Souvent, le cours n’est pas le but en soi. Le but, c’est ce que la personne pourra faire une fois qu’elle l’aura réussi : réserver un quart qui lui était fermé jusque-là, ou voir une opportunité qui lui était cachée. Vome gère cela avec les automatisations de cours, qui attribuent des tags de profil à la réussite, et avec les règles d’accès ailleurs dans la plateforme qui lisent ces tags.

Cet article suit toute la chaîne, de l’automatisation jusqu’au quart et à l’opportunité.

Forfait requis : les cours sont offerts sur les forfaits Entreprise et Ultime. Le module Reconnaissance exige lui aussi le forfait Entreprise ou Ultime.

1. Que sont les automatisations de cours ?

Ce sont des règles rattachées à un cours précis, qui s’exécutent d’elles-mêmes à mesure que les gens progressent. Vous les trouvez dans le constructeur de cours, sous Automatisations, présentées dans l’application comme des actions automatisées et des notifications qui se déclenchent à mesure que les utilisateurs progressent dans ce cours.

Chaque automatisation porte un nom, un déclencheur et une ou plusieurs actions. Vous pouvez en créer autant que nécessaire sur un même cours.

2. Quels sont les déclencheurs possibles ?

Il y en a huit :

• Lorsque l’utilisateur commence le cours. Se déclenche une seule fois, au début.
• Lorsque l’utilisateur soumet une section. Se déclenche à la soumission d’une section de quiz choisie.
• Lorsque l’utilisateur complète une section. Vous choisissez laquelle.
• Lorsque l’utilisateur complète un chapitre. Vous choisissez lequel.
• Lorsque l’utilisateur complète le cours. Se déclenche à la réussite.
• Lorsque l’utilisateur échoue au cours. Se déclenche quand il termine sans réussir.
• Lorsque le cours de l’utilisateur expire.
• Un délai fixe après le début, si non terminé. Celui-ci offre un délai et une répétition facultative, donc il sert de rappel.

Pour débloquer un accès, le déclencheur à utiliser est presque toujours Lorsque l’utilisateur complète le cours, parce qu’il ne se déclenche qu’en cas de réussite.

3. Quelles actions une automatisation peut-elle exécuter ?

Quatre :

• Envoyer une notification à l’utilisateur. Un courriel ou une notification que vous rédigez, ou un modèle de courriel enregistré. Les variables comprennent $first_name, $course_title, $score et $expiry_date.
• Notifier un administrateur. Une notification récapitulative aux administrateurs de votre choix.
• Attribuer une distinction. Accorde une distinction issue de votre module Reconnaissance.
• Assigner des tags. Ajoute un ou plusieurs tags de profil à la personne.

C’est Assigner des tags qui débloque l’accès. Le tag en lui-même ne fait rien, mais les règles d’accès ci-dessous le lisent.

4. Comment débloquer des quarts à la réussite ?

Un tag sur le cours, puis une restriction de réservation avancée sur les quarts.

1. Créez d’abord le tag de profil, par exemple « Certification en salubrité alimentaire ».
2. Sur le cours, ajoutez une automatisation avec le déclencheur Lorsque l’utilisateur complète le cours et l’action Assigner des tags, puis sélectionnez ce tag.
3. Sur les quarts à protéger, réglez la restriction de réservation. La règle se lit ainsi : les utilisateurs peuvent consulter et réserver des quarts s’ils ont au moins 1, tous, ou aucun des tags de profil sélectionnés.

Choisissez le type de correspondance avec soin. Au moins 1 convient quand n’importe laquelle de plusieurs qualifications suffit. Tous s’impose quand le quart exige vraiment chaque qualification listée. Aucun est l’inverse, utile pour tenir un groupe à l’écart d’un quart plutôt que pour y donner accès.

Vous pouvez régler la restriction sur un quart individuel, et l’appliquer à plusieurs quarts d’un coup avec les outils de modification en lot et à l’importation d’un horaire, où l’option s’appelle Gérer la restriction de réservation avancée.

Deux réglages différents, faciles à confondre. La règle par tags ci-dessus se définit par quart. Il existe aussi un réglage au niveau de l’opportunité, « Limiter l’accès à la consultation ou réservation des quarts », qui décide si les utilisateurs approuvés peuvent voir et réserver des quarts, ou si seuls les administrateurs peuvent les y affecter. Celui-là ne dépend pas des tags. Servez-vous du réglage d’opportunité pour une planification faite par les administrateurs, et de la restriction par tags pour un accès fondé sur les qualifications.

5. Comment révéler une opportunité à laquelle la personne n’était pas admissible ?

Passez l’opportunité en Semi-privée et ajoutez une condition de tag de profil.

Une opportunité a trois modes de visibilité. Publique est visible de tous, Privée est cachée, et Semi-privée est décrite dans l’application comme visible uniquement pour les utilisateurs éligibles en fonction de conditions spécifiques qu’ils doivent respecter. Sous Semi-privée, vous personnalisez les conditions, qui peuvent inclure le fait d’être actif dans votre base de données, d’avoir terminé certaines séquences, d’être affecté à une opportunité précise, l’âge, l’association à un site, et les tags de profil avec une correspondance au moins 1, tous ou aucun.

Pointez la condition de tag vers le même tag que votre cours attribue. Résultat : terminer le cours fait apparaître l’opportunité pour cette personne. Elle peut alors s’y inscrire et suivre votre processus de recrutement habituel, sélection comprise. Le cours ne court-circuite pas le processus, il amène la personne jusqu’à la porte d’entrée.

C’est la réponse pratique quand vous ne pouvez pas affecter l’opportunité d’office, mais que vous voulez que les personnes qualifiées la trouvent d’elles-mêmes.

6. Un cours peut-il affecter l’opportunité directement ?

Non. Les automatisations de cours comptent quatre actions, et affecter une opportunité n’en fait pas partie.

Si l’affectation directe est ce qu’il vous faut, placez le cours dans une séquence. Une automatisation d’étape de séquence dispose bel et bien d’une action Affecter des opportunités, aux côtés de l’attribution de tags et de sites. Le schéma est donc : le cours comme étape de séquence, et l’automatisation de l’étape qui affecte l’opportunité une fois l’étape franchie.

Si le cours doit rester autonome, la voie semi-privée de la question 5 en est l’équivalent le plus proche. Elle met l’opportunité sous leurs yeux et leur permet de s’inscrire.

7. Puis-je souligner la réussite en même temps ?

Oui. Ajoutez une deuxième action, Attribuer une distinction, à la même automatisation. Une seule automatisation peut assigner le tag et accorder la distinction ensemble, si bien que la personne reçoit l’accès et la reconnaissance d’un seul coup. Voir Peut-on décerner une distinction à la fin d’un cours ?

8. Dans quel ordre construire tout cela ?

Partez de l’accès et remontez, puis testez avant d’ouvrir largement.

1. Créez le tag de profil.
2. Réglez la restriction sur les quarts ou la condition de l’opportunité semi-privée, avec ce tag.
3. Ajoutez l’automatisation de cours qui assigne le tag à la réussite.
4. Inscrivez un profil de test, réussissez le cours, et vérifiez que le tag arrive et que le quart ou l’opportunité apparaît.

Dans cet ordre, la barrière est déjà en place quand la première vraie personne termine, plutôt qu’un jour plus tard.

Une automatisation de cours peut ajouter un tag, mais pas en retirer un. La liste d’actions n’ajoute que. Donc si une qualification expire et que l’accès doit se refermer, prévoyez-le : retirez le tag du profil vous-même, ou passez par une séquence, qui possède une action de retrait de tags. Régler une expiration sur le cours ne retire pas le tag pour autant.

Résumé

• Les automatisations de cours s’exécutent seules, depuis l’onglet Automatisations du constructeur de cours, avec huit déclencheurs et quatre actions.
• Assigner des tags est l’action qui débloque. Le tag est la clé que le reste de Vome sait lire.
• Pour les quarts, utilisez la restriction de réservation avancée : consulter et réserver si la personne a au moins 1, tous, ou aucun des tags de profil sélectionnés.
• Pour les opportunités, utilisez la visibilité Semi-privée avec une condition de tag, pour que la réussite du cours fasse apparaître l’opportunité et que la personne puisse s’inscrire via votre processus de recrutement.
• Un cours ne peut pas affecter une opportunité directement. Une étape de séquence le peut, alors passez par une séquence si l’affectation directe compte.
• Une automatisation de cours ajoute des tags, elle n’en retire jamais. Gérez vous-même la fin de l’accès.