Comment migrer une opportunité d'une méthode de recrutement héritée ?
Aperçu
Les opportunités créées avant les flux de recrutement dirigent encore chaque candidat via l'une de deux méthodes retirées : l'Entonnoir d'opportunité directe ou l'Entonnoir de candidature générale. Les deux fonctionnent toujours là où ils sont déjà en place, mais ce n'est plus ainsi que le recrutement se configure sur Vome, et aucune nouvelle opportunité ne peut être bâtie dessus.
Cet article explique comment savoir si une opportunité en utilise encore un, ce que vous gagnez à basculer, et les étapes exactes pour le faire.
1. Comment savoir si une opportunité en utilise encore une ?
Ouvrez l'opportunité et allez dans son onglet Recrutement. Si elle est encore sur une méthode héritée, une bannière indique « Vous utilisez une méthode de recrutement héritée » et nomme laquelle des deux :
- Entonnoir d'opportunité directe. Un formulaire lié directement à cette seule opportunité.
- Entonnoir de candidature générale. Un formulaire général lié, partagé entre plusieurs opportunités.
Sous la bannière, le formulaire lié s'affiche, avec un lien Voir les soumissions pour continuer d'accéder à tout ce qu'il a recueilli.
Aucune bannière signifie que l'opportunité est déjà sur la configuration actuelle et qu'il n'y a rien à faire.
2. Que faisaient réellement ces méthodes ?
Un seul formulaire, pour tout le monde. La personne cliquait sur Postuler et était redirigée vers le formulaire lié à l'opportunité. C'était tout.
Impossible de préciser à qui ce formulaire s'adressait. Un parfait inconnu, un utilisateur déjà approuvé pour quatre autres opportunités et une personne ayant terminé votre séquence d'intégration l'an dernier étaient traités de façon identique et remplissaient la même candidature. Aucune condition, aucun parcours alternatif, et aucun moyen d'approuver quelqu'un sans lire d'abord un formulaire. Pour traiter deux publics différemment, la seule option était de créer un second formulaire et d'espérer que chacun choisisse le bon.
3. Qu'apporte un flux de recrutement à la place ?
Il achemine au lieu de rediriger. Un flux est une liste de règles SI-ALORS, évaluées de haut en bas, et la première règle qui correspond à une personne décide de ce qui lui arrive.
- Plusieurs parcours depuis un seul lien. Des candidats différents peuvent être dirigés vers des endroits différents depuis la même page d'opportunité.
- Des conditions qui lisent le profil. Actif dans votre base de données, séquence précise complétée, approuvé pour n'importe quelle opportunité, approuvé pour une opportunité dans la même catégorie, âge, site associé et tags de profil. Les entonnoirs n'en avaient aucune.
- Sept actions, dont trois seulement passent par un formulaire. Vous pouvez approuver automatiquement, demander une approbation, rediriger vers une URL externe, ou indiquer clairement à quelqu'un qu'il n'est pas éligible. Un entonnoir ne savait qu'ouvrir un formulaire.
- Plus de formulaire en double pour les personnes qui reviennent. Une seule règle d'approbation automatique placée au-dessus de votre règle attrape-tout remplace le second formulaire « bénévole actuel » d'autrefois, et ne leur demande rien du tout.
- Un repli que vous contrôlez. Toute personne qu'aucune règle ne retient tombe sur l'action Repli (aucune règle ne correspond), donc aucun cas n'est laissé sans réponse.
- Modification en masse. Une même conception de flux peut être appliquée à plusieurs opportunités d'un coup, ce que le formulaire lié par opportunité n'a jamais permis.
4. Comment faire basculer une opportunité ?
- Ouvrez l'opportunité et allez dans l'onglet Recrutement.
- Sur la bannière héritée, cliquez sur + Configurer le flux de recrutement.
- Construisez votre première règle. Donnez-lui un nom que vous reconnaîtrez plus tard, ajoutez des conditions si vous voulez qu'elle vise un groupe précis, puis choisissez l'action.
- Enregistrez la règle. Le recrutement s'active dès l'enregistrement de la première règle, et l'opportunité achemine désormais les personnes via vos règles plutôt que via le formulaire lié.
- Vérifiez le Repli (aucune règle ne correspond) sous vos règles et réglez-le sur ce qui doit se produire quand personne ne correspond.
Le nouveau flux remplace la méthode héritée. Vous n'avez pas à détacher l'ancien formulaire au préalable, et il n'existe aucun état intermédiaire où les deux seraient actifs.
Si vous fermez la fenêtre de règle sans enregistrer, rien ne change et l'opportunité reste sur sa méthode héritée.
5. Qu'advient-il du formulaire utilisé par l'entonnoir ?
Il est conservé, ainsi que chacune des soumissions déjà reçues. Le formulaire reste dans votre module Formulaires exactement tel quel. La seule chose qui change, c'est que l'opportunité n'y envoie plus personne automatiquement.
Si vous voulez continuer d'utiliser ce même formulaire, pointez une règle de flux vers lui avec l'action Soumettre un formulaire Vome, Formulaire + demande d'approbation ou Formulaire + approbation automatique. Formulaire + demande d'approbation est ce qui se rapproche le plus du comportement d'un entonnoir, à la différence que vous décidez maintenant à qui il s'applique.
6. Puis-je faire basculer plusieurs opportunités à la fois ?
Oui, et c'est la voie la plus rapide si vos opportunités sélectionnent les gens de la même façon.
- Allez sur votre page Opportunités.
- Cochez les opportunités voulues à l'aide des cases.
- Cliquez sur Actions, puis sur Modifier le flux de recrutement.
Laissez de côté toute opportunité qui sélectionne délibérément les gens autrement, puisque cette différence est sa raison d'être.
7. Et si je ne veux pas recruter du tout via cette opportunité ?
Utilisez Désactiver le flux de recrutement sur la même bannière. Cela détache le formulaire lié et ferme le portail de candidature : la page d'atterrissage de l'opportunité devient une page purement informative, sans possibilité d'y postuler.
C'est le bon choix pour une opportunité que vous dotez en affectant vous-même des profils. Ce n'est pas une pause : la méthode héritée disparaît dès que vous confirmez, et si vous voulez plus tard que des personnes postulent ici, vous configurerez un flux depuis zéro.
8. Dois-je basculer tout de suite ?
Non. Une méthode héritée continue de fonctionner là où elle est déjà en place, et les candidats ne sont pas affectés pendant que vous réfléchissez.
Elle est toutefois figée. Elle ne recevra ni conditions, ni actions, ni repli, aucune nouvelle opportunité ne peut être créée dessus, et tout ce qui s'écrit sur le recrutement Vome décrit désormais les règles de flux. La bannière reste sur l'onglet Recrutement tant que vous n'avez pas basculé.
Résumé
- L'Entonnoir d'opportunité directe et l'Entonnoir de candidature générale sont retirés. Ils tournent encore là où ils existent déjà, mais plus rien de nouveau ne se bâtit dessus.
- La bannière sur l'onglet Recrutement d'une opportunité est ce qui vous permet de les repérer.
- Un entonnoir envoyait tout le monde au même formulaire. Un flux achemine les gens selon leur profil, avec des conditions, sept actions et un repli.
- Cliquez sur + Configurer le flux de recrutement dans la bannière et enregistrez une règle. Le flux remplace la méthode héritée.
- L'ancien formulaire et toutes ses soumissions sont conservés. Pointez une règle vers ce même formulaire si vous y tenez.
- Faites basculer plusieurs opportunités d'un coup depuis Opportunités, Actions, Modifier le flux de recrutement.
- Quitter une méthode héritée est irréversible.