Lorsque vous utilisez les réservations de groupe sur Vome, les heures sont suivies différemment des réservations individuelles. Cet article explique comment les heures de groupe sont calculées, où elles apparaissent dans vos rapports et comment utiliser le rapport Réservations et heures pour obtenir des totaux précis, tant pour la participation individuelle que pour celle des groupes.
Si vous découvrez les réservations de groupe, nous vous recommandons de lire d'abord notre article Gestion des réservations de groupe sur Vome.
Les heures sont calculées par personne au sein d'une réservation de groupe.
Par exemple, si 5 utilisateurs participent sous une seule réservation et que chacun enregistre 2 heures, cela donne un total de 10 heures de bénévolat pour le groupe.
Ce calcul par personne permet à votre organisation de mesurer avec précision l'impact réel de la participation de groupe, qu'il s'agisse d'équipes corporatives, de familles, d'organismes communautaires ou d'autres groupes.
C'est intentionnel.
Lorsque vous enregistrez des heures pour un utilisateur qui a des invités dans sa réservation, le total des heures du groupe n'est pas ajouté au total personnel de cette personne. C'est voulu, afin que le profil de chaque utilisateur reflète uniquement les heures qu'il a lui-même complétées.
Cette séparation garde les rapports individuels propres et précis. Un responsable de réservation qui a fait 3 heures de bénévolat affichera 3 heures sur son profil, et non 15 heures parce qu'il a amené 4 invités.
Si un invité a réclamé sa place et possède un compte Vome actif lié à la réservation, ses heures sont enregistrées individuellement sous son propre profil.
Cela signifie que :
Le profil du responsable de la réservation affiche ses propres heures
Chaque invité ayant un profil affiche ses propres heures sur son profil respectif
Toutes les heures sont suivies et rapportées indépendamment
Pour les invités ponctuels ou les participants qui ne créent pas de compte Vome, leurs heures individuelles n'apparaîtront sur aucun profil d'utilisateur. Leurs heures sont toutefois toujours suivies.
Pour voir le total des heures incluant ces invités, utilisez le rapport Réservations et heures (expliqué ci-dessous).
Le rapport Réservations et heures est l'outil recommandé pour suivre le total des heures, tant pour les réservations individuelles que pour celles de groupe.
Ce rapport comprend des champs dédiés aux données des réservations de groupe :
Taille du groupe : le nombre total de personnes dans la réservation (incluant le responsable de la réservation et tous les invités)
Nom du groupe : le nom du groupe associé à la réservation, le cas échéant
Heures de groupe enregistrées (+ invités) : le total des heures enregistrées pour l'ensemble du groupe, incluant le responsable de la réservation et tous les invités
Pour accéder à ce rapport :
Naviguez vers le rapport Réservations et heures depuis votre section de rapports
Définissez la plage de dates souhaitée
Utilisez Gérer les champs pour vous assurer que la taille du groupe, le nom du groupe et les heures de groupe enregistrées (+ invités) sont visibles
Cliquez sur Exécuter le rapport
Le champ Heures de groupe enregistrées (+ invités) affiche le total combiné des heures pour l'ensemble de la réservation, incluant le responsable de la réservation et tous les invités.
Quelques détails importants au sujet de ce champ :
Si une seule personne participe (taille du groupe de 1), ses heures sont quand même incluses dans ce champ
Ce champ est inclusif de toutes les heures, tant pour les réservations individuelles que pour les réservations de groupe
Le rapport affiche également une somme au bas de la colonne, ce qui vous donne rapidement un grand total de toutes les heures de groupe dans la plage de dates sélectionnée
Nous recommandons d'utiliser le champ Heures de groupe enregistrées (+ invités) pour le total des heures, car il donne le portrait le plus complet de la participation.
Oui.
Dans le rapport Réservations et heures, vous pouvez utiliser les filtres du panneau de gauche pour affiner les résultats par groupes précis, plages de dates, opportunités, tags de quart et plus encore.
C'est particulièrement utile lorsque vous devez :
Produire un rapport d'impact pour un partenaire corporatif précis
Suivre la participation d'un groupe communautaire récurrent
Mesurer le total des heures contribuées par une famille ou un groupe religieux sur une période donnée
Oui.
Le rapport Réservations et heures comprend un bouton Exporter dans le coin supérieur droit. Lorsque vous exportez, tous les champs visibles (incluant la taille du groupe, le nom du groupe et les heures de groupe enregistrées) se retrouvent dans le fichier exporté.
L'export de l'horaire inclut également les renseignements sur les groupes et les invités, ce qui vous permet de voir quelles personnes font partie de chaque réservation de groupe.
Voici un résumé de l'endroit où apparaissent les différents types d'heures :
Profil individuel de l'utilisateur : affiche uniquement les heures que cette personne a complétées elle-même. Les heures des invités ne sont pas ajoutées au profil du responsable de la réservation.
Rapport Réservations et heures, champ Heures de groupe enregistrées (+ invités) : affiche le total combiné des heures pour l'ensemble de la réservation de groupe, invités compris. C'est le champ recommandé pour le total des heures.
Invités avec un profil Vome : leurs heures apparaissent sur leur propre profil et sont aussi incluses dans le champ Heures de groupe enregistrées.
Invités sans profil Vome : leurs heures n'apparaissent sur aucun profil individuel mais sont tout de même capturées dans le champ Heures de groupe enregistrées du rapport Réservations et heures.