Que sont les contrôles de planification d'une opportunité ?
Contrôles de planification est la deuxième section des paramètres d’horaire d’une opportunité. Là où les paramètres de réservations décident ce qu’un utilisateur peut faire, ceux-ci décident quels quarts il voit et quand la porte est ouverte.
Servez-vous-en pour publier un horaire progressivement, empêcher les inscriptions le jour même, fermer les réservations un moment, ou éviter que les quarts d’une même opportunité se chevauchent.
Où trouver ces paramètres ?
Pendant la création d’une opportunité, à l’étape Personnaliser, sous Horaire. Une fois publiée, allez dans Opportunités > ouvrez l’opportunité > onglet Horaire. Ouvrez la carte Contrôles de planification et cliquez sur une ligne pour la modifier.
Aucun de ces paramètres ne restreint les administrateurs. Vous pouvez toujours réserver ou affecter quelqu’un vous-même, quoi qu’il soit configuré ici.
1. Masquer les quarts complets aux utilisateurs
Lorsque ce paramètre est activé, un quart complet sans politique de liste d’attente disparaît de la page de réservation de quarts de l’utilisateur au lieu d’y apparaître comme indisponible.
Laissez-le désactivé si vous préférez que les gens voient que le quart existe et qu’il est populaire. Activez-le quand une longue liste de quarts complets rend la page difficile à lire.
2. Fenêtre de visibilité pour la réservation de quarts
Limite jusqu’où les utilisateurs peuvent voir les quarts à venir au moment de réserver. Vos quarts existent toujours et les administrateurs les voient tous. Trois options :
Illimitée. Les utilisateurs voient tous les quarts publiés. Le réglage par défaut.
Date fixe. Masquer les quarts après une date précise. Pratique pour une saison ou une session qui se termine à une date connue.
Glissante. Afficher uniquement une fenêtre à partir d’aujourd’hui, en combinant années, mois, semaines et jours. Pratique pour publier un horaire un mois à la fois sans avoir à retoucher le paramètre.
3. Limite de réservation
Jusqu’à quand un utilisateur peut réserver ou demander un quart. Par défaut, un quart cesse d’accepter les réservations dès qu’il commence.
Jusqu’au début du quart. Le réglage par défaut.
Jusqu’à la fin du quart. Les utilisateurs peuvent réserver un quart en cours. Utile pour les activités sans rendez-vous.
Avant le jour du quart. Aucune réservation le jour même, donc vous connaissez votre nombre de participants la veille.
4. Suspendre les nouvelles réservations
Un interrupteur qui fait cesser l’opportunité d’accepter des réservations jusqu’à ce que vous le désactiviez. Les réservations existantes ne sont pas touchées.
Utilisez-le quand vous devez geler les inscriptions pendant que vous refaites l’horaire, examinez une liste d’attente ou attendez une décision.
5. Chevauchements de réservations
Décide si les utilisateurs peuvent réserver les quarts de cette opportunité lorsqu’ils chevauchent quelque chose qui est déjà à leur horaire. Ce paramètre affine ou remplace le paramètre de chevauchement de votre organisation, pour cette seule opportunité.
Hériter du paramètre de l’organisation. Utiliser la règle globale. Le réglage par défaut.
Autoriser les chevauchements. Les utilisateurs peuvent toujours chevaucher les quarts de cette opportunité, peu importe la règle de l’organisation.
Restreindre les chevauchements à cette opportunité. Les utilisateurs peuvent avoir des réservations qui se chevauchent entre opportunités, mais pas deux quarts qui se chevauchent à l’intérieur de celle-ci.
Dès que vous choisissez autre chose que Hériter, la ligne vous indique clairement que le paramètre de l’organisation est remplacé ici.
6. Planifier l’ouverture du portail de réservation
Bloque les réservations jusqu’à une date et une heure de votre choix, puis les ouvre automatiquement. Deux options :
Désactivé. Les réservations sont ouvertes maintenant. Le réglage par défaut.
Planifié. Choisissez la date et l’heure d’ouverture du portail.
C’est le paramètre à utiliser pour une inscription qui ouvre à un moment fixe, par exemple une saison qui démarre à 9 h un lundi.
Résumé
Masquer les quarts complets ne touche que l’affichage. Le quart et ses participants restent intacts.
La fenêtre de visibilité limite ce que les utilisateurs voient au moment de réserver. Elle ne supprime et ne dépublie rien.
La limite de réservation décide jusqu’à quand quelqu’un peut encore prendre une place, y compris pendant le quart si vous l’autorisez.
Suspendre les nouvelles réservations est un interrupteur manuel, et il a priorité sur l’ouverture planifiée.
Le paramètre de chevauchement peut assouplir ou resserrer la règle de votre organisation pour cette seule opportunité.
Aucun de ces paramètres ne limite ce qu’un administrateur peut faire.