Aperçu

La réponse tient en une règle sur le flux de recrutement de l'opportunité. Pas en un second formulaire.

Par défaut, toute personne qui clique sur Postuler suit le même parcours : celle que vous avez sélectionnée l'an dernier remplit donc de nouveau le formulaire complet. Une règle qui reconnaît les personnes que vous connaissez déjà, placée au-dessus de votre règle fourre-tout, les fait passer directement, tandis que les inconnus reçoivent toujours le formulaire long.

Les entonnoirs hérités ne s'appliquent plus aux opportunités. L'Entonnoir de candidature générale et l'Entonnoir d'opportunité directe sont retirés : créer un second formulaire « Bénévole actuel » et lier les deux formulaires à vos opportunités n'est plus la façon de procéder. Les règles de flux de recrutement les remplacent, et aucune nouvelle opportunité ne peut utiliser un entonnoir. Si l'une des vôtres affiche encore la bannière héritée, nous vous recommandons de la faire migrer : Comment migrer une opportunité d'une méthode de recrutement héritée ?

1. Qu'y a-t-il de problématique dans le comportement par défaut ?

Rien, jusqu'à ce que des personnes reviennent.

Un parcours unique traite de la même façon un parfait inconnu et une personne qui a terminé votre intégration il y a un an. L'inconnu a besoin du formulaire complet. Le bénévole qui revient voit un formulaire qu'il a déjà rempli, et une bonne partie d'entre eux abandonnent tout simplement. C'est cette perte que vous cherchez à éviter, et c'est un problème d'orientation plutôt qu'un problème de formulaire.

2. À quoi ressemble la solution ?

Deux règles sur l'opportunité, dans cet ordre :

1. Une règle étroite pour les personnes que vous connaissez déjà. Elle porte une condition qui les identifie, et son action est Auto-approbation de l'opportunité si vous acceptez qu'elles entrent immédiatement, ou Demander une approbation si vous voulez garder le dernier mot.
2. Une règle fourre-tout pour tous les autres. Aucune condition, action Formulaire + demande d'approbation. C'est votre parcours d'accueil habituel.

C'est toute la conception. Une règle de plus, et le second formulaire disparaît du problème.

3. Quelle condition identifie un bénévole existant ?

Il y en a quatre, et elles ne prouvent pas la même chose. Choisissez selon la preuve, pas selon la commodité :

• L'utilisateur figure dans la liste Actifs de la base de données. La plus faible. Elle dit qu'il existe et qu'il n'est pas archivé, rien de plus.
• L'utilisateur est approuvé pour au moins une opportunité. Il est passé par votre processus au moins une fois.
• L'utilisateur est approuvé dans la même catégorie. Plus solide, car il a déjà fait ce type de travail pour vous.
• L'utilisateur a terminé une séquence. La plus solide. Elle signifie qu'il a complété l'intégration, et pas seulement qu'il a postulé.

Si l'opportunité concerne des personnes vulnérables, « figure dans la base de données » n'offre pas la même garantie que « a terminé la séquence d'intégration ». Choisissez en conséquence.

4. Comment la configurer sur une opportunité ?

1. Allez dans Opportunités et ouvrez l'opportunité.
2. Ouvrez l'onglet Recrutement.
3. Cliquez sur Ajouter une règle.
4. Donnez-lui un nom que vous reconnaîtrez plus tard, par exemple « Bénévoles qui reviennent ».
5. Ajoutez votre condition, choisie à la question 3.
6. Définissez l'action sur Auto-approbation de l'opportunité, ou Demander une approbation si vous souhaitez les examiner.
7. Vérifiez le Repli (aucune règle ne correspond) en dessous. C'est votre fourre-tout, et il devrait être à Formulaire + demande d'approbation.

Tout repose sur l'ordre. Les règles sont évaluées de haut en bas et la première qui correspond l'emporte. Une règle sans condition correspond à tout le monde : si votre fourre-tout se trouve au-dessus de votre règle, il gagnera toujours et votre nouvelle règle ne s'exécutera jamais. L'échec est silencieux : aucune erreur, et chaque personne qui revient reçoit encore le formulaire long.

5. Puis-je l'appliquer à toutes mes opportunités d'un coup ?

Oui, et c'est recommandé si toutes vos opportunités sélectionnent les gens de la même façon.

1. Allez sur votre page Opportunités.
2. Cochez les opportunités voulues.
3. Cliquez sur Actions, puis sur Modifier le flux de recrutement.

Excluez toute opportunité qui sélectionne délibérément les gens autrement, car cette différence est sa raison d'être.

6. Ai-je encore besoin d'un second formulaire ?

Non. C'était l'ancienne approche et elle n'est plus nécessaire.

Une règle qui auto-approuve ne demande rien du tout à la personne, ce qui vaut mieux qu'un formulaire plus court. Si vous voulez tout de même recueillir quelque chose, donnez à cette règle l'action Formulaire + approbation automatique et pointez-la vers un formulaire court : deux questions au lieu de vingt, et l'approbation reste immédiate.

7. Que vit concrètement le bénévole qui revient ?

• Pas encore approuvé pour cette opportunité. Il clique sur S'inscrire, le flux le compare à votre règle, et il est approuvé sur le champ. Il peut réserver des quarts immédiatement.
• Déjà approuvé pour cette opportunité. Il contourne entièrement le flux de recrutement et voit un bouton Réserver des quarts au lieu de Postuler.

Résumé

• Ajoutez une règle au-dessus de votre fourre-tout, avec une condition qui reconnaît les personnes déjà connues.
• Donnez-lui Auto-approbation de l'opportunité, ou Demander une approbation si vous voulez le dernier mot.
• Les quatre conditions n'ont pas la même force : « a terminé une séquence » prouve le plus, « figure dans la base » le moins.
• Règle étroite d'abord, fourre-tout en dernier, sinon la règle ne s'exécute jamais.
• Appliquez-la en masse depuis Opportunités, Actions, Modifier le flux de recrutement.
• Aucun second formulaire n'est requis. L'Entonnoir de candidature générale est retiré.

Pour aller plus loin

• Comment migrer une opportunité d'une méthode de recrutement héritée ?
• Un seul flux, deux types de candidats
• Que sont les flux de recrutement sur Vome ?