Tags de profil ou champs personnalisés ?
Aperçu
Deux façons de consigner une information sur une personne, et elles ne sont pas interchangeables.
La question qui tranche n'est pas quel type de donnée vous stockez. C'est de savoir si quelque chose doit agir dessus. Cet article s'adresse aux administrateurs qui montent une base de données : bien choisir maintenant vous évite de tout refaire plus tard.
1. Quelle est la différence réelle ?
Un tag de profil est une mention qu'un profil porte ou ne porte pas. Il est intégré à la logique de Vome : les restrictions de quart, les règles de visibilité et la portée des accès lisent tous les tags pour décider de ce qu'une personne peut voir ou faire.
Un champ personnalisé est une colonne avec une valeur, formatée en texte, liste déroulante, date, nombre ou pièce jointe. Il est inerte par conception. Rien ne le lit pour prendre une décision.
Donc : les tags conditionnent, les champs consignent.
2. Où les tags travaillent-ils vraiment ?
C'est ce qui fait des tags bien plus que des mentions. Un tag peut être lu par :
- La restriction de réservation avancée, pour réserver un quart aux personnes qualifiées
- La visibilité semi-privée des quarts et des opportunités
- Les conditions du flux de recrutement, qui décident qui peut postuler et comment
- La visibilité des ressources et des cours
- La portée des accès administrateur, qui limite un administrateur à un sous-ensemble de profils
- L'affectation automatique par formulaire et les automatisations liées à une réponse, qui appliquent les tags à votre place
Rien de tout cela ne peut lire un champ personnalisé. Si vous avez besoin de l'un de ces mécanismes, il vous faut un tag.
3. Quel est le test ?
Demandez-vous si les valeurs s'excluent mutuellement, et si quelque chose doit s'en servir comme filtre d'accès.
- Ça conditionne quelque chose, et une personne peut en porter plusieurs à la fois : tag. Permis, certifications, formations, statut d'autorisation, cohortes.
- Une seule valeur par personne, consignée et rapportée, sans rien conditionner : champ personnalisé. Taille de chandail, restrictions alimentaires, date de début, préférence de repas.
4. L'erreur que presque tout le monde commet une fois
La taille de chandail.
Ça ressemble à un tag, alors on en crée six : petit, moyen, grand et le reste. Chaque profil porte désormais un tag de taille mêlé à ses qualifications, votre liste de tags est encombrée, et vous ne pouvez toujours pas trier par taille.
C'est un seul champ personnalisé, en liste déroulante, avec six options. Une colonne, triable, exportable, et qui ne gêne pas les tags qui font un vrai travail.
5. Les tags sont-ils visibles par la personne ?
Non. Les tags de profil sont visibles par les administrateurs seulement, tout comme les notes et les fichiers joints.
C'est ce qui rend les tags sûrs pour les jugements que vous devez consigner sans vouloir les dire en face. Un profil tagué À superviser ou Ne pas replanifier ne le montre jamais à la personne concernée.
6. Ai-je vraiment besoin d'un champ personnalisé ?
Vérifiez d'abord les champs standards. Chaque profil en possède déjà plus de vingt :
nom, statut du profil, tags, quarts effectués, heures consignées, opportunités, catégories, âge, genre, courriel, téléphone, adresse, date de naissance, compétences, langues, contact d'urgence, profession, organisation et quart le plus récent.
Ne créez un champ personnalisé qu'après avoir confirmé que ce que vous cherchez ne s'y trouve pas déjà sous un autre nom.
7. Qui devrait appliquer les tags ?
Pas vous, autant que possible.
Si un tag décide de ce qu'une personne peut voir, l'appliquer à la main après chaque approbation est l'étape qui cesse discrètement d'être faite, et les personnes qualifiées ne voient alors plus les quarts qu'elles devraient voir. Laissez le formulaire de candidature s'en charger : l'affectation automatique applique un tag à la soumission, et une automatisation au niveau d'une question en applique un selon une réponse précise.
La personne qui déclare détenir un permis est taguée dès sa candidature, la restriction de quart lit ce tag, et la chaîne fonctionne de bout en bout sans administrateur au milieu.
8. Et si je me trompe ?
C'est réparable, et le coût augmente avec le temps que vous attendez.
Six tags qui auraient dû être un champ, cela veut dire créer le champ, saisir une valeur par profil, puis retirer six tags à toutes les personnes qui les portent. Anodin à trente profils. Un après-midi à deux mille.
Résumé
- Les tags portent la logique et conditionnent les accès. Les champs personnalisés sont des données inertes.
- Si les restrictions de quart, la visibilité, les conditions de recrutement ou la portée des accès doivent le lire, ce doit être un tag.
- Des valeurs qui s'excluent mutuellement et ne conditionnent rien vont dans un seul champ personnalisé, pas dans plusieurs tags.
- Tags, notes et fichiers sont réservés aux administrateurs. La personne ne les voit jamais.
- Vérifiez la vingtaine de champs standards avant d'en créer un.
- Laissez un formulaire appliquer les tags qui comptent, plutôt que de taguer à la main après chaque approbation.
- Les tags exigent le forfait Pro. Les champs personnalisés exigent le forfait Entreprise.