Que sont les paramètres de réclamations d'heures d'une opportunité ?
Paramètres de réclamations d’heures est la cinquième et dernière section des paramètres d’horaire d’une opportunité. Une réclamation d’heures, c’est la personne qui vous dit ce qu’elle a fait, au lieu d’un check-in qui l’enregistre. Cette section décide donc qui peut réclamer, ce qui arrive à une réclamation une fois reçue, et ce que vous recueillez avec elle.
Elle compte surtout pour le travail qui se fait en dehors d’un quart : quelqu’un qui a donné un coup de main sans être à l’horaire, ou qui est resté deux heures de plus que sa réservation.
Où trouver ces paramètres ?
Pendant la création d’une opportunité, à l’étape Personnaliser, sous Horaire. Une fois publiée, allez dans Opportunités > ouvrez l’opportunité > onglet Horaire, puis ouvrez la carte Paramètres de réclamations d’heures.
Deux types de réclamation
Plusieurs paramètres ci-dessous reposent sur cette distinction, alors autant la poser une fois :
Une réclamation au niveau de la réservation est rattachée à un quart passé pour lequel la personne était réservée.
Une réclamation au niveau de l’opportunité n’a aucune réservation derrière elle. La personne réclame des heures sur l’opportunité elle-même, ce qu’on appelle parfois la planification rétroactive.
1. Politique de réclamation d’heures personnalisée
Décide lequel de ces deux types de réclamation un utilisateur peut faire. Trois options :
Les deux. Les utilisateurs peuvent réclamer des heures pour des réservations passées et peuvent aussi générer une réclamation au niveau de l’opportunité sans réservation passée. Le réglage par défaut.
Réservations seulement. Les utilisateurs peuvent uniquement réclamer les heures liées à des réservations passées dans leur horaire, donc ils doivent avoir été affectés à un quart.
Aucun des deux. Les utilisateurs ne peuvent pas réclamer d’heures, ni au niveau de la réservation ni au niveau de l’opportunité.
Choisissez Réservations seulement quand chaque heure doit se rattacher à un quart que vous avez planifié. Choisissez Aucun des deux quand les heures vous appartiennent à consigner et non à eux à soumettre.
2. Auto-approbation des réclamations d’heures
Par défaut, chaque réclamation d’heures attend un administrateur. Trois options :
Toutes les réclamations d’heures doivent être approuvées par un admin. Le réglage par défaut.
Toutes les réclamations d’heures sont approuvées automatiquement.
Seules les réclamations liées aux quarts pour lesquels la personne était réservée sont approuvées automatiquement.
La troisième option est le juste milieu utile. Une réclamation qui porte sur un quart que vous avez planifié se vérifie en grande partie d’elle-même, donc elle passe directement, tandis qu’une réclamation qui sort de nulle part aboutit tout de même dans votre file.
3. Autoriser les utilisateurs à réclamer des heures supplémentaires
Lorsqu’un utilisateur a déjà des heures enregistrées pour une réservation de quart, ce paramètre lui permet d’en réclamer davantage par-dessus. Activez-le pour du travail qui dépasse régulièrement, et laissez-le désactivé si les heures prévues sont les heures.
4. Politique de soumission de formulaire
Exige la soumission d’un formulaire précis avec la réclamation. Elle s’applique au flux de réclamation au niveau de l’opportunité, lorsque l’utilisateur n’était pas déjà réservé pour un quart.
Cette portée est tout l’intérêt du paramètre. Une réclamation non planifiée est celle dont vous savez le moins, donc c’est là que poser quelques questions rapporte : ce qu’ils ont fait, où, et qui le leur a demandé.
5. Politique de notes
Contrôle si les utilisateurs sont invités à ajouter une note lors de la réclamation d’heures, et si cette note est obligatoire. Trois états :
Désactivée. Aucune note n’est demandée.
Demander une note. Le champ de note apparaît mais peut rester vide.
L’ajout d’une note est obligatoire. Une note doit être saisie avant que la réclamation puisse être soumise.
Une note est la version légère du paramètre 4. Quand un formulaire est plus que ce dont vous avez besoin, une note obligatoire vous donne tout de même une ligne de contexte sur chaque réclamation.
Résumé
Les réclamations d’heures sont de deux types : rattachées à une réservation passée, ou faites sur l’opportunité sans réservation derrière.
Le paramètre 1 décide quels types les utilisateurs peuvent faire, y compris désactiver les réclamations entièrement.
L’auto-approbation peut être désactivée, activée pour tout, ou activée seulement pour les réclamations liées à une vraie réservation.
Les heures supplémentaires par-dessus un quart déjà consigné sont un interrupteur distinct.
La politique de soumission de formulaire s’applique uniquement aux réclamations au niveau de l’opportunité, pas à celles au niveau de la réservation.
La politique de notes est l’option plus légère, et elle peut être facultative ou obligatoire.