Comment produire un rapport sur la participation et les heures d'un groupe ?
Aperçu
Le suivi est la raison d'être des groupes. Cet article explique où vivent les chiffres d'un groupe, quel champ utiliser pour obtenir un total, et le comportement qui déroute tout le monde : pourquoi le profil du responsable d'une réservation n'affiche pas les heures de ses invités.
En bref : les profils individuels rendent compte de l'effort individuel, et le rapport Réservations et heures rend compte de groupes entiers. Servez-vous de chacun pour ce qu'il est. Cet article s'adresse aux administrateurs.
1. Où regarder pour les chiffres d'un seul groupe ?
Commencez par le tableau de bord du groupe. Deux de ses onglets servent au suivi :
- Horaire. Les quarts du groupe, passés et à venir. C'est la vue opérationnelle, pour savoir quand ils reviennent.
- Journal des réservations. Toutes les réservations liées à ce groupe, restreintes en permanence à lui. C'est la vue historique, et la façon la plus rapide de répondre à « qu'est-ce que ce partenaire a réellement fait ».
Comme la portée est verrouillée sur le groupe, vous ne risquez pas de remettre à un partenaire les chiffres d'un autre.
2. Quel rapport totalise les heures de tous mes groupes ?
Le rapport Réservations et heures. Il comporte trois champs conçus spécifiquement pour les réservations de groupe :
- Taille du groupe. Le nombre de personnes dans la réservation, responsable inclus.
- Nom du groupe. Le groupe auquel la réservation a été liée, s'il y en a un.
- Heures de groupe enregistrées (+ invités). Le total des heures pour toute la réservation, responsable et invités ensemble.
Si les colonnes n'apparaissent pas, ajoutez-les avec Gérer les champs, définissez votre plage de dates et exécutez le rapport.
3. Quel champ utiliser pour un total ?
Heures de groupe enregistrées (+ invités), dans presque tous les cas.
Ce champ est inclusif : il couvre aussi les réservations individuelles, donc un groupe d'une seule personne y contribue quand même ses heures. C'est donc le seul champ que vous pouvez additionner pour obtenir un total de participation fidèle, et le rapport en affiche la somme au bas de la colonne.
4. Comment les heures de groupe sont-elles calculées ?
Par personne. Cinq personnes sous une même réservation, chacune enregistrant deux heures, font dix heures.
Le détail du comportement pour les invités avec et sans profil se trouve dans Comment les heures de réservation de groupe sont calculées et suivies sur Vome.
5. Pourquoi le profil du responsable n'affiche-t-il pas les heures du groupe ?
C'est voulu, et il vaut la peine de savoir l'expliquer à un collègue.
Un profil rend compte de ce que cette personne a fait elle-même. Un responsable qui a donné trois heures et amené quatre invités affiche trois heures, pas quinze. Dans le cas contraire, chaque organisateur de groupe motivé ressemblerait à votre meilleur bénévole et votre suivi individuel ne vaudrait plus rien.
Le total du groupe vit sur la réservation, pas sur le profil, et c'est exactement pour cela que le rapport Réservations et heures est l'endroit où aller le chercher.
6. Et les invités qui n'ont jamais créé de compte ?
Leurs heures comptent quand même. Elles sont incluses dans Heures de groupe enregistrées (+ invités), elles n'ont simplement pas de profil où apparaître.
Si vous préférez qu'ils en aient un, activez l'ajout automatique des invités dans la politique de réservation de groupe : les invités admissibles deviennent alors des profils avec leurs propres totaux d'heures.
7. Puis-je ventiler un rapport par groupe ?
Oui. Le rapport Réservations et heures permet de filtrer par groupe depuis le panneau de gauche, aux côtés des plages de dates, des opportunités, des tags de quart et du reste.
Sa vue Insights va plus loin : Groupes est offert comme dimension de regroupement, et Heures de groupe totales comme indicateur, avec une comparaison en pourcentage du total. Vous obtenez ainsi un classement de ce que chaque partenaire a contribué sur une période, plutôt qu'une liste de lignes.
Le rapport Quarts et heures par profil offre lui aussi Groupes comme dimension, si vous travaillez du côté de la présence plutôt que de la réservation.
8. Puis-je faire un rapport sur toute une catégorie de groupes d'un coup ?
Les tags de groupe servent à organiser cela. Taguer chaque entreprise comme Groupe corporatif vous permet de voir vos partenaires corporatifs comme un ensemble dans le module Groupes, plutôt que de vous rappeler lesquels des vingt noms vont ensemble.
Retenez la limite actuelle : les rapports ventilent par nom de groupe, pas par tag de groupe. Pour un total par catégorie, filtrez le rapport sur les groupes portant ce tag plutôt que d'attendre une seule ligne Groupe corporatif.
9. Puis-je exporter tout cela ?
Oui. Le rapport Réservations et heures comporte un bouton Exporter, et chaque champ visible se retrouve dans le fichier, y compris la taille du groupe, le nom du groupe et les heures de groupe enregistrées. Choisissez vos colonnes avant d'exporter, puisque l'export suit ce qui est à l'écran.
L'export de l'horaire contient aussi les renseignements sur les groupes et les invités, ce qui vous permet de voir quelles personnes se trouvaient sous chaque réservation.
Les onglets Membres et Invités du groupe s'exportent également, ce qui reste la façon la plus rapide de remettre à un partenaire la liste des personnes venues.
10. Une réservation n'a pas de nom de groupe. Que s'est-il passé ?
Elle n'a jamais été liée à un groupe. Cela arrive quand la politique de réservation de groupe n'exige pas de lien, ou quand la réservation a été faite avant l'existence du groupe.
Deux choses à faire :
- Corriger la fiche. Ouvrez la réservation et définissez son groupe associé, ce qui la remet dans vos rapports.
- Corriger la cause. Dans la politique de réservation de groupe, activez l'exigence d'un lien vers un groupe existant, et permettez la création d'un nouveau groupe pendant la réservation pour ne pas bloquer un nouveau partenaire.
C'est de loin la raison la plus fréquente pour laquelle un bilan annuel par groupe arrive incomplet. Une réservation sans lien est invisible pour le suivi par groupe, peu importe le nombre de personnes qui s'y trouvaient.
Résumé
- Pour un seul groupe, utilisez son tableau de bord : l'onglet Horaire pour ce qui s'en vient, le Journal des réservations pour ce qui a eu lieu.
- Pour les totaux de tous les groupes, utilisez le rapport Réservations et heures.
- Heures de groupe enregistrées (+ invités) est le champ à additionner. Il inclut aussi les réservations individuelles.
- Les heures se comptent par personne. Le profil d'un responsable n'affiche que ses propres heures, délibérément.
- Les invités sans compte comptent quand même dans le total du groupe.
- Filtrez par groupe dans le rapport, et utilisez Insights pour une ventilation Groupes avec l'indicateur Heures de groupe totales.
- Les tags de groupe organisent vos groupes, mais les rapports ventilent par nom de groupe : filtrez sur les groupes tagués pour obtenir un total par catégorie.
- L'export reprend chaque colonne visible, alors choisissez vos champs d'abord.
- Une réservation sans groupe lié est invisible pour le suivi par groupe. Exigez le lien dans la politique.