Meilleures pratiques pour créer des rôles d'administration pour la segmentation multi-localisation

Vue d'ensemble

Dans Vome, la segmentation multi-emplacements peut désigner différents départements, zones géographiques, opérations ou programmes. Les Titulaires de compte devront peut-être créer des rôles d'administration pour accorder différents utilisateurs d'administration divers niveaux d'accès ou restrictions dans le portail d'administration.

Le facteur le plus crucial dans la mise en place de ces rôles d'administration est de déterminer quels profils chaque admin verra dans la base de données. La meilleure façon de contrôler cela est en utilisantRestrictions de balise de profil.

Guide étape par étape sur les rôles d'administration multi-localisation

1. Utiliser les balises de profil pour la segmentation

Pour vous assurer que les administrateurs ne voient que les profils pertinents dans la base de données, procédez comme suit :

• Créer une balise de profilqui correspond à un endroit ou à un ministère précis (p. ex., " Emplacement A ").
• Attribuer la balise de profilaux profils pertinents.
• Créer un rôle d'administration(p. ex., " Gestionnaire de localisation A ") et restreindre l'accès dans les modules Base de données et formulaires afin que l'administrateur ne puisse afficher les profils et les soumissions de formulaires qu'avec la balise " Emplacement A ".

2. Automatisation des affectations de balises de profil

Pour rationaliser l'attribution des balises de profil, vous pouvez tirer parti de l'automatisation:

a) Attribuer des balises de profil via les réponses au formulaire

• Ajoutez une question à un formulaire qui aide à catégoriser les candidats (p. ex., " Quel domaine vous intéresse ? ")
• Configurer Vome pourauto-attribuer une balise de profilen fonction de la réponse de l'utilisateur (p. ex., sélectionner " Emplacement A " attribue la balise " Emplacement A ").

b) Attribuer automatiquement une étiquette de profil sur soumission de formulaire

• Quelles que soient les réponses fournies, configurez le formulaire pour qu'il soit automatiquementattribuer une balise de profil spécifiquesur soumission.

c) Attribuer automatiquement une étiquette de profil basée sur les étapes de séquence

• Attribuer une balise de profil lorsqu'un utilisateurcomplète une certaine étapedans une séquence.
• Attribuer une balise de profilà la fin d'une séquencelorsqu'un utilisateur a réussi toutes les étapes.

Optimisation de la gestion des formulaires multi-localisation

Si votre organisation opère sur plusieurs emplacements et que vous souhaitez centraliser des formulaires (p. ex., une seule demande ou un seul formulaire d'intégration pour tous les emplacements), suivez ces pratiques exemplaires :

1. Supprimer les coordonnateurs de formulaire

Au lieu d'affecter un coordinateur de formulaire, utilisez l'automatisation pour informer les administrateurs en fonction des réponses aux formulaires.

2. Utiliser une question de sélection pour les notifications automatisées

• Inclure unQuestion unique ou multi-sélection(p. ex., " Quel emplacement demandez-vous?)
• Mettre en place l'automatisation pouravertir des utilisateurs spécifiques adminbasé sur la réponse.

3. Restreindre la visibilité de soumission par balises de profil

• Lors de la configuration des rôles d'administration, configurez les paramètres de manière à ce que les administrateurs puissentne voir que les soumissionsà partir de profils marqués avec des balises de profil spécifiques.

Manipulation des formulaires dans les séquences

Si les formulaires Vome sont utilisés au sein d'une séquence, suivez ces meilleures pratiques :

• Les administrateurs seront notifiéslorsqu'un volontaire soumet un formulaire via une notification Séquence.
• Aucun coordinateur de formulaire n'est nécessairepour les formulaires intégrés dans des séquences.
• Remarque importante:Si plusieurs séquences sont liées à la même entrée de formulaire, assurez-vous que les administrateurs sont configurés pour recevoir des notifications pertinentes.

En suivant ces étapes, vous pouvez segmenter efficacement les rôles d'administration et vous assurer que chaque emplacement ou département ne gère que les profils pertinents pour eux.

Accès aux notes et fichiers (rôles d'administration personnalisés)

L'éditeur de rôles comprend une section Notes et fichiers, accessible dans Utilisateurs et accès > Rôles > Créer/Modifier un rôle, entre Données de profil et Groupes. Elle contrôle ce qu'un administrateur avec rôle personnalisé peut faire avec les sections Notes et pièces jointes du profil et Fichiers d'un profil.

Ces paramètres s'appliquent uniquement aux administrateurs avec rôle personnalisé. Les Titulaires de compte et les Super administrateurs ne sont pas concernés. Chaque paramètre est réglé par défaut sur un accès complet, de sorte que les rôles existants conservent leur comportement actuel à moins que vous ne les modifiiez.

Ce rôle d'administration peut-il ajouter des notes sur un profil ?

• Oui (par défaut) : L'administrateur voit la zone habituelle « Ajouter une note » sur un profil.
• Non : La zone d'ajout de note est remplacée par un cadenas et le message « Vous n'avez pas la permission d'ajouter des notes. » L'action est également bloquée côté serveur, elle ne peut donc pas être contournée.

Quelles notes ce rôle d'administration peut-il voir ?

• Voir toutes les notes (par défaut) : Inclut les notes partagées par d'autres administrateurs.
• Voir uniquement les notes qu'il a créées : L'administrateur voit ses propres notes, et non les notes ajoutées par d'autres administrateurs sur ce profil.
• Ne voir aucune note : La section Notes est verrouillée avec un message « aucune permission ».

Ce paramètre régit aussi la modification et la suppression. Un administrateur ne peut agir que sur les notes qu'il est autorisé à voir.

Ce rôle d'administration peut-il voir la section Fichiers d'un profil ?

• Oui (par défaut) : La section Fichiers fonctionne normalement et affiche les fichiers regroupés à partir des notes, des séquences d'intégration et d'autres sources.
• Non : La section Fichiers est verrouillée, le nombre de fichiers est masqué et les fichiers ne sont jamais chargés.

L'application des règles est effectuée de bout en bout, à la fois sur les données de notes et de fichiers et sur la page de profil elle-même, de sorte qu'un administrateur restreint ne peut réellement pas accéder aux données, et pas seulement aux boutons.

Visibilité des notifications pour les coordinateurs et les observateurs

Auparavant, un administrateur restreint par site ou par balise qui était coordinateur ou observateur de formulaire ou de séquence pouvait tout de même être notifié au sujet de profils qu'il ne pouvait pas réellement voir sur le tableau de bord. Vous pouvez désormais limiter ces notifications afin qu'elles correspondent à ce que l'administrateur peut voir.

Cette option apparaît sous forme de case à cocher dans l'éditeur de rôles, mais uniquement lorsqu'une restriction de visibilité est déjà activée pour ce rôle :

• Section Formulaires (« Accès aux soumissions de formulaires » réglé sur Par sites ou Par balises) : une case à cocher intitulée « Notifier uniquement au sujet des soumissions de formulaires provenant de profils que cet administrateur peut voir ».
• Section Séquences (accès au tableau de bord des séquences réglé sur Par sites ou Par balises) : une case à cocher intitulée « Notifier uniquement au sujet des mises à jour de séquences provenant de profils que cet administrateur peut voir ».

Lorsque l'accès est réglé sur « Tous », il n'y a rien à restreindre, donc la case à cocher n'apparaît pas.

Fonctionnement

• Cochée (par défaut) : L'administrateur ne reçoit ses notifications de coordinateur ou d'observateur que pour les profils qu'il peut voir sur ce tableau de bord. S'il ne peut pas voir un profil, il ne sera pas notifié des soumissions de formulaires ni des mises à jour d'étapes de séquence de ce profil.
• Décochée : L'administrateur est notifié au sujet de tout le monde, qu'il puisse voir le profil ou non. C'est le comportement d'origine.

« Peut voir » utilise les mêmes règles de visibilité que le tableau de bord, de sorte que les notifications correspondent toujours à ce qui apparaît sur le tableau de bord des formulaires ou des séquences. Cela respecte à la fois les liens de site et la portée par balise de profil.

Remarques importantes

• Cela s'applique uniquement aux formulaires et aux séquences, pour les coordinateurs comme pour les observateurs. Les opportunités ne sont pas concernées, car elles n'utilisent pas la même visibilité par profil selon le site ou la balise.
• Cela n'affecte que les administrateurs avec rôle personnalisé qui ont une restriction. Les administrateurs ayant un accès « Tous » et les administrateurs non personnalisés continuent de recevoir toutes leurs notifications.
• Le paramètre est activé par défaut, y compris pour les rôles existants. Cela signifie que les rôles existants restreints par site ou par balise cesseront immédiatement de notifier au sujet des profils que ces administrateurs ne peuvent pas voir. Pour qu'un rôle reçoive de nouveau toutes les notifications, il suffit de décocher la case sur ce rôle.