Comment préparer ma feuille de calcul pour l'importer dans ma base de données ?
La plupart des problèmes d'importation se jouent avant même le téléversement. Cette page traite de ce à quoi le fichier doit ressembler. Pour le téléversement lui-même, voyez Comment importer en masse une liste de contacts dans ma base de données via une feuille de calcul ?
Décidez à quoi sert ce fichier avant de le construire. Tout ce que vous affectez pendant une importation s'applique à l'ensemble du fichier. Une feuille de calcul doit donc contenir les personnes qui recevront exactement le même traitement. L'article « Dois-je segmenter mes listes de profils avant de les importer en masse ? » explique comment les séparer.
1. Ce qu'il faut dans tous les cas
- Un fichier .xlsx ou .csv, avec une seule feuille.
- La première rangée contient vos titres de colonnes. Elle ne compte pas comme une personne.
- Une rangée par personne, jusqu'à 10 000 rangées par téléversement.
- Trois colonnes obligatoires : Prénom, Nom de famille et Courriel. Une rangée sans adresse courriel ne peut pas être importée, supprimez-la plutôt que de laisser la cellule vide.
Une seule feuille par classeur. Un classeur Excel contenant plus d'une feuille ne pourra pas être téléversé. Si vous gardez plusieurs onglets dans un même fichier, enregistrez d'abord la feuille à importer comme fichier distinct.
2. Option 1 : partir du modèle
Le plus rapide. Le modèle joint à cet article est le même que celui proposé par l'importation à son étape de téléversement : peu importe lequel vous prenez.
Remplissez ce que vous avez. Prénom, nom de famille et courriel sont obligatoires, tout le reste est facultatif. Le modèle est aussi le moyen le plus rapide de voir les formats attendus par Vome, puisque les valeurs acceptées sont écrites dans les titres de colonnes.
Il comporte une mise en forme conditionnelle sur les colonnes Courriel et Date de naissance : une valeur mal formatée passe la cellule au rouge avant même le téléversement. Cela ne survit que si vous collez correctement dans le fichier, ce qu'explique l'article « Comment utiliser correctement la mise en forme conditionnelle pendant l'importation ? »
3. Option 2 : construire votre propre fichier
Tout à fait possible, et c'est en général ce qui arrive quand vous exportez d'un autre système.
Vous n'avez à respecter ni notre ordre de colonnes ni nos noms de colonnes. L'importation comporte une étape Mapper les champs où vous désignez vous-même le champ de Vome correspondant à chacune de vos colonnes. Ce qui compte, c'est que chaque colonne du fichier soit mappée à quelque chose. Supprimez donc les colonnes que vous ne voulez pas importer plutôt que de les laisser dans le fichier.
Les formats, eux, comptent toujours :
- Courriel sous la forme habituelle quelquechose@domaine.com.
- Les dates, dont la date de naissance et la date de début, en AAAA-MM-JJ.
- Genre en chiffre : 0 Homme, 1 Femme, 2 Autre, 3 Ne veut pas le partager. N'utilisez la colonne Genre Texte que lorsque la valeur est 2.
- Occupation en chiffre : 0 Autre, 1 Étudiant, 2 Professionnel, 3 Retraité.
- Rôle dans le groupe en chiffre : 0 Membre, 1 Chef.
Le détail champ par champ, y compris les pièces jointes, les photos de profil et les champs à sélection, se trouve dans l'article « Comment dois-je formater mes champs pour les importer correctement dans ma base de données ? »
4. Ce que le fichier peut contenir d'autre
Au-delà des renseignements personnels, quatre colonnes relient une personne au reste de Vome : Opportunités, Groupes, Rôle dans le groupe et PIN de borne. Il y a aussi Heures enregistrées (Hors-Vome) et Date de début, par où arrive l'historique de service d'un système précédent.
Les tags de profil, les quarts, les séquences et les sites n'ont pas de colonne. Ils s'appliquent uniquement à l'ensemble du fichier pendant l'importation.
La liste complète des colonnes et leur rôle se trouve dans Comment importer des profils en masse dans ma base de données ?
Bloqué sur un fichier ? Envoyez-le-nous et nous vous aiderons à en corriger le formatage pour le téléversement.