de réclamation ne sont générés qu’après l’envoi de l’invitation.
Vous pouvez également générer un lien partageable permettant à d’autres personnes de réclamer une place, tant que la taille du groupe n’est pas atteinte.
Important :
Si une place contient déjà des informations d’invité, elle est considérée comme réservée et ne pourra pas être réclamée via le lien partageable.
Le responsable de la réservation peut transférer son rôle à un autre utilisateur Vome.
Lors du transfert :
Le nouveau responsable obtient le contrôle de la réservation.
L’ancien responsable devient un participant régulier.
Lorsqu’un responsable effectue un Check-in ou un Check-out pour une réservation de groupe :
L’action s’applique à tous les invités inclus dans la réservation.
Les heures seront enregistrées pour chaque participant.
Le responsable peut annuler la réservation de groupe.
Selon la configuration :
Les invités peuvent recevoir une notification.
Les places seront libérées dans le quart.
Les invités doivent utiliser le lien d’invitation pour réclamer leur place.
Toute modification à la taille du groupe nécessite une sauvegarde.
Certaines actions peuvent nécessiter que les invités aient un compte Vome actif.
La gestion des réservations de groupe simplifie l’organisation des participations collectives tout en maintenant un suivi précis des présences et des heures.