Aperçu

La réservation instantanée détermine si le quart qu'une personne réserve est confirmé immédiatement ou doit d'abord être approuvé par un administrateur.

• Activée : la réservation est confirmée immédiatement et le quart apparaît dans son horaire.
• Désactivée : elle arrive comme une demande de réservation qu'un administrateur doit approuver pour qu'elle compte.

C'est un réglage propre à chaque opportunité : vous pouvez donc en laisser certaines ouvertes et en garder d'autres contrôlées.

1. Qui peut réserver des quarts au départ ?

Uniquement les personnes déjà approuvées ou affectées à cette opportunité.

La réservation instantanée n'ouvre pas vos quarts au public ni à quiconque n'est pas passé par votre processus de recrutement. Elle ne change que ce qui se produit après cette étape, et c'est le point le plus souvent mal compris.

2. Que se passe-t-il quand elle est désactivée ?

Chaque réservation arrive dans votre file Demandes de réservation pour approbation.

Deux conséquences à connaître avant de la désactiver :

• Rien n'est confirmé tant que personne ne traite la file : un quart peut donc paraître vide alors que des demandes attendent.
• La personne ne voit pas forcément le quart dans son propre horaire tout de suite, ce qui génère pas mal de questions du type « ma réservation a-t-elle fonctionné ? ».

3. Comment interagit-elle avec un formulaire d'inscription ?

Si votre flux de recrutement permet de choisir des quarts au moment de l'inscription, la réservation instantanée détermine ce qui est retenu :

• Avec la réservation instantanée : à l'envoi du formulaire, la personne est approuvée pour l'opportunité et réservée pour les quarts choisis, en une seule étape.
• Sans elle : la personne est approuvée immédiatement pour l'opportunité, mais chaque quart choisi reste une demande en attente d'approbation.

C'est pourquoi Vome recommande d'associer une action de formulaire avec auto-approbation à la réservation instantanée. Approuver automatiquement quelqu'un dans une opportunité puis le faire attendre pour chaque quart est une porte à moitié ouverte, et cela surprend les deux côtés.

4. Quand vaut-il mieux la laisser désactivée ?

Quand l'identité de la personne sur un quart donné compte vraiment, et qu'une mauvaise réservation coûte cher à corriger. Les cas typiques sont les quarts exigeant une compétence précise, le travail auprès de personnes vulnérables, ou un site à capacité très limitée.

Pour de l'aide générale, des événements et tout ce où une paire de bras supplémentaire est bienvenue, la laisser activée épargne entièrement la file à vos coordonnateurs.

5. Où la modifier ?

Sur l'opportunité elle-même. Lorsqu'elle est déjà active, vous voyez Réservation instantanée activée, qu'il suffit de toucher pour la désactiver, et Vome confirme le changement.

Vous pouvez la modifier à tout moment. Elle s'applique aux réservations faites à partir de ce moment : la désactiver ne retire donc pas les quarts déjà confirmés.

Résumé

• Activée, les réservations sont confirmées immédiatement.
• Désactivée, chaque réservation devient une demande de réservation à approuver.
• Dans les deux cas, seules les personnes approuvées ou affectées à l'opportunité peuvent réserver ses quarts.
• Associez-la à une action de formulaire avec auto-approbation, sinon les gens sont approuvés mais toujours en attente pour les quarts.
• Elle se règle par opportunité et peut être modifiée à tout moment.

Où aller ensuite

• Qu'est-ce que l'option Horaire flexible pour les réservations de quarts ?
• Quelle est la différence entre un engagement ponctuel et récurrent ?