Un formulaire est la façon dont l'information entre dans Vome. Une personne le remplit, et ce qu'elle a répondu peut mettre son profil à jour, l'inscrire à une séquence, l'approuver pour une opportunité, la taguer, notifier la bonne personne, et fixer le statut à partir duquel votre équipe traitera la soumission.
C'est le point à comprendre tôt. Un formulaire n'est pas qu'un questionnaire. C'est la porte d'entrée de votre processus, et la plus grande partie de ce qui se passe après une candidature dépend de la façon dont vous avez configuré le formulaire.
Trois chemins :
Quatre sortes de contenu :
Les champs de profil de base. Le prénom et le nom sont toujours recueillis, que vous les affichiez ou non. Le courriel et le numéro de téléphone peuvent être affichés ou masqués, et sont recueillis dans les deux cas. Tous se mappent automatiquement à la base de données.
Les champs de profil facultatifs. Date de naissance, âge, genre, adresse, occupation (avec le nom de l'école ou de l'entreprise), compétences, langues et biographie. Eux aussi se mappent automatiquement à la base de données.
Vos propres champs. Des questions dans plusieurs formats de réponse, des champs de pièces jointes, et des blocs d'information générale pour partager du texte, des documents, des images ou des vidéos au fil du formulaire. Les champs de question et de pièce jointe peuvent être mappés à un champ de la base de données, ce qui transforme une réponse en donnée de profil au lieu d'une information que vous lisez une fois puis ressaisissez.
Les sections structurées. Information médicale, contact d'urgence, disponibilité générale (jours de la semaine et moments de la journée), et consentement numérique, où la personne coche une reconnaissance et trace sa signature sur le formulaire, avec un document joint facultatif à lire.
À cela s'ajoutent des en-têtes de section, le glisser-déposer pour réordonner les champs, et la logique conditionnelle pour qu'un champ n'apparaisse qu'en fonction de la réponse à une question précédente.
C'est la partie la plus sous-utilisée. Toute question à sélection unique, à sélection multiple ou à sélection alimentée peut porter ses propres automatisations, ouvertes depuis le bouton Automatisations de cette question dans le constructeur.
Chaque règle est une condition sur la réponse, plus une ou plusieurs actions. La condition peut être :
Et les actions qu'elle peut exécuter :
Une règle peut contenir plusieurs actions, et une même action peut être rattachée à plusieurs options de réponse à la fois. Ainsi, « Quel programme vous intéresse ? » peut envoyer chaque réponse vers une séquence différente, taguer le profil et avertir un coordonnateur différent, depuis une seule question.
Les automatisations clés en main. Quand les choix d'une question proviennent de vos propres sites ou opportunités, vous obtenez aussi des interrupteurs plutôt que des règles, parce que la réponse désigne déjà la cible :
Un seul interrupteur, et « Quel emplacement vous convient ? » affecte la personne au site qu'elle a choisi et en avertit les administrateurs de ce site.
Les automatisations de question dépendent de ce que la personne a répondu. Les paramètres du formulaire, eux, s'appliquent à tout le monde. Sous Paramètres et automatisations, vous trouverez :
Une recommandation sur l'auto-ajout à la base de données. Si vous avez une séquence d'intégration, laissez ce réglage désactivé sur le formulaire et activez-le plutôt à la fin de la séquence. L'activer ici signifie que toute personne ayant rempli le formulaire se retrouve dans votre base de données, sélectionnée ou non. L'activer à la fin de la séquence fait de votre base de données la liste des personnes qui ont réellement complété votre processus. Voyez Comment fonctionnent les séquences sur Vome ?
Le Résumé des automatisations, dans les paramètres du formulaire, liste ensemble les réglages du formulaire et chaque règle au niveau des questions, et un clic vous amène à la question concernée. Consultez-le avant de publier un formulaire.
Chaque soumission porte un statut, et ce statut existe pour votre équipe, pas pour la personne qui a soumis. Les utilisateurs ne voient jamais un statut de soumission, quel qu'il soit, ce qui vous laisse les nommer et les utiliser comme votre processus l'exige sans vous soucier de la façon dont ils seront lus.
Six statuts sont intégrés : Nouveau, En revue, Examiné, En attente, Accepté et Refusé. Tout arrive en Nouveau.
Depuis Gérer les statuts de soumission, accessible depuis les paramètres du formulaire, la barre latérale du module Formulaires et la vue des soumissions d'un formulaire, vous pouvez aller plus loin :
Ce qui est global et ce qui est propre à un formulaire. L'ordre des statuts et les statuts intégrés que vous avez masqués sont à l'échelle de l'organisation : les modifier modifie tous les formulaires. Un statut personnalisé est la seule chose que vous pouvez restreindre : en le créant, choisissez s'il est disponible sur tous les formulaires ou seulement sur ceux que vous sélectionnez. C'est ainsi qu'un statut qui n'a de sens que pour votre candidature d'entraîneur reste absent de votre formulaire d'inscription à un événement.
Les statuts n'ont pas à être posés à la main. Utilisez l'action Définir le statut de soumission dans une automatisation de question et votre file se trie d'elle-même à mesure que les soumissions arrivent. Pour en savoir plus sur le traitement de la file, lisez Comment fonctionnent les statuts de formulaire ?
Un écran de confirmation, conçu pour la faire avancer plutôt que de la laisser dans un cul-de-sac. Là où il l'envoie dépend de ce que le formulaire vient de faire.
Si le formulaire l'a inscrite à une séquence, l'action principale est Aller à la séquence, et elle y mène directement. Cela vaut la peine d'être configuré volontairement : la personne arrive dans son intégration au moment où elle est la plus engagée, au lieu d'attendre de remarquer un courriel.
Si elle a réservé des quarts sur le formulaire, on lui propose son horaire. Sinon, on lui propose sa page d'accueil.
Fermer l'écran par le X, par Échap ou en cliquant à l'extérieur fait la même chose que l'action principale : personne n'est renvoyé sur le formulaire qu'il vient de soumettre.
Le message de suivi personnalisé. Activer Ajouter un message de notification personnalisé dans les paramètres du formulaire vous permet d'écrire votre propre objet et votre propre message, envoyés à la personne comme courriel de confirmation juste après sa soumission. Servez-vous-en pour dire ce qui se passe ensuite et dans quel délai. « Merci pour votre candidature, notre coordonnateur vous appellera dans les trois jours ouvrables » est le message que la plupart des candidats ne reçoivent jamais, et c'est la différence entre quelqu'un qui attend patiemment et quelqu'un qui se croit ignoré.
Oui. Chaque formulaire a un coordonnateur assigné qui reçoit un courriel et une notification dans l'application pour chaque nouvelle soumission, et les observateurs du formulaire reçoivent la même chose. Activez Inclure la soumission dans les courriels aux admins si vous voulez les réponses dans le courriel plutôt qu'un lien vers lequel aller les lire. Les automatisations de question peuvent avertir d'autres personnes en plus, dont les administrateurs d'un site précis ou les coordonnateurs d'une opportunité.