Oui. Une automatisation de cours peut accorder l’une de vos distinctions du module Reconnaissance dès qu’une personne réussit un cours. C’est ainsi que vous transformez un cours terminé en attestation visible sur le profil, ce que la plupart des organisations entendent par certificat de réussite.

Forfait requis : le module Reconnaissance et les cours sont offerts sur les forfaits Entreprise et Ultime.

1. Pourquoi une étape d’admissibilité ne suffit-elle pas ?

Parce que les distinctions basées sur des règles ne mesurent que deux choses. Quand vous construisez des étapes d’admissibilité sur une distinction, le type de mesure est soit Heures enregistrées, soit Quarts complétés. La réussite d’un cours ne fait pas partie des mesures offertes, donc aucune règle que vous écrirez ne se déclenchera sur un cours réussi.

Le lien se fait dans l’autre sens. La distinction attend, et c’est le cours qui va la chercher.

2. Comment mettre cela en place ?

Deux étapes, dans cet ordre.

D’abord, créez la distinction. Allez sur la page Reconnaissance, cliquez sur Nouvelle distinction, puis donnez-lui un titre, une description, une icône ou une image personnalisée et un dossier. Réglez la méthode d’attribution sur Manuelle seulement. La question 3 explique pourquoi.

Ensuite, ajoutez l’automatisation sur le cours. Ouvrez le cours dans le constructeur, allez dans Automatisations, et ajoutez une automatisation avec :

• Déclencheur : Lorsque l’utilisateur complète le cours. Celui-ci ne se déclenche qu’à la réussite, ce qui correspond exactement à ce qu’un certificat doit représenter.
• Action : Attribuer une distinction, puis sélectionnez la distinction que vous venez de créer.

Chaque action vise une seule distinction. Si un cours doit en accorder deux, ajoutez une deuxième action à la même automatisation.

3. Manuelle seulement ou basée sur des règles ?

Manuelle seulement. Une distinction manuelle n’a aucune règle d’admissibilité propre, donc la seule façon de l’obtenir est que vous l’accordiez, ou que l’automatisation du cours l’accorde. C’est exactement le comportement voulu pour une attestation de cours.

Si vous la rendez basée sur des règles, vous devez lui donner des étapes, et ces étapes la donneront à des gens qui ont accumulé des heures ou des quarts sans jamais avoir ouvert le cours. Pire, toutes les personnes déjà admissibles la reçoivent dès la publication, donc la distinction part rétroactivement sur tout votre historique. Une attestation de cours remise à des gens qui n’ont pas suivi le cours n’est plus une attestation.

4. Que voit la personne ?

La distinction apparaît sur sa page Distinctions, sous l’onglet Distinctions par organisation, avec l’icône ou l’image que vous avez choisie. Elle côtoie les distinctions par Vome, qui forment un système distinct dans leur propre onglet.

La personne reçoit un courriel uniquement si vous avez activé les notifications sur cette distinction. Les notifications se configurent par distinction : qui reçoit le courriel, l’heure d’envoi, l’objet, le corps du message et le modèle. Si vous voulez que les gens sachent vraiment qu’ils l’ont obtenue, activez-les dès la création, car par défaut rien n’est envoyé.

Le cours peut aussi envoyer le message lui-même. Une automatisation de cours peut exécuter Envoyer une notification à l’utilisateur dans la même automatisation qui accorde la distinction, et les notifications de cours acceptent des variables comme $first_name, $course_title et $score. C’est la meilleure option quand le courriel doit mentionner la note.

5. Faut-il ajouter d’autres actions à la même automatisation ?

En général oui. La reconnaissance n’est souvent que la moitié de ce qui devrait se produire à la réussite.

La même automatisation peut aussi Assigner des tags, ce qui permet à un cours réussi d’ouvrir l’accès à des quarts restreints ou de révéler une opportunité semi-privée. Accorder la distinction et assigner le tag d’accès ensemble garde les deux alignés, pour que personne ne se retrouve avec l’insigne sans l’accès qu’il est censé représenter. Voir Comment utiliser un cours pour débloquer des quarts et des opportunités ?

6. Peut-on la retirer si le cours expire ?

Pas automatiquement. Une automatisation de cours peut se déclencher à l’expiration du cours, mais ses quatre actions n’incluent pas le retrait d’une distinction, donc une expiration ne reprend pas l’insigne d’elle-même.

Pour la retirer à la main, ouvrez la page de la distinction, allez dans l’onglet Personnes, passez au sous-onglet des personnes distinguées, et choisissez Révoquer dans le menu de la ligne. Vous pouvez aussi révoquer en lot depuis le même onglet.

En pratique, beaucoup d’organisations choisissent de ne rien retirer. Avoir réussi le cours en 2024 reste un fait historique, et ce qui doit vraiment expirer, c’est l’accès, pas la reconnaissance. Gérez l’expiration avec le tag de profil et laissez la distinction en place.

7. Et les autres réglages de la distinction ?

Quelques-uns interagissent avec ce montage et méritent réflexion avant la publication :

• Visibilité. Une distinction réservée aux administrateurs est cachée des personnes qui l’obtiennent, ce qui va à l’encontre du but ici. Laissez-la visible aux utilisateurs. Si vous ajoutez une politique de visibilité, rappelez-vous que ses conditions se combinent avec ET, donc vérifiez que les personnes qui terminent votre cours remplissent bien chacune d’elles.
• Plafond. Un plafond limite le nombre de personnes qui peuvent obtenir une distinction. Si vous en fixez un sur une attestation de cours, testez d’abord avec deux ou trois profils pour savoir ce qui se passe une fois le plafond atteint.
• Répétable. Le caractère répétable ne s’applique qu’aux distinctions basées sur des règles avec une période récurrente, donc il n’est pas offert sur la distinction manuelle recommandée ici.
• Afficher la progression. Ce réglage suit la progression vers des étapes, donc il ne fait rien sur une distinction manuelle. Laissez-le tel quel.

8. La distinction remplace-t-elle un certificat imprimable ?

Non. La distinction est un insigne sur le profil, à l’intérieur de Vome. Ce n’est pas un document que la personne peut imprimer ou envoyer à une école ou à un employeur.

Si quelqu’un a besoin d’une trace imprimable de ce qu’il a fait chez vous, c’est le rapport d’impact, un certificat d’implication portant votre logo et votre nom, ses opportunités, ses quarts complétés et ses heures enregistrées, avec au besoin la signature d’un administrateur. Voir Le rapport d’impact : votre certificat d’implication.

Résumé

• Une automatisation de cours avec le déclencheur Lorsque l’utilisateur complète le cours et l’action Attribuer une distinction accorde une distinction à la réussite.
• Les étapes d’admissibilité ne peuvent pas le faire. Elles ne mesurent que les heures enregistrées et les quarts complétés.
• Rendez la distinction manuelle seulement, pour que rien d’autre que le cours ne puisse la donner.
• Activez les notifications si vous voulez que la personne l’apprenne, sur la distinction ou via l’automatisation du cours.
• Accordez la distinction et assignez le tag d’accès dans la même automatisation.
• L’expiration ne révoque pas une distinction. Révoquez à la main depuis l’onglet Personnes de la distinction, ou laissez-la en place et gérez plutôt l’accès.