Forfait requis : inviter des administrateurs fonctionne avec tous les forfaits. Créer des rôles d'administrateur personnalisés, abordés à la section 4, exige le forfait Entreprise ou Ultime.

Aperçu

Parce que cinq choses ne fonctionnent dans Vome qu'à partir du moment où votre collègue possède un compte admin, et la plus importante, ce sont les notifications.

Tant que la personne qui pilote un programme n'est pas administratrice, chaque notification concernant ce programme aboutit chez vous, et vous devenez le relais. C'est exactement ce que l'invitation fait cesser.

Seul le titulaire du compte peut gérer l'accès administratif. Si ce n'est pas vous, il s'agit d'une demande à formuler plutôt que d'une tâche à faire. Cet article s'adresse aux administrateurs.

1. Pourquoi seuls les admins peuvent-ils être coordinateurs ou observateurs ?

Parce qu'un coordinateur est une personne-ressource désignée à l'intérieur de la plateforme, et que la plateforme ne peut désigner qu'un compte qu'elle connaît. Un profil de votre base de données est une personne que vous gérez. Un admin est une personne qui gère.

Les deux rôles se distinguent :

• Coordinateur. La personne-ressource de l'élément, qui en reçoit les notifications.
• Observateur. Tenu informé, sans être la personne-ressource.

Vous pouvez les désigner sur :

• les formulaires, pour que les nouvelles soumissions parviennent à la personne qui doit agir;
• les séquences, pour être averti à mesure que les gens avancent dans les étapes;
• les opportunités, pour les nouvelles demandes comme les demandes de quart et les réclamations d'heures. La personne qui coordonne l'opportunité devient aussi le coordinateur par défaut de chacun de ses quarts;
• les quarts, pour les actions du jour même comme les nouvelles réservations et les annulations;
• les cours, pour la progression dans les chapitres.

Désigner un coordinateur ne garantit pas qu'il sera alerté. Ce que chacun reçoit dépend aussi de ses propres paramètres de notification : une personne qui a désactivé les siennes restera silencieuse, peu importe le nombre d'éléments qu'elle coordonne.

2. Qu'est-ce que chaque admin obtient sur son tableau de bord ?

Sa propre vue du compte, plutôt que la vôtre.

Les admins peuvent épingler à leur tableau de bord les formulaires, les séquences et les opportunités qui les concernent, de sorte que le travail dont ils sont responsables est la première chose qu'ils voient en se connectant.

3. Les admins peuvent-ils utiliser le clavardage de Vome ?

Oui. Les admins peuvent s'écrire en privé, être ajoutés à des discussions de groupe et communiquer avec les personnes de votre base de données.

Cela compte plus qu'il n'y paraît. Les notifications de clavardage n'atteignent que les personnes qui ont un compte : un admin est donc aussi le seul type de collègue que vous pouvez joindre par la plateforme plutôt que par sa boîte courriel.

4. À quoi servent les rôles d'administrateur ?

À restreindre ce qu'un administrateur peut atteindre, au lieu de remettre à chaque collègue les clés de tout le compte.

Le titulaire du compte crée un rôle, puis l'affecte à autant d'admins qu'il le souhaite. Chaque admin ne détient qu'un seul rôle à la fois. Un rôle contrôle les modules qu'un admin peut ouvrir et, séparément, ce qu'il peut y faire, puisque créer, modifier et supprimer sont des permissions distinctes.

C'est ce dont ont besoin les organisations multi-sites et toutes celles qui ont une véritable hiérarchie : un coordinateur de site qui gère son site et rien d'autre.

Pour en créer un, allez dans Utilisateurs et accès et cliquez sur Gérer les rôles. La création et la gestion de rôles d'administrateur personnalisés exigent le forfait Entreprise ou Ultime.

Si vous gérez plus d'un emplacement, lisez Quelles sont les meilleures pratiques pour créer des rôles d'administration pour la segmentation multi-localisation ? avant de commencer à construire vos rôles.

5. Chaque administrateur coûte-t-il quelque chose ?

Sur un forfait payant, oui. Chaque administrateur occupe un siège administratif sur votre abonnement : il vous faut donc un siège libre avant qu'une invitation puisse aboutir.

Les sièges s'ajoutent dans le module Abonnement, que seul le titulaire du compte peut ouvrir. Votre utilisation actuelle est affichée sur l'écran Utilisateurs et accès, sous la forme du nombre de sièges utilisés sur le nombre disponible.

Résumé

• Seuls les admins peuvent être coordinateurs ou observateurs : tant qu'un collègue n'a pas de compte, ses notifications vous reviennent.
• Le coordinateur est la personne-ressource et reçoit les notifications. L'observateur est tenu informé sans en porter la responsabilité.
• Coordinateurs et observateurs se désignent sur les formulaires, les séquences, les opportunités, les quarts et les cours.
• Un coordinateur désigné doit tout de même avoir ses propres notifications activées.
• Les admins obtiennent un tableau de bord où épingler leur travail, et accès au clavardage.
• Les rôles d'administrateur restreignent l'accès et exigent le forfait Entreprise ou Ultime.
• Chaque admin occupe un siège, et les sièges s'ajoutent par le titulaire du compte dans Abonnement.

Pour aller plus loin

• Comment inviter d'autres admins ?
• Quelles sont les meilleures pratiques pour créer des rôles d'administration pour la segmentation multi-localisation ?