Aperçu
Une automatisation est une règle qui fait avancer une personne sans qu'un administrateur ouvre sa candidature.
Elle peut se situer à trois niveaux, et choisir le mauvais fait la différence entre un parcours qui se déroule tout seul pendant la nuit et un parcours qui s'arrête discrètement. Cet article s'adresse aux administrateurs qui relient un formulaire à une séquence et à une opportunité.
1. Que fait réellement une automatisation ?
Elle affecte une personne à une séquence, à une opportunité, ou aux deux, lorsqu'un événement se produit.
C'est tout le mécanisme. Ce qui change entre les trois niveaux, c'est le moment où elle se déclenche.
2. Quels sont les trois niveaux ?
- Au niveau du formulaire. Se déclenche à la soumission, ou selon une réponse précise. Affecte la personne à une séquence ou à une opportunité.
- Au niveau de l'étape. Se déclenche en cours de séquence. L'affecte à une autre séquence ou à une autre opportunité.
- Au niveau de la séquence. Se déclenche à la fin de la séquence. Affecte ce qui vient ensuite.
Enchaînez les trois et une candidature peut arriver, être orientée, être intégrée et se retrouver approuvée pour la bonne opportunité sans qu'un administrateur l'ouvre une seule fois.
3. Quel niveau utiliser ?
Faites correspondre le niveau au moment où la décision se prend réellement.
- Au niveau du formulaire pour la première orientation, quand les réponses du formulaire suffisent à savoir où la personne doit aller. C'est celle dont la plupart des organisations ont besoin, et celle qu'on oublie le plus souvent de configurer.
- Au niveau de l'étape quand un élément apparaît en cours d'intégration et change ce dont la personne a besoin. Une étape qui révèle qu'il s'agit d'une personne mineure, ou qu'elle vise un autre programme, peut l'orienter à partir de là.
- Au niveau de la séquence pour l'approbation finale. Une personne qui a terminé la sélection est une personne que vous êtes prêt à approuver : laissez la fin de la séquence le faire.
4. Une réponse précise peut-elle déterminer l'orientation ?
Oui, et c'est tout l'intérêt d'automatiser au niveau du formulaire.
Plutôt que d'appliquer la même règle à toute personne qui soumet, vous pouvez orienter selon la façon dont elle a répondu à une question donnée. Des réponses différentes peuvent mener à des séquences ou à des opportunités différentes, de sorte qu'un seul formulaire peut servir plusieurs programmes.
5. Que se passe-t-il si je ne configure aucune automatisation ?
Les candidatures restent dans le module Formulaires jusqu'à ce que quelqu'un les remarque.
Rien n'est perdu, et vous pouvez affecter les gens à la main à tout moment. Mais cette étape manuelle est exactement le travail que les automatisations existent pour supprimer, et c'est la raison la plus courante pour laquelle une nouvelle candidature reste sans nouvelles pendant une semaine.
Résumé
- Une automatisation affecte une personne à une séquence ou à une opportunité quand un déclencheur survient.
- Le niveau formulaire se déclenche à la soumission ou selon une réponse précise.
- Le niveau étape se déclenche en cours de séquence.
- Le niveau séquence se déclenche à la fin, l'endroit naturel pour l'approbation.
- Orienter selon une réponse précise permet à un seul formulaire de servir plusieurs programmes.
- Sans automatisation, les candidatures attendent une intervention humaine dans le module Formulaires.
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