Rapports, vues personnalisées et Gérer les champs

Aperçu

Les rapports répondent aux questions que les autres vous posent : un bailleur de fonds, un conseil, une coordination scolaire, un assureur.

L'essentiel est déjà construit : le travail consiste généralement à filtrer, choisir des colonnes et enregistrer cet agencement pour ne jamais le refaire. Cet article s'adresse aux administrateurs.

1. Quels rapports ai-je déjà ?

Regardez ici avant de construire quoi que ce soit. Ils couvrent les questions que les organisations reçoivent réellement :

Heures consignées, celui que tout bailleur de fonds réclame
Arrivées et départs
Listes de quarts, qui était prévu et qui s'est présenté
Contacts d'urgence, pour la personne qui dirige l'activité
Renseignements médicaux, là où vous en recueillez
Anniversaires
Historique d'appartenance aux sites, pour les organisations multi-sites

2. À quoi sert Gérer les champs ?

Chaque liste dans Vome affiche un ensemble de colonnes, et Gérer les champs est l'endroit où vous les choisissez.

Afficher ou masquer n'importe quel champ, y compris les vôtres
Réordonner les colonnes, pour que ce que vous lisez d'abord vienne en premier
Enregistrer l'agencement comme vue personnalisée nommée

3. Qu'est-ce qu'une vue personnalisée ?

Un rapport enregistré. C'est la fonction la plus utile de ce module, et la plus négligée.

Une vue personnalisée retient trois choses ensemble :

Les filtres. Vos filtres de données sont enregistrés avec la vue : elle s'ouvre déjà restreinte aux enregistrements qui vous intéressent, plutôt que sur toute la base de données.
Les champs. Quelles colonnes sont affichées et lesquelles sont masquées.
L'ordre. Comment ces colonnes sont disposées, de gauche à droite.

Nommez-la, enregistrez-la, et elle est à un clic pour toujours. Le rapport trimestriel du bailleur de fonds cesse d'être quarante minutes de reconstruction pour devenir un élément à sélectionner.

Les vues personnalisées ne servent pas qu'aux rapports. Elles fonctionnent pour vos formulaires, votre base de données et vos rapports, et toutes vos vues enregistrées sont regroupées au même endroit : vous ne cherchez pas celle que vous avez créée le trimestre dernier.

4. Puis-je faire charger une vue automatiquement ?

Oui. Ouvrez la vue et choisissez En faire ma vue par défaut.

Dès lors, cette vue se charge immédiatement chaque fois que vous ouvrez cette page, au lieu de la liste standard. Si quatre-vingt-dix pour cent de votre travail se passe dans une seule tranche filtrée de la base de données, cela vous épargne les trois mêmes clics tous les jours.

C'est propre à chaque page et à chaque personne : votre défaut ne change rien à ce que voit un collègue.

5. Le piège : réorganiser sans enregistrer modifie vos valeurs par défaut

C'est le comportement qui surprend, et il est silencieux.

Si vous changez les colonnes sans enregistrer le résultat comme vue personnalisée, cet agencement devient la valeur par défaut de vos listes Actifs et Archivés. Vous ne l'avez pas demandé, rien ne vous a vraiment averti, et une semaine plus tard vos listes semblent fausses sans que personne comprenne pourquoi.

La plupart des administrateurs gardent ces deux listes complètes, avec tous les champs, et créent des vues personnalisées pour les agencements sur mesure. Donc quand vous avez fini d'organiser vos colonnes, enregistrez le tout comme vue.

6. Si je supprime une vue, est-ce que je perds des données ?

Non. Supprimer une vue personnalisée ne retire que l'agencement enregistré. Vos profils, vos soumissions et vos enregistrements restent intacts.

C'est bon à savoir, car cela rend les vues sûres à expérimenter. Créez-en une, essayez-la, supprimez-la si elle ne convenait pas.

7. Quel rapport avec les exports ?

Les exports reprennent votre agencement. Les colonnes que vous avez choisies sont celles que vous obtenez, en Excel, CSV ou PDF.

C'est la vraie raison de préparer une vue avant une échéance de reddition de comptes plutôt que pendant. L'export ne vaut que ce que vaut l'agencement derrière lui.

8. Par quoi commencer ?

Partez de ceux qui vous demandent des choses, et faites de chaque demande une vue enregistrée.

Bailleurs de fonds et subventions : heures, effectifs et impact, généralement à échéance fixe et dans le format de quelqu'un d'autre. Créez la vue une fois et réutilisez-la à chaque cycle.
Opérations quotidiennes : qui est prévu, qui s'est présenté, quels quarts manquent de monde. Se lit chaque semaine : c'est celle-là à mettre par défaut.
Conformité et sécurité : autorisations, décharges, contacts d'urgence, renseignements médicaux. Préparez-les maintenant : le moment où vous en avez besoin n'est jamais celui où vous avez le temps de les construire.
Reconnaissance : heures par personne, anniversaires, seuils à souligner.

9. Pourquoi une colonne manque-t-elle dans mon export ?

Parce qu'elle est masquée dans l'agencement d'où vous avez exporté.

Ouvrez Gérer les champs, vérifiez que le champ est affiché, puis exportez de nouveau. S'il s'agit d'un champ personnalisé créé récemment, vérifiez qu'il est activé pour cette liste plutôt que de supposer que les nouveaux champs apparaissent partout.

Résumé

Consultez les rapports prêts à l'emploi avant de construire quoi que ce soit.
Gérer les champs détermine les colonnes d'une liste et leur ordre.
Une vue personnalisée enregistre ensemble les filtres, les champs et l'ordre des colonnes, sous un nom, à un clic.
Les vues personnalisées fonctionnent pour les formulaires, la base de données et les rapports, et sont toutes regroupées au même endroit.
En faire ma vue par défaut la charge automatiquement chaque fois que vous ouvrez cette page.
Réorganiser sans enregistrer change discrètement la valeur par défaut des listes Actifs et Archivés. Enregistrez plutôt une vue.
Supprimer une vue supprime l'agencement, jamais les données.
Les exports reprennent l'agencement : préparez la vue avant l'échéance, pas pendant.

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