Comment les gens devraient-ils s'enregistrer ? Kiosque, code QR et géolocalisation
Aperçu
Les heures doivent bien venir de quelque part. Il existe trois outils pour les saisir sur place, et la plupart des organisations finissent par en utiliser deux.
Cet article s'adresse aux administrateurs qui décident comment les présences sont enregistrées, y compris le cas où elles ne devraient pas l'être sur place du tout.
1. Quels sont les trois outils ?
- Kiosque. Un appareil que vous installez sur le site et laissez fonctionner. N'importe qui peut y enregistrer son arrivée et son départ, y compris une personne sans compte Vome.
- Code QR. Un téléchargement unique que vous imprimez et affichez, en autant d'exemplaires que vous voulez. Le jour de son quart, la personne ouvre l'application et scanne.
- Géolocalisation. Le troisième outil, et il remplace le scan plutôt que de s'y ajouter. Avec la validation de proximité activée, l'application vérifie que la personne se trouve bien près du lieu du quart.
2. Lequel utiliser ?
Le kiosque et le code QR forment la paire standard, et les utiliser tous les deux est la réponse normale, pas un signe d'indécision. Ils résolvent deux moitiés d'un même problème.
- Le code QR sert vos habitués, qui ont l'application et veulent entrer et sortir en cinq secondes.
- Le kiosque sert tous les autres : la personne qui vient pour la première fois, celle dont le téléphone est à plat, l'équipe d'entreprise arrivée sans rien avoir téléchargé.
Optez pour la géolocalisation là où il n'y a pas de lieu unique : un travail réparti dans un parc, une tournée de livraison, tout un campus, ou le domicile de quelqu'un. Un code QR sur un mur suppose qu'il y a un mur.
3. Depuis l'application : scan ou touche ?
L'un ou l'autre, pas les deux. Soit la personne scanne le code QR de présence, soit elle touche pour s'enregistrer sans scanner.
La proximité est un réglage distinct, pas une troisième méthode. Cette distinction compte, comme le montre la section suivante.
4. Attention : toucher sans vérification de proximité, c'est enregistrer sur parole
Si vous choisissez la touche et laissez la validation de proximité désactivée, une personne peut s'enregistrer à un quart de n'importe où, y compris de chez elle, y compris de son lit.
Parfois c'est exactement ce que vous voulez, et vous avez choisi de faire confiance. Souvent c'est un accident, et l'organisation ne s'en aperçoit que le jour où les heures déclarées à un bailleur de fonds incluent quelqu'un qui n'est jamais venu.
Le scan n'a pas ce problème : scanner un code sur place suppose déjà d'être sur place. La règle est donc simple : si vous utilisez la touche, tranchez la question de la proximité délibérément.
5. Les deux extrémités peuvent-elles être automatisées ?
Oui, indépendamment.
- Arrivée automatique. Les personnes sont enregistrées à l'heure de début du quart, sans rien avoir à faire pour être comptées présentes.
- Départ automatique. Si une personne n'a pas enregistré son départ à l'heure de fin, le système le fait pour elle et consigne ses heures à ce moment-là.
- Les deux ensemble. Présences et heures enregistrées sans action de la personne ni intervention de votre part.
6. Sur quoi la plupart des organisations s'arrêtent-elles ?
Les gens enregistrent eux-mêmes leur arrivée, et le départ automatique rattrape ceux qui oublient.
Cette asymétrie est voulue et correspond au comportement réel. L'arrivée, on y pense : on arrive, on est attentif. Le départ entre en concurrence avec le fait de rentrer chez soi, et perd.
7. Et s'il n'y a rien où s'enregistrer ?
Alors n'imposez rien. Certains travaux se font à distance, selon l'horaire de chacun, ou dans un endroit où vous n'installerez jamais de kiosque.
Pour ceux-là, utilisez la configuration heures seulement :
- Désactivez complètement le départ sur cette opportunité, pour que personne n'attende jamais la fermeture d'un quart.
- Les gens consignent leurs heures et leurs absences après coup, et vous approuvez ou ajustez.
- Réglez cela par opportunité, pour que celles qui rassemblent bien du monde sur un site gardent leur kiosque et leur code QR.
8. Et si c'est moi qui enregistre les présences ?
Deux situations, deux outils.
En direct, à l'entrée. Faites tourner le kiosque sur une tablette ou un portable et enregistrez les gens vous-même. Ils n'ont besoin ni de l'application ni d'un compte.
Après coup. N'ouvrez pas les réservations une par une. L'horaire dispose d'un flux Consigner heures et absences conçu exactement pour cela : choisissez le quart, puis indiquez qui était présent, qui ne l'était pas et combien de temps chacun est resté, en une seule passe. Il gère aussi les absences, ce qui compte : une absence jamais consignée ressemble exactement à une personne qui n'était pas attendue.
9. Pourquoi ne puis-je pas tester aujourd'hui ?
Parce que le kiosque et le code QR ne fonctionnent que le jour d'un quart, pour une personne réellement inscrite à ce quart.
C'est le comportement prévu, pas un défaut, et cela surprend tous ceux qui veulent répéter. Prévoyez de le vérifier lors de votre premier vrai quart, avec quelqu'un à côté de l'appareil.
10. Quelque chose à faire dès maintenant ?
Générez-les avant d'en avoir besoin.
Créez au moins un kiosque et téléchargez au moins un code QR pendant que vous y pensez. Le code QR est un téléchargement unique : le faire imprimer et l'afficher est une tâche pour une semaine calme, pas pour le matin de votre premier quart.
Résumé
- Trois outils : kiosque, code QR, géolocalisation. La géolocalisation remplace le scan au lieu de s'y ajouter.
- Utilisez le kiosque et le code QR ensemble. Le code sert les habitués munis de l'application, le kiosque sert tous les autres, y compris les personnes sans compte.
- Depuis l'application, c'est scan ou touche, pas les deux. La proximité est un réglage distinct.
- Toucher avec la proximité désactivée permet de s'enregistrer depuis chez soi. Tranchez délibérément.
- La configuration courante : arrivée enregistrée par la personne, départ automatique, car le départ est la moitié qu'on oublie.
- Là où il n'y a rien où s'enregistrer, désactivez le départ par opportunité et laissez consigner les heures après coup.
- Servez-vous du kiosque pour enregistrer en direct, et de Consigner heures et absences pour le faire en lot après coup.
- Kiosque et code QR ne fonctionnent que le jour d'un quart pour une personne inscrite : impossible de répéter. Générez-les tôt quand même.