Que sont les ressources, et qui peut les voir ?
Aperçu
Les ressources vous permettent de remettre aux gens les documents et les liens dont ils ont besoin, sans avoir à les renvoyer par courriel à chaque nouvelle cohorte.
Deux choses déroutent les administrateurs, et il vaut mieux les clarifier avant de téléverser quoi que ce soit : une ressource n'est pas un fichier, et un dossier ne cache rien. Cet article s'adresse aux administrateurs.
1. Qu'est-ce qu'une ressource au juste ?
Une ressource est un conteneur nommé. Vous y placez des fichiers téléversés, des liens, ou les deux, et rien ne vous limite à un seul élément par ressource.
Cela change la façon de structurer les choses. L'ensemble des documents d'un rôle, par exemple une lettre de bienvenue, une politique en PDF et un lien vers une page de réservation externe, forme une meilleure ressource unique nommée « Trousse de bienvenue » que trois ressources séparées que les gens doivent trouver une par une.
2. Les dossiers vous organisent, vous
Les dossiers existent pour que les administrateurs s'y retrouvent dans une longue liste. Déplacer une ressource dans un dossier ne change pas qui peut la voir.
Un dossier peut être lié à un ou plusieurs Sites. Cela le réserve aux administrateurs qui travaillent à ces sites, ce qui est utile quand plusieurs sites tiennent leurs propres documents. Cela reste un contrôle côté administration, et cela ne dit rien sur les personnes qui voient les ressources à l'intérieur.
Qui voit une ressource se règle sur la ressource elle-même, à chaque fois.
3. Les deux façons de restreindre une ressource
Ouvrez les paramètres de visibilité depuis la carte de la ressource, ou depuis la barre d'actions groupées quand vous en avez sélectionné plusieurs. Vous disposez d'un interrupteur et d'un jeu de conditions.
Administrateurs seulement. Personne en dehors de votre équipe d'administration ne la voit. Activer cette option efface les conditions déjà définies, puisqu'elles n'ont plus de sens. La désactiver ne les ramène pas, alors notez ce que vous aviez.
Conditions. Laissez « administrateurs seulement » désactivé, puis activez autant des six conditions que nécessaire.
4. Quelles sont les six conditions ?
- Actif dans la base de données. Uniquement les personnes dont le profil est actif.
- A terminé une séquence. Vous pouvez viser des séquences précises, ce qui garde le matériel de formation à l'écart de ceux qui n'ont pas commencé la formation.
- Affecté à une opportunité. Vous pouvez viser des opportunités précises, pour que les documents d'un rôle n'atteignent que ce rôle.
- Âge. Un opérateur et un âge, par exemple 18 ans et plus.
- Lié à un site. Vous pouvez viser des sites précis.
- Tags de profil. Choisissez les tags, puis indiquez si la personne doit en avoir au moins un, tous, ou aucun.
Cette dernière option mérite l'attention. Le critère aucun vous permet de cacher un contenu à un groupe plutôt que de le révéler à un autre, ce qui donne souvent une règle plus courte à écrire.
5. Les conditions se combinent avec ET
Activez-en deux et la personne doit satisfaire les deux, pas l'une ou l'autre. Trois conditions veut dire les trois.
C'est la cause habituelle du « pourquoi personne ne voit ça ». Chaque condition ajoutée réduit l'audience, et il est facile d'empiler quatre règles raisonnables qui, ensemble, ne décrivent presque personne. Le panneau affiche un résumé en langage clair de la règle à mesure que vous la construisez : lisez cette ligne avant d'enregistrer.
6. Que se passe-t-il pour une personne dont vous ignorez l'âge ?
Si vous posez une règle d'âge, vous tranchez aussi cette question. Trois réponses possibles :
- Lui cacher la ressource. Le comportement par défaut, et le bon choix pour tout ce qui est réellement réservé à un âge.
- La lui montrer. Raisonnable quand le contenu est simplement plus pertinent pour un groupe d'âge.
- Ignorer la règle d'âge pour elle. Elle est alors jugée sur vos autres conditions seulement.
Ne passez pas vite sur ce point. Si vous recueillez la date de naissance de façon inégale, le groupe des inconnus peut être bien plus grand que vous ne le pensez, et ce réglage décide du sort de tout ce groupe.
7. Attention : régler la visibilité en lot remplace ce que chaque ressource avait
Sélectionner plusieurs ressources et ouvrir les paramètres de visibilité produit un effet inattendu. Le panneau s'ouvre vide plutôt que de fusionner leurs règles actuelles, et ce que vous enregistrez écrase chaque ressource sélectionnée.
Donc si vous sélectionnez dix ressources pour ajouter une condition de tag, vous ne l'ajoutez pas. Vous remplacez dix jeux de règles par celui que vous venez de construire, et celles que vous n'avez pas regardées ont disparu.
Le mode groupé est le bon outil quand vous voulez qu'un ensemble de ressources finisse identique, ce qui arrive souvent juste après une importation. Quand certaines ont déjà des règles à conserver, modifiez-les une par une.
8. À quoi sert le statut inactif ?
Une ressource peut être désactivée. Elle sort de la circulation sans être supprimée, et elle conserve les règles de visibilité que vous aviez configurées.
C'est ce qu'il faut pour tout contenu saisonnier. Désactiver une ressource en février et la réactiver en juin est bien plus sûr que la supprimer puis reconstruire ses conditions de mémoire.
9. Le même panneau pilote vos distinctions
Les distinctions du module Reconnaissance utilisent exactement ce panneau, avec les six mêmes conditions et le même comportement ET.
C'est bon à savoir parce que le raisonnement se transpose. Une fois que vous avez su décrire « les personnes ayant terminé l'intégration au site nord » pour une ressource, c'est la même règle qui décide qui peut obtenir une distinction.
Résumé
- Une ressource est un conteneur qui regroupe plusieurs fichiers et liens, pas un fichier unique.
- Les dossiers ne cachent rien. Ils organisent les administrateurs, et leurs liens vers des Sites déterminent quels administrateurs y accèdent.
- Une nouvelle ressource est visible par tout le monde. Restreignez volontairement.
- Soit « administrateurs seulement », soit jusqu'à six conditions. La première option efface les conditions.
- Les conditions : actif dans la base, a terminé une séquence, affecté à une opportunité, âge, lié à un site, et tags de profil.
- Les tags se comparent avec au moins un, tous ou aucun, ce qui permet de cacher à un groupe au lieu de révéler à un autre.
- Les conditions se combinent avec ET, donc chaque ajout réduit l'audience.
- Une règle d'âge force une décision sur les dates de naissance inconnues : cacher, montrer ou ignorer.
- La visibilité en lot écrase chaque ressource sélectionnée avec une règle construite à partir de rien.
- Le statut inactif retire une ressource sans perdre ses règles.
- Les distinctions du module Reconnaissance utilisent les mêmes conditions.