Vue d'ensemble

Dans Vome, la segmentation multi-sites peut correspondre à des départements, à des régions, à des opérations ou à des programmes différents. Les titulaires de compte ont souvent besoin de créer des rôles d'administration pour donner à chaque administrateur son propre niveau d'accès dans le portail d'administration.

La décision la plus importante est de déterminer quels profils chaque administrateur verra dans la base de données. Le meilleur moyen de contrôler cela est la restriction par tags de profil.

1. Utiliser les tags de profil pour segmenter

Pour qu'un administrateur ne voie que les profils qui le concernent :

• Créez un tag de profil qui correspond à un site ou à un département précis, par exemple « Site A ».
• Affectez ce tag aux profils concernés.
• Créez un rôle d'administration, par exemple « Gestionnaire du site A », et restreignez son accès dans les modules Base de données et Formulaires pour qu'il ne voie que les profils et les soumissions portant le tag « Site A ».

2. Automatiser l'affectation des tags de profil

Vous n'avez pas à poser ces tags à la main. Trois automatisations font le travail.

a) Affecter un tag selon la réponse à un formulaire

• Ajoutez au formulaire une question qui classe le candidat, par exemple « Quel site vous intéresse ? ».
• Configurez Vome pour qu'il affecte automatiquement un tag de profil selon la réponse choisie : sélectionner « Site A » affecte le tag « Site A ».

b) Affecter un tag à la soumission du formulaire

• Quelles que soient les réponses, le formulaire peut affecter un tag de profil précis dès qu'il est soumis.

c) Affecter un tag depuis une étape de séquence

• Affectez un tag de profil lorsqu'une personne termine une étape précise d'une séquence.
• Affectez un tag de profil à la fin d'une séquence, une fois toutes les étapes franchies.

3. Gérer des formulaires communs à plusieurs sites

Si votre organisation couvre plusieurs sites et que vous voulez un seul formulaire de candidature ou d'intégration pour tous, voici la façon de faire.

Retirez les coordonnateurs de formulaire

Plutôt que de désigner un coordonnateur, servez-vous de l'automatisation pour avertir le bon administrateur selon les réponses reçues.

Utilisez une question à choix pour déclencher les notifications

• Ajoutez une question à choix unique ou multiple, par exemple « Pour quel site posez-vous votre candidature ? ».
• Configurez une automatisation pour avertir les administrateurs concernés selon la réponse.

Restreignez la visibilité des soumissions par tag de profil

• Dans le rôle d'administration, réglez l'accès pour que l'administrateur ne voie que les soumissions des profils portant les tags que vous choisissez.

4. Les formulaires placés dans une séquence

• Les administrateurs sont avisés lorsqu'une personne soumet un formulaire, par la notification de séquence.
• Aucun coordonnateur de formulaire n'est nécessaire pour un formulaire intégré à une séquence.
• À surveiller : si plusieurs séquences pointent vers le même formulaire, vérifiez que les bons administrateurs sont configurés pour recevoir les notifications.

En suivant ces étapes, chaque site ou département ne gère que les profils qui le concernent.

Accès aux notes et fichiers (rôles d'administration personnalisés)

L'éditeur de rôles comprend une section Notes et fichiers, accessible dans Utilisateurs et accès > Rôles > Créer ou modifier un rôle, entre Données de profil et Groupes. Elle contrôle ce qu'un administrateur avec rôle personnalisé peut faire avec les sections Notes et pièces jointes du profil et Fichiers d'un profil.

Ces paramètres s'appliquent uniquement aux administrateurs avec rôle personnalisé. Les titulaires de compte et les super administrateurs ne sont pas concernés. Chaque paramètre est réglé par défaut sur un accès complet, de sorte que les rôles existants conservent leur comportement actuel à moins que vous ne les modifiiez.

Ce rôle d'administration peut-il ajouter des notes sur un profil ?

• Oui (par défaut) : l'administrateur voit la zone habituelle « Ajouter une note » sur un profil.
• Non : la zone d'ajout de note est remplacée par un cadenas et le message « Vous n'avez pas la permission d'ajouter des notes. » L'action est aussi bloquée sur nos serveurs, elle ne peut donc pas être contournée.

Quelles notes ce rôle d'administration peut-il voir ?

• Voir toutes les notes (par défaut) : y compris les notes partagées par d'autres administrateurs.
• Voir uniquement les notes qu'il a créées : l'administrateur voit ses propres notes, et non celles ajoutées par d'autres administrateurs sur ce profil.
• Ne voir aucune note : la section Notes est verrouillée avec un message d'absence de permission.

Ce paramètre régit aussi la modification et la suppression. Un administrateur ne peut agir que sur les notes qu'il est autorisé à voir.

Ce rôle d'administration peut-il voir la section Fichiers d'un profil ?

• Oui (par défaut) : la section Fichiers fonctionne normalement et affiche les fichiers regroupés à partir des notes, des séquences d'intégration et d'autres sources.
• Non : la section Fichiers est verrouillée, le nombre de fichiers est masqué et les fichiers ne sont jamais chargés.

La règle est appliquée de bout en bout, à la fois sur les données et sur la page de profil elle-même. Un administrateur restreint n'a donc réellement pas accès aux données, et pas seulement aux boutons.

Visibilité des notifications pour les coordonnateurs et les observateurs

Auparavant, un administrateur restreint par site ou par tag qui était coordonnateur ou observateur d'un formulaire ou d'une séquence pouvait tout de même être avisé au sujet de profils qu'il ne pouvait pas voir sur le tableau de bord. Vous pouvez désormais aligner ces notifications sur ce que l'administrateur voit réellement.

L'option apparaît sous forme de case à cocher dans l'éditeur de rôles, mais uniquement lorsqu'une restriction de visibilité est déjà activée pour ce rôle :

• Section Formulaires (« Accès aux soumissions de formulaires » réglé sur Par sites ou Par tags) : une case intitulée « Notifier uniquement au sujet des soumissions de formulaires provenant de profils que cet administrateur peut voir ».
• Section Séquences (accès au tableau de bord des séquences réglé sur Par sites ou Par tags) : une case intitulée « Notifier uniquement au sujet des mises à jour de séquences provenant de profils que cet administrateur peut voir ».

Lorsque l'accès est réglé sur « Tous », il n'y a rien à restreindre, donc la case n'apparaît pas.

Fonctionnement

• Cochée (par défaut) : l'administrateur ne reçoit ses notifications de coordonnateur ou d'observateur que pour les profils qu'il peut voir sur ce tableau de bord. S'il ne peut pas voir un profil, il n'est avisé ni de ses soumissions de formulaires ni de ses mises à jour d'étapes de séquence.
• Décochée : l'administrateur est avisé au sujet de tout le monde, qu'il puisse voir le profil ou non. C'est le comportement d'origine.

« Peut voir » utilise les mêmes règles de visibilité que le tableau de bord, de sorte que les notifications correspondent toujours à ce qui apparaît sur le tableau de bord des formulaires ou des séquences. Cela respecte à la fois les liens de site et la portée par tag de profil.

Remarques importantes

• Cela s'applique uniquement aux formulaires et aux séquences, pour les coordonnateurs comme pour les observateurs. Les opportunités ne sont pas concernées, car elles n'utilisent pas la même visibilité par profil selon le site ou le tag.
• Cela ne touche que les administrateurs avec rôle personnalisé qui ont une restriction. Les administrateurs ayant un accès « Tous » et les administrateurs non personnalisés continuent de recevoir toutes leurs notifications.
• Le paramètre est activé par défaut, y compris pour les rôles existants. Les rôles déjà restreints par site ou par tag cesseront donc immédiatement de notifier au sujet des profils que ces administrateurs ne peuvent pas voir. Pour qu'un rôle reçoive de nouveau toutes les notifications, décochez la case sur ce rôle.