Meilleures pratiques pour créer des rôles d'administration pour la segmentation multi-localisation

Vue d'ensemble

Dans Vome, la segmentation multi-emplacements peut désigner différents départements, zones géographiques, opérations ou programmes. Les Titulaires de compte devront peut-être créer des rôles d'administration pour accorder différents utilisateurs d'administration divers niveaux d'accès ou restrictions dans le portail d'administration.

Le facteur le plus crucial dans la mise en place de ces rôles d'administration est de déterminer quels profils chaque admin verra dans la base de données. La meilleure façon de contrôler cela est en utilisantRestrictions de balise de profil.

Guide étape par étape sur les rôles d'administration multi-localisation

1. Utiliser les balises de profil pour la segmentation

Pour vous assurer que les administrateurs ne voient que les profils pertinents dans la base de données, procédez comme suit :

• Créer une balise de profilqui correspond à un endroit ou à un ministère précis (p. ex., " Emplacement A ").
• Attribuer la balise de profilaux profils pertinents.
• Créer un rôle d'administration(p. ex., " Gestionnaire de localisation A ") et restreindre l'accès dans les modules Base de données et formulaires afin que l'administrateur ne puisse afficher les profils et les soumissions de formulaires qu'avec la balise " Emplacement A ".

2. Automatisation des affectations de balises de profil

Pour rationaliser l'attribution des balises de profil, vous pouvez tirer parti de l'automatisation:

a) Attribuer des balises de profil via les réponses au formulaire

• Ajoutez une question à un formulaire qui aide à catégoriser les candidats (p. ex., " Quel domaine vous intéresse ? ")
• Configurer Vome pourauto-attribuer une balise de profilen fonction de la réponse de l'utilisateur (p. ex., sélectionner " Emplacement A " attribue la balise " Emplacement A ").

b) Attribuer automatiquement une étiquette de profil sur soumission de formulaire

• Quelles que soient les réponses fournies, configurez le formulaire pour qu'il soit automatiquementattribuer une balise de profil spécifiquesur soumission.

c) Attribuer automatiquement une étiquette de profil basée sur les étapes de séquence

• Attribuer une balise de profil lorsqu'un utilisateurcomplète une certaine étapedans une séquence.
• Attribuer une balise de profilà la fin d'une séquencelorsqu'un utilisateur a réussi toutes les étapes.

Optimisation de la gestion des formulaires multi-localisation

Si votre organisation opère sur plusieurs emplacements et que vous souhaitez centraliser des formulaires (p. ex., une seule demande ou un seul formulaire d'intégration pour tous les emplacements), suivez ces pratiques exemplaires :

1. Supprimer les coordonnateurs de formulaire

Au lieu d'affecter un coordinateur de formulaire, utilisez l'automatisation pour informer les administrateurs en fonction des réponses aux formulaires.

2. Utiliser une question de sélection pour les notifications automatisées

• Inclure unQuestion unique ou multi-sélection(p. ex., " Quel emplacement demandez-vous?)
• Mettre en place l'automatisation pouravertir des utilisateurs spécifiques adminbasé sur la réponse.

3. Restreindre la visibilité de soumission par balises de profil

• Lors de la configuration des rôles d'administration, configurez les paramètres de manière à ce que les administrateurs puissentne voir que les soumissionsà partir de profils marqués avec des balises de profil spécifiques.

Manipulation des formulaires dans les séquences

Si les formulaires Vome sont utilisés au sein d'une séquence, suivez ces meilleures pratiques :

• Les administrateurs seront notifiéslorsqu'un volontaire soumet un formulaire via une notification Séquence.
• Aucun coordinateur de formulaire n'est nécessairepour les formulaires intégrés dans des séquences.
• Remarque importante:Si plusieurs séquences sont liées à la même entrée de formulaire, assurez-vous que les administrateurs sont configurés pour recevoir des notifications pertinentes.

En suivant ces étapes, vous pouvez segmenter efficacement les rôles d'administration et vous assurer que chaque emplacement ou département ne gère que les profils pertinents pour eux.