Lorsque vous utilisez les reservations de groupe sur Vome, les heures sont suivies differemment des reservations individuelles. Cet article explique comment les heures de groupe sont calculees, ou elles apparaissent dans vos rapports et comment utiliser le rapport Reservations et journal des heures pour obtenir des totaux precis pour la participation individuelle et de groupe.
Si vous decouvrez les reservations de groupe, nous vous recommandons de lire d'abord notre article Gestion des reservations de groupe sur Vome.
Les heures sont calculees par personne au sein d'une reservation de groupe.
Par exemple, si 5 utilisateurs participent sous une seule reservation et que chacun enregistre 2 heures, cela donne un total de 10 heures de benevolat pour le groupe.
Ce calcul par personne permet a votre organisation de mesurer avec precision l'impact reel de la participation de groupe, que ce soit des equipes corporatives, des familles, des organismes communautaires ou d'autres groupes.
C'est intentionnel.
Lorsque vous enregistrez des heures pour un utilisateur qui a des invites dans sa reservation, le total des heures du groupe ne sera pas ajoute au total personnel de cet individu. Cela est fait volontairement afin que le profil de chaque utilisateur reflete uniquement les heures qu'il a personnellement completees.
Cette separation maintient les rapports individuels propres et precis. Un responsable de reservation qui a fait 3 heures de benevolat affichera 3 heures sur son profil, et non 15 heures parce qu'il a amene 4 invites.
Si un invite a reclame sa place et possede un compte Vome actif lie a la reservation, ses heures sont enregistrees individuellement sous son propre profil.
Cela signifie:
Le profil du responsable de la reservation affiche ses propres heures
Chaque invite ayant un profil affiche ses propres heures sur son profil respectif
Toutes les heures sont suivies et rapportees independamment
Pour les invites ponctuels ou les participants qui ne creent pas de compte Vome, leurs heures individuelles n'apparaitront sur aucun profil d'utilisateur. Cependant, leurs heures sont toujours suivies.
Pour voir le total des heures incluant ces invites, utilisez le rapport Reservations et journal des heures (explique ci-dessous).
Le rapport Reservations et journal des heures est l'outil recommande pour suivre le total des heures pour les reservations individuelles et de groupe.
Ce rapport comprend des champs dedies aux donnees des reservations de groupe:
Taille du groupe - Le nombre total de personnes dans la reservation (incluant le responsable de la reservation et tous les invites)
Nom du groupe - Le nom du groupe associe a la reservation (le cas echeant)
Heures de groupe enregistrees (+ invites) - Le total des heures enregistrees pour l'ensemble du groupe, incluant le responsable de la reservation et tous les invites
Pour acceder a ce rapport:
Naviguez vers le rapport Reservations et journal des heures depuis votre section de rapports
Definissez la plage de dates souhaitee
Utilisez Gerer les champs pour vous assurer que la taille du groupe, le nom du groupe et les heures de groupe enregistrees (+ invites) sont visibles
Cliquez sur Executer le rapport
Le champ Heures de groupe enregistrees (+ invites) affiche le total combine des heures pour l'ensemble de la reservation, incluant le responsable de la reservation et tous les invites.
Quelques details importants concernant ce champ:
Si une seule personne participe (taille du groupe de 1), ses heures sont toujours incluses dans ce champ
Ce champ est inclusif de toutes les heures pour les reservations individuelles et les reservations de groupe
Le rapport affiche egalement un total en bas, vous donnant un grand total rapide de toutes les heures de groupe dans la plage de dates selectionnee
Nous recommandons d'utiliser le champ Heures de groupe enregistrees (+ invites) pour le rapport total des heures, car il fournit l'image la plus complete de la participation des benevoles.
Oui.
Dans le rapport Reservations et journal des heures, vous pouvez utiliser les filtres disponibles dans le panneau de gauche pour affiner les resultats par groupes specifiques, plages de dates, opportunites, etiquettes de quart et plus encore.
Ceci est particulierement utile lorsque vous devez:
Generer un rapport d'impact pour un partenaire corporatif specifique
Suivre la participation d'un groupe communautaire recurrent
Mesurer le total des heures contribuees par une famille ou un groupe religieux sur une periode specifique
Oui.
Le rapport Reservations et journal des heures comprend un bouton Exporter dans le coin superieur droit. Lorsque vous exportez, tous les champs visibles (incluant la taille du groupe, le nom du groupe et les heures de groupe enregistrees) sont inclus dans le fichier exporte.
La fonction d'exportation de l'horaire inclut egalement les informations sur les groupes et les invites, ce qui vous permet de voir quels individus font partie de chaque reservation de groupe.
Voici un resume de l'endroit ou les differents types d'heures apparaissent:
Profil individuel de l'utilisateur: Affiche uniquement les heures que cet utilisateur a personnellement completees. Les heures des invites ne sont pas ajoutees au profil du responsable de la reservation.
Rapport Reservations et journal des heures (Heures de groupe enregistrees + invites): Affiche le total combine des heures pour l'ensemble de la reservation de groupe, incluant tous les invites. C'est le champ recommande pour le rapport total des heures.
Invites avec profils Vome: Leurs heures apparaissent sur leurs propres profils individuels et sont egalement incluses dans le champ Heures de groupe enregistrees.
Invites sans profils Vome: Leurs heures n'apparaissent sur aucun profil individuel mais sont toujours captees dans le champ Heures de groupe enregistrees du rapport Reservations et journal des heures.