Comment affecter des quarts récurrents à un profil ?
Aperçu
Inscrire une personne à un horaire qui se répète suppose deux choses : que les quarts existent, et que la personne y soit inscrite.
La façon de faire la seconde moitié dépend entièrement de la façon dont vous avez fait la première : commencez donc par là. Les quarts et les réservations exigent Vome Pro ou supérieur.
1. Créez les quarts sous forme de série
Au moment de créer les quarts, choisissez Quarts récurrents plutôt qu'une plage de dates.
- Dans le menu de navigation de gauche, allez à l'onglet Horaire.
- En haut à gauche, cliquez sur Créer des quarts.
- Choisissez Quarts récurrents, puis fixez la date de début, les plages horaires et le motif de répétition.
- Laissez la date de fin vide pour un engagement continu, ou fixez-en une si l'entente se termine vraiment.
- Au besoin, pré-affectez des profils ici, pour que les personnes déjà connues soient inscrites à tous les quarts dès le départ.
Une série est une règle qui reste vivante : Vome continue de générer des quarts à l'avance. C'est cette propriété qui rend l'étape suivante possible.
2. Ajoutez la personne à la série
C'est la méthode à privilégier chaque fois que l'engagement est continu.
- Depuis l'onglet Horaire, ouvrez Gérer les séries récurrentes.
- Sélectionnez la série.
- Sous Participants de la série, utilisez Ajouter des participants à la série.
- Choisissez les profils, fixez une date de début si l'engagement ne commence pas immédiatement, puis cliquez sur Ajouter à la série.
La personne est dès lors inscrite à tous les quarts à venir de la série, et à tous ceux que Vome créera plus tard. Vous n'avez pas à y revenir.
3. Affecter en lot des quarts existants
C'est l'ancienne méthode, et elle reste le bon outil dans deux cas : les quarts ont été créés par plage de dates plutôt qu'en série, ou vous voulez ajouter une personne à des dates précises.
Depuis la base de données :
- Dans le menu de navigation de gauche, allez à la Base de données.
- Cochez la case à gauche du profil.
- Cliquez sur le bouton Actions qui apparaît.
- Cliquez sur Affecter des quarts.
- Filtrez la grille par titre d'opportunité, jours de la semaine, etc. Sélectionnez tout, ou choisissez des quarts un par un, puis enregistrez.
Vous pouvez lancer le même flux depuis l'onglet Horaire : bouton Actions en haut à droite, puis Affecter les quarts à venir.
4. Attention : l'affectation groupée ne touche que les quarts déjà existants
C'est la raison d'être de la méthode par série, et le piège de la méthode groupée.
L'affectation groupée inscrit la personne aux quarts présents à votre horaire à ce moment précis. Elle ne crée aucune entente permanente. Donc si les quarts viennent d'une plage de dates et que vous en générez d'autres plus tard, la personne n'est inscrite à aucun d'eux, et rien ne vous le signale. Vous l'apprenez quand un quart que vous croyiez couvert se révèle vide.
Avec une série, ajouter quelqu'un une fois crée un engagement qui se poursuit. Cette différence vaut bien plus que les quelques clics que coûte l'une ou l'autre méthode.
5. Retirer une personne d'un horaire récurrent
La même asymétrie s'applique à l'inverse.
Dans une série, retirer une personne demande jusqu'où va le changement : ce quart seulement, ce quart et les suivants, ou tous les quarts. Mettre fin à un engagement à partir d'une date choisie est une seule action.
Sur des quarts issus d'une plage de dates, il n'y a pas de série à quitter. Vous retirez la personne de chaque quart restant.
Résumé
- Pour un engagement continu, créez les quarts en série, pas en plage de dates.
- Ajoutez la personne depuis Gérer les séries récurrentes > Participants de la série > Ajouter des participants à la série, avec une date de début au besoin.
- Elle est alors inscrite à tous les quarts à venir et à ceux générés plus tard.
- L'affectation groupée ne couvre que les quarts existants : il faut la refaire chaque fois que d'autres sont créés.
- Servez-vous de l'affectation groupée pour les lots par plage de dates ou pour des dates précises.
- Retirer une personne d'une série se fait avec une portée; sur des quarts autonomes, c'est un par un.