Aperçu

Il y a plusieurs façons de faire entrer une base de bénévoles existante dans Vome. Voici celle que nous recommandons à la plupart des organisations.

1. Importez votre liste dans la base de données

Téléversez votre liste de bénévoles dans le module Base de données.

Pour les étapes détaillées, lisez Comment préparer ma feuille de calcul à importer dans ma base de données ?

2. Associez les champs de votre fichier

Faites correspondre les en-têtes de colonne de votre fichier aux champs de Vome.

Sur le forfait Pro, vous ne pouvez importer que les champs présents dans le modèle fourni par Vome (bouton Télécharger le modèle, à l'écran d'importation). Pendant l'importation, vous pouvez tout de même affecter des tags de profil, des opportunités, des séquences ou des quarts.

Sur le forfait Entreprise, vous pouvez en plus importer et associer un nombre illimité de champs de base de données personnalisés.

Comment mettre en forme mes champs pour les télécharger avec succès dans ma base de données ?

3. Vérifiez les erreurs

S'il n'y a pas d'erreur, passez à l'étape suivante. S'il y en a, corrigez votre feuille de calcul et téléversez-la de nouveau.

4. Choisissez les actions à appliquer à la liste importée

Si vous préaffectez des opportunités, la personne pourra réserver des quarts dès qu'elle aura réclamé son profil. Si vous ne l'affectez à aucune opportunité, elle devra poser sa candidature ou s'inscrire, puis attendre votre approbation avant de pouvoir réserver.

Dans la plupart des cas, les organisations préapprouvent leurs bénévoles pour les opportunités qu'ils exercent déjà. D'autres préfèrent leur faire remplir un formulaire, pour recueillir des données à jour avant de les approuver.

5. Invitez-les à réclamer leur profil

Il ne reste plus qu'à envoyer l'invitation. Vos bénévoles pourront alors réclamer leur profil sur Vome.

Pourquoi commencer par importer ma liste ?

Parce que l'importation crée un profil hors ligne pour chaque personne.

Vous pouvez ensuite inviter vos bénévoles à se joindre à Vome. Ceux qui acceptent deviennent des utilisateurs Vome, et leur compte est fusionné avec leur profil hors ligne. Tout ce qui avait été suivi sur le profil hors ligne est conservé.