Que sont les paramètres de réservations par les utilisateurs d'une opportunité ?
Paramètres de réservations par les utilisateurs est la première section des paramètres d’horaire d’une opportunité. Elle décide de ce qu’un utilisateur approuvé peut faire par lui-même : voir les quarts, les réserver, les annuler, et combien il peut en prendre.
Ces paramètres ne s’appliquent qu’aux utilisateurs. Un administrateur peut toujours affecter, réserver et annuler au nom de quelqu’un, peu importe ce qui est configuré ici.
Où trouver ces paramètres ?
À deux endroits, et ce sont les mêmes paramètres dans les deux cas :
Pendant la création d’une opportunité, à l’étape Personnaliser, sous Horaire.
Une fois publiée, allez dans Opportunités > ouvrez l’opportunité > onglet Horaire.
Chaque ligne affiche l’option actuellement appliquée. Cliquez n’importe où sur la ligne, ou sur la pastille Modifier, pour la changer.
1. Limiter l’accès à la consultation ou réservation des quarts
Par défaut, dès qu’un utilisateur est approuvé pour l’opportunité, il voit tous ses quarts à venir et peut les réserver. Ce paramètre restreint cela. Trois options :
Les utilisateurs approuvés peuvent voir et réserver des quarts. Le réglage par défaut.
Les utilisateurs approuvés peuvent voir les quarts, mais ne peuvent pas les réserver. Utile quand vous voulez montrer ce qui s’en vient tout en décidant vous-même qui va où.
Les utilisateurs approuvés ne peuvent ni voir ni réserver les quarts. Tous les quarts deviennent privés et seuls les administrateurs peuvent y affecter des personnes.
La pastille sur la ligne l’affiche sous forme de deux icônes, une pour la visibilité et une pour la réservation, afin de lire l’état appliqué d’un coup d’œil.
2. Horaire flexible
Permet aux utilisateurs approuvés de générer leurs propres quarts sur cette opportunité plutôt que de choisir parmi les quarts que vous avez créés. Le cas typique est un mentor qui inscrit les rencontres prévues avec son ou sa mentée. Le quart apparaît à l’horaire de l’utilisateur et le coordonnateur en est avisé.
3. Réservation instantanée
Lorsque la réservation instantanée est activée, un utilisateur approuvé qui réserve un quart est confirmé immédiatement, sans intervention administrative. Lorsqu’elle est désactivée, réserver crée une demande de quart que vous approuvez ou refusez.
Ce seul paramètre change le comportement de deux autres, donc mieux vaut le trancher tôt. Voyez les paramètres 8 et 9 plus bas.
4. Limiter le nombre de réservations par utilisateur
Par défaut, un utilisateur approuvé peut réserver autant de quarts qu’il le souhaite. Vous pouvez plafonner cela par utilisateur, compté en quarts ou en heures, et facultativement seulement à l’intérieur d’une plage de dates.
Aucune limite. Le réglage par défaut.
Nombre de quarts. Déterminez un minimum et/ou un maximum de quarts.
Nombre d’heures. Déterminez un minimum et/ou un maximum d’heures.
Un minimum est une cible d’engagement plutôt qu’un blocage, donc utilisez le maximum quand vous avez besoin d’un vrai plafond. La plage de dates décide quelles réservations comptent dans la limite, donc la laisser vide fait compter toutes les réservations.
5. Politique d’annulation personnalisée
Par défaut, les utilisateurs peuvent annuler jusqu’à 12 heures avant le début du quart. Vos options :
Les utilisateurs peuvent annuler jusqu’à 12 heures avant le début du quart (par défaut).
Définir une fenêtre d’annulation personnalisée, exprimée en semaines, jours et heures avant l’heure de début.
Les utilisateurs peuvent annuler à tout moment avant l’heure de début du quart.
Les utilisateurs ne peuvent pas annuler une fois qu’ils sont des participants réservés. Ils doivent vous contacter.
6. Notifier les utilisateurs éligibles lorsqu’une place se libère
Quand quelqu’un annule sa place sur un quart qui était entièrement réservé, ce paramètre annonce la place libérée aux autres utilisateurs approuvés. Le cas couvert est un quart qui passe de 5/5 à 4/5.
Éligible signifie que l’utilisateur n’est exclu par aucun des éléments suivants :
la limite de réservations du paramètre 4,
la règle sur les chevauchements de réservations,
le fait d’être déjà participant réservé sur ce même quart.
7. Demande de motif d’annulation
Décide si on demande à l’utilisateur pourquoi il annule.
Sans demande. Ne pas demander de motif.
Optionnel. Demander, mais autoriser un champ vide.
Obligatoire. Un motif doit être fourni avant que l’annulation passe.
Un article dédié couvre ce paramètre, et explique où les motifs apparaissent ensuite : Utiliser la demande de motif d’annulation sur Vome.
8. Demandes de quart refusées
Une fois que vous avez refusé la demande de quart de quelqu’un, peut-il redemander le même quart ?
Ne peut pas redemander.
Peut redemander.
Peut redemander s’il reste des places.
Ne s’applique que lorsque la réservation instantanée est désactivée. Avec la réservation instantanée activée, les utilisateurs sont réservés tout de suite, donc il n’y a aucune demande à refuser.
9. Demandes de quart
Deux décisions sur les demandes en attente, lues ensemble sur une même ligne.
Afficher les demandes en attente aux utilisateurs. Montre aux utilisateurs combien de places du quart ont déjà été demandées et attendent votre approbation. Une demande en attente ne réserve pas la place, donc sans cette option un quart très demandé semble encore grand ouvert.
Nombre maximal de demandes en attente. Empêche un quart d’accepter de nouvelles demandes une fois qu’assez d’entre elles attendent, pour qu’un arriéré ne s’accumule pas sur un seul quart. Choisissez Aucune limite, un nombre fixe de demandes par quart, ou un nombre de demandes par place du quart. Approuver ou refuser une demande libère de nouveau la place.
Comme le paramètre 8, cela ne compte que lorsque la réservation instantanée est désactivée.
Résumé
Ces paramètres régissent ce que les utilisateurs peuvent faire seuls. Les administrateurs n’en sont jamais limités.
Le paramètre 1 contrôle séparément la visibilité et la réservation autonome, donc vous pouvez montrer des quarts sans les ouvrir.
La réservation instantanée décide si une réservation est immédiate ou devient une demande que vous approuvez.
Les paramètres 8 et 9 ne sont actifs que lorsque la réservation instantanée est désactivée.
La notification de place libérée exige que les annulations soient permises, sinon il n’y a rien à annoncer.
Les limites de réservations se comptent en quarts ou en heures, et peuvent être restreintes à une plage de dates.