Plage de dates ou série ? Deux façons de créer des quarts récurrents
Aperçu
Au moment de créer des quarts, Vome propose deux façons d'en produire plusieurs d'un coup : la plage de dates et la série. Les deux options s'excluent, le choix se fait à la création, et il est facile de le faire à la légère parce que les deux semblent faire la même chose. Dans les deux cas, votre calendrier se remplit de quarts identiques à l'œil.
La différence apparaît plus tard, et elle coûte cher à ce moment-là. Cet article s'adresse aux administrateurs qui doivent trancher.
1. Ce que la plage de dates crée vraiment
La description de Vome est précise : la plage de dates « crée un lot fini de quarts indépendants entre les dates de début et de fin choisies. Chaque quart est autonome, et les modifications comme les changements de participants ne se répercutent pas sur les autres. »
Deux mots portent tout le sens.
Fini. Vous indiquez une date de fin et la génération s'arrête. Il ne reste rien de continu derrière.
Autonome. Une fois générés, les quarts n'ont plus de lien entre eux. Vome ne retient pas qu'ils viennent d'un même modèle. Ce sont simplement quarante quarts qui se ressemblent.
2. Ce que la série crée
Une série est une règle accompagnée d'un modèle, et elle reste vivante. Chaque quart daté est généré à partir de cette règle, un peu comme un événement récurrent dans une application de calendrier.
Parce que la règle persiste :
- Une modification au niveau de la série se propage à tous les quarts à venir.
- Laisser la date de fin vide fait s'étendre l'horaire indéfiniment. Vome génère environ six mois à l'avance et continue.
- Les gens peuvent s'inscrire à tout l'horaire récurrent en une seule action, au lieu de réserver chaque occurrence.
- Ajouter quelqu'un depuis la vue de la série l'inscrit à tous les quarts à venir, à partir d'une date que vous choisissez.
3. La différence en une phrase
Une plage de dates est un événement déjà passé dans votre calendrier. Une série est une règle encore active.
Tout le reste découle de là.
4. Ce que la plage de dates vous coûte ensuite
Rien de tout cela n'est un défaut. C'est ce que veut dire « autonome », et cela mérite d'être vu avant de s'engager.
- Un changement d'heure devient N modifications. Le créneau du mardi passe de 9 h à 9 h 30, et il n'existe aucun « celui-ci et les suivants » pour l'appliquer. Vous ouvrez chaque quart restant.
- Un habitué devient N réservations. Quelqu'un s'engage pour tous les mardis de l'année, et il n'y a rien où l'inscrire. Vous l'ajoutez quart par quart, et de nouveau pour chaque quart créé plus tard.
- Un départ devient N retraits, avec le même problème à l'envers.
- Ça s'arrête en silence. La plage se termine, les quarts cessent d'apparaître, et rien ne vous avertit. En général, ce sont les gens venus pour aider qui le remarquent.
- Il n'y a aucun engagement à analyser. Vous avez des présences à quarante quarts distincts plutôt qu'une personne inscrite à un horaire.
5. Pourquoi une série reste gérable
C'est la partie à connaître avant de décider, parce que la série fait bien plus que « se répéter ».
Chaque changement demande sa portée. Modifier, annuler, affecter ou retirer : vous choisissez entre ce quart seulement, ce quart et les suivants, ou tous les quarts. La même portée s'applique aux participants, donc mettre fin à l'engagement d'une personne à partir d'une date est une seule action.
Les exceptions survivent aux modifications groupées. Si vous avez personnalisé un quart précis, une modification ultérieure au niveau de la série évite les champs que vous avez changés à la main : votre exception n'est pas écrasée en silence. Quand vous voulez au contraire que la valeur de la série l'emporte, une case « Forcer tous les quarts à correspondre à la série » apparaît et nomme les champs qu'elle effacera.
Vous pouvez agir sur des quarts qui n'existent pas encore. Annulez ou modifiez une date au-delà de la fenêtre de génération et Vome enregistre l'instruction, puis l'applique en créant cette date.
S'inscrire et se retirer sont de vraies notions. Si les paramètres de série sont activés sur l'opportunité, les gens s'inscrivent à l'horaire récurrent, en choisissant au besoin une date de début et une durée d'engagement selon les limites que vous fixez. Le retrait offre ses propres portées, y compris la planification d'un dernier jour.
6. Attention : chaque combinaison jour et heure forme sa propre série
Si vous montez un lot avec plus d'un jour de la semaine ou plus d'une plage horaire, vous n'obtenez pas une seule série. Chaque combinaison de jour et de créneau devient une série distincte.
Ainsi, lundi 9 h à 12 h plus mercredi 13 h à 16 h produit deux séries, gérées séparément. C'est généralement souhaitable, puisqu'une personne engagée le lundi ne s'est pas engagée le mercredi. Cela veut dire par contre qu'une modification au niveau de la série touche l'une et pas l'autre : planifiez vos motifs volontairement plutôt que de tout cocher d'un coup.
7. Quand la plage de dates est le bon choix
Ce n'est pas un piège, c'est un autre outil. Utilisez-la quand la suite de quarts est vraiment finie et vraiment sans lien :
- Un événement ponctuel sur plusieurs jours. Un festival de trois jours, c'est trois jours à couvrir, pas un engagement continu.
- Une campagne avec une fin ferme. Une collecte saisonnière de six semaines qui ne se prolongera pas.
- Des quarts qui diffèrent de toute façon. Si vous prévoyez personnaliser la plupart d'entre eux, le modèle partagé ne vous apporte rien.
- Personne ne s'engage sur le motif. Si les gens réservent une date à la fois et ne pensent jamais « mon mardi », vous n'avez pas besoin d'un horaire auquel s'inscrire.
8. Puis-je convertir un lot en série ?
Non. Il n'existe aucune action de conversion. Les quarts issus d'une plage de dates restent autonomes toute leur vie.
Changer d'avis suppose d'annuler les quarts restants et de créer une série à leur place, donc aussi de réinscrire toutes les personnes déjà inscrites. Cette asymétrie est la raison d'y penser dès la création : choisir une série dont vous n'aviez pas besoin ne vous coûte presque rien, alors que choisir une plage de dates quand il fallait une série vous coûte une reconstruction.
Résumé
- La plage de dates crée un lot fini de quarts autonomes. La série crée une règle vivante avec un modèle partagé.
- Avec une plage de dates, les modifications, ajouts et retraits se font quart par quart, pour toujours.
- Une plage de dates s'arrête en silence à son terme. Une série sans date de fin continue de s'étendre.
- Une série donne une portée à chaque changement : ce quart, ce quart et les suivants, ou tous.
- Les personnalisations ponctuelles survivent aux modifications de série, sauf si vous forcez la correspondance.
- Les gens s'inscrivent à une série et s'en retirent comme d'un engagement, au lieu de réserver chaque date.
- Chaque combinaison de jour et de plage horaire forme sa propre série.
- La plage de dates reste gagnante pour les événements ponctuels, les campagnes à durée fixe et les quarts sur lesquels personne ne s'engage.
- La conversion de l'un vers l'autre est impossible, donc choisissez volontairement dès la création.