Aperçu

L'étape Orientation sert à informer une personne au sujet de la séance qui la présente à votre organisation : quand elle a lieu, où se rendre, comment s'y joindre et quoi lire au préalable. C'est une étape de logistique et d'instructions, pas quelque chose que l'utilisateur soumet.

1. Qu'est-ce que l'étape Orientation ?

C'est un titre, une description et une pièce jointe facultative. La description porte les détails de la séance : c'est donc le bon endroit pour les dates et les heures, une adresse ou un lien de connexion, et des liens vers le matériel que vous voulez faire consulter d'abord, par exemple un guide, un dossier partagé ou une vidéo d'accueil.

2. Comment en ajouter une ?

1. Ouvrez Séquences dans le menu de gauche, puis ouvrez la séquence que vous construisez.

2. Cliquez sur + Ajouter une étape.

3. Choisissez Orientations.

4. Sélectionnez une entrée sous AJOUTER UNE ENTRÉE PRÉCÉDEMMENT ENREGISTRÉE, ou cliquez sur Nouveau pour en créer une.

5. Saisissez le titre et la description, joignez votre matériel d'orientation si vous avez un fichier, puis enregistrez.

Attention : les entrées enregistrées sont partagées. Modifier une entrée la modifie dans toutes les séquences qui l'utilisent déjà. Lorsqu'une seule séquence doit changer, créez une nouvelle entrée plutôt que de modifier l'entrée existante.

3. Comment gérer les orientations qui ont lieu à des dates fixes ?

Placez les séances dans votre Horaire plutôt que dans la description de l'étape, pour ne pas avoir à modifier l'étape chaque fois que les dates changent :

1. Créez une opportunité pour votre orientation, avec un quart par séance.

2. Renvoyez-y la description de l'étape afin que les utilisateurs réservent la séance à laquelle ils peuvent assister.

3. Prenez les présences sur le quart comme pour n'importe quel autre quart.

Une réservation n'est pas une complétion : le quart et l'étape de la séquence sont deux dossiers distincts. Réserver un quart d'orientation, et même y être marqué présent, ne complète pas l'étape Orientation. Quelqu'un doit encore marquer l'étape comme terminée.

4. Que voit l'utilisateur ?

L'utilisateur voit le titre de l'étape, votre description avec les liens que vous avez ajoutés, et un bouton de téléchargement si vous avez joint un fichier. Il n'y a rien à téléverser ni à soumettre.

5. Comment l'étape est-elle marquée comme terminée ?

Cette étape passe de En attente à Terminé. Vome n'a rien à valider : soit vous la marquez comme terminée une fois que vous savez que la personne était présente, soit l'utilisateur se marque lui-même comme terminé avec un bouton Marquer comme terminé, selon les paramètres de l'étape.

6. Et si j'ai besoin d'une preuve qu'il a bien parcouru le matériel ?

Utilisez plutôt un type d'étape qui enregistre l'action :

• Vidéo, qui ne se complète qu'une fois que l'utilisateur l'a réellement regardée.

• Formulaire remplissable, pour une courte attestation ou quelques questions sur la séance.

• PDF remplissable, lorsque vous avez besoin d'une attestation signée.

• Cours, lorsque l'orientation est en réalité une série de leçons avec un seuil de réussite.

Beaucoup d'organisations utilisent les deux : une étape Orientation pour la séance en direct, et l'un des types ci-dessus pour la partie qui doit être documentée.

Résumé

• Les étapes Orientation portent la logistique de la séance, les instructions et les liens.

• Placez les séances récurrentes dans votre Horaire et renvoyez-y la description.

• Réserver un quart d'orientation ou y être présent ne complète pas l'étape.

• Les statuts vont de En attente à Terminé, marqué par vous ou par l'utilisateur.

• Utilisez Vidéo, Formulaire remplissable, PDF remplissable ou Cours lorsqu'il vous faut une preuve.

Pour une vue comparative de tous les types d'étapes, consultez Quelles sont les différentes catégories d'étapes lors de l'ajout d'étapes dans une séquence ?