Comment fonctionne la planification sur Vome ?
Aperçu
La planification sur Vome consiste à placer les bonnes personnes dans les bons quarts, puis à consigner ce qui s'est réellement passé. Elle se fait en trois temps : les quarts que vous publiez dans une opportunité, les personnes qui s'y retrouvent, et la journée elle-même, quand les présences et les heures sont enregistrées.
Cet article s'adresse aux administrateurs et couvre tout le cycle. La façon de bâtir un quart (dates, séries, titres, restrictions) est expliquée dans Comment fonctionnent les quarts sur Vome ?
1. Comment la planification s'articule-t-elle ?
- Opportunité. Le travail, et les paramètres qui déterminent comment les gens réservent, annulent, s'enregistrent et réclament leurs heures. Lisez Comment fonctionnent les Opportunités sur Vome ?
- Quart. Une date, une plage horaire et un nombre de places dans cette opportunité.
- Réservation. Une personne inscrite à un quart, soit confirmée, soit en attente sous forme de demande.
- Présences et heures. Ce qui est enregistré le jour venu, et ce qui apparaît dans vos rapports.
Par exemple, une banque alimentaire publie des quarts tous les mardis et jeudis de 12 h à 14 h, avec 10 places chacun. Les gens réservent une place, s'enregistrent à leur arrivée, et leurs heures se retrouvent dans les rapports.
2. Comment les gens se retrouvent-ils dans les quarts ?
De trois façons, et la plupart des organisations en utilisent plus d'une.
Ils réservent eux-mêmes. Une fois affectée à une opportunité, une personne voit ses quarts publiés et réserve ceux qu'elle veut, sur le Web ou dans l'application mobile. Selon le réglage de réservation instantanée de l'opportunité, la réservation est confirmée immédiatement ou vous est envoyée sous forme de demande (question 4).
Vous les ajoutez.
- Pour un seul quart, ouvrez le quart et cliquez sur Ajouter des participants.
- Pour plusieurs personnes et plusieurs quarts à la fois, allez dans l'horaire, ouvrez Actions, puis Affecter des quarts, et choisissez Affecter des quarts à venir.
- Pour une série de quarts, ajoutez une personne à un quart et choisissez si cela s'applique à ce quart uniquement, aux quarts futurs, à tous les quarts de la série ou à une plage de dates.
Ajouter une personne à un quart l'affecte aussi à son opportunité : vous n'avez donc pas à l'affecter à l'opportunité d'abord.
Ils réservent par un formulaire. Un formulaire doté d'une section Calendrier de quarts permet de répondre à vos questions et de réserver un quart dans une même soumission, même sans avoir été affecté à l'opportunité. Lisez Comment créer un seul formulaire qui recrute et planifie en même temps ?
3. Qui peut voir quels quarts ?
Les personnes affectées à l'opportunité voient ses quarts publiés. Personne d'autre, avec deux exceptions qui vont en sens inverse :
- Plus restreint : une restriction de réservation avancée sur un quart le limite aux personnes affectées qui portent aussi les tags de profil que vous choisissez.
- Plus ouvert : le calendrier de quarts d'un formulaire ouvre les quarts des opportunités sélectionnées à toute personne qui remplit le formulaire.
4. Comment contrôler les réservations et les annulations ?
Sur l'opportunité, pas quart par quart. Les paramètres d'horaire de l'étape Personnaliser de l'opportunité (et plus tard de son tableau de bord) déterminent entre autres :
- La réservation instantanée. Désactivée par défaut : chaque réservation arrive sous forme de demande que le coordonnateur approuve. Activée, les réservations sont confirmées immédiatement.
- Les annulations. Si les utilisateurs peuvent annuler, jusqu'à quand, et s'ils doivent donner un motif.
- La limite de réservation et la fenêtre de visibilité. Jusqu'à quel moment avant le quart on peut encore réserver, et à quelle distance dans le temps on voit les quarts.
- La politique de réservation des séries de quarts. Si les utilisateurs peuvent se joindre à une série complète ou seulement réserver quart par quart.
Les valeurs par défaut à vérifier avant de publier sont énumérées à la question 5 de Comment fonctionnent les Opportunités sur Vome ?
5. Que se passe-t-il le jour venu ?
- L'enregistrement. Les opportunités sur place peuvent enregistrer les présences avec le kiosque de présence, un code QR ou l'enregistrement dans l'application mobile, selon les paramètres de suivi des présences. L'arrivée et le départ enregistrent les heures.
- Le travail à distance. Les utilisateurs réclament leurs heures après le quart, et la réclamation attend une approbation, sauf si vous approuvez automatiquement les réclamations d'heures.
- Après coup. Si des personnes ont travaillé un quart que personne n'a consigné, allez dans l'horaire, ouvrez Actions, puis Affecter des quarts, et choisissez Affecter/Enregistrer des quarts passés. Pour consigner des heures ou des absences sur des réservations existantes, utilisez Enregistrer des heures & absences dans le même menu.
6. Où voir l'horaire et les heures ?
- Horaire. Tous les quarts de vos opportunités en liste, en tableau ou en calendrier, avec des filtres par opportunité, catégorie et date.
- Rapports. Quarts et heures par profil totalise les quarts et les heures de chaque personne. Registre des réservations et heures énumère chaque réservation avec son statut et ses heures.
Résumé
- La planification va de l'opportunité au quart, puis à la réservation, puis aux présences et aux heures.
- Les gens réservent eux-mêmes une fois affectés à l'opportunité, vous les ajoutez (un quart avec Ajouter des participants, ou plusieurs avec Affecter des quarts à venir), ou ils réservent par un formulaire doté d'un calendrier de quarts.
- Seules les personnes affectées à l'opportunité voient ses quarts, sauf quand une restriction de réservation les restreint ou que le calendrier de quarts d'un formulaire les ouvre.
- Les règles de réservation et d'annulation se règlent sur l'opportunité. La réservation instantanée est désactivée par défaut.
- Les présences s'enregistrent le jour venu par kiosque, code QR ou application, et les oublis se consignent après coup depuis Actions.