Une opportunité est un conteneur utilisé dans Vome pour organiser les personnes, la planification, le suivi des heures et les communications.
Les organisations utilisent généralement les opportunités pour regrouper des personnes par rôle, poste, affectation, activité, tâche, événement, comité, entrevue, formation, orientation ou tout autre type de participation. En d’autres termes, une opportunité peut représenter l’unité d’implication qui convient le mieux à votre organisation.
Une fois les utilisateurs approuvés pour une opportunité, celle-ci peut devenir l’endroit où ils peuvent :
s’auto-planifier ou être affectés à des quarts par un administrateur ;
faire le suivi de leur présence sur place ou soumettre des réclamations d’heures ;
communiquer avec leur coordonnateur par clavardage ou courriel, ou participer aux salons de clavardage de l’opportunité et des quarts, si ces options sont activées.
Pour créer une nouvelle opportunité, commencez dans le module Opportunités.
Cliquez sur + Nouvelle opportunité pour commencer.
ℹ️ Note : Lors de la création de votre première opportunité, vous créerez également votre première catégorie dans le processus.
ℹ️ Note : Si vous préférez créer vos catégories d’abord, cliquez sur Gérer les catégories et créez-les à l’avance. Ainsi, lorsque vous créerez vos opportunités, vous pourrez simplement sélectionner une catégorie existante au lieu de la créer au moment même.
La création d’une nouvelle opportunité dans Vome comprend trois étapes : Détails, Personnaliser et Mise en page.
Utilisez cet article pour saisir les informations principales de l’opportunité, revoir les paramètres facultatifs, configurer la page de l’opportunité et publier lorsque tout est prêt. Tous les paramètres peuvent être modifiés plus tard.
Dans Détails, saisissez les informations principales de l’opportunité.
ℹ️ Note : Les champs suivants sont facultatifs lors de la création d’une opportunité : Tags d’opportunité, Qualifications, Observateurs et Lier à un site.
ℹ️ Note : Lier une opportunité à un site est facultatif, mais recommandé pour les organisations qui utilisent le module Sites.
ℹ️ Note : Tous les paramètres de l’opportunité peuvent être modifiés plus tard.
Saisissez le nom de l’opportunité.
Ajoutez la description que les utilisateurs verront sur la page de l’opportunité.
Une catégorie sert à regrouper des opportunités liées entre elles à des fins d’organisation et de rapports. Dans la plupart des cas, les catégories agissent comme des dossiers.
Par exemple, si votre organisation gère plusieurs programmes, la Catégorie peut représenter le programme, tandis que les Opportunités à l’intérieur de cette catégorie représentent les rôles individuels.
Si votre organisation organise de nombreux événements spéciaux, la Catégorie peut être Événements spéciaux, les Opportunités peuvent représenter les événements individuels, et les Quarts à l’intérieur de ces opportunités peuvent représenter les rôles précis, les dates et les heures.
Téléversez ou sélectionnez une image de couverture pour l’opportunité.
Choisissez le type d’engagement pour l’opportunité.
Définissez le lieu par défaut de l’opportunité.
Si vous choisissez Sur place, l’opportunité inclut par défaut des fonctionnalités intégrées de présence et de suivi des heures. Cela permet aux bénévoles d’effectuer leur check-in/check-out à l’aide des méthodes de présence disponibles et de soumettre des heures selon les paramètres de votre opportunité.
Si vous choisissez À distance, les fonctionnalités de check-in/check-out ne sont pas offertes. Les utilisateurs recevront plutôt un rappel pour réclamer leurs heures à la fin de leur quart.
ℹ️ Note : Le lieu sélectionné sur l’opportunité est seulement le lieu par défaut. Lorsque les quarts seront créés plus tard, ce lieu pourra être remplacé par un lieu personnalisé pour des quarts individuels.
Choisissez le Coordonnateur de l’opportunité. Vous pouvez aussi ajouter des Observateurs au besoin.
Les qualifications sont fournies à titre informatif seulement. Elles ne contrôlent pas l’approbation, l’accès ou l’admissibilité à l’opportunité.
Elles servent plutôt à mettre en évidence des informations importantes sur le type de personne à qui l’opportunité convient. Lorsqu’elles sont affichées dans la Mise en page, elles apparaissent dans un format visuel conçu pour présenter plus clairement les exigences, attentes ou expériences souhaitées aux utilisateurs.
Les tags d’opportunité sont aussi fournis à titre informatif seulement. Ils ne contrôlent pas l’approbation, l’accès ou l’admissibilité à l’opportunité.
Lorsqu’ils sont visibles pour les utilisateurs, les tags peuvent apparaître sur la page de l’opportunité et peuvent aussi servir à filtrer les opportunités sur la page de votre organisation. Cela aide les utilisateurs à parcourir les opportunités selon un point de donnée précis, comme un lieu, une compétence, un champ d’intérêt, un type de programme ou toute autre étiquette que votre organisation souhaite rendre visible et filtrable.
Du côté administratif, les tags d’opportunité peuvent aussi servir de méthode supplémentaire de regroupement entre plusieurs opportunités. Alors que les Catégories regroupent les opportunités dans une seule structure, les Tags d’opportunité peuvent être appliqués à des opportunités de catégories différentes pour faire du regroupement transversal, de l’organisation et des rapports.
ℹ️ Note : Les Qualifications et les Tags d’opportunité sont fournis à titre informatif seulement. Ils ne contrôlent pas l’approbation, l’accès ou l’admissibilité à l’opportunité.
Vous pouvez, au besoin, lier l’opportunité à un site.
La section Personnaliser est entièrement facultative, mais elle comprend des paramètres importants qui influencent la façon dont les utilisateurs interagissent avec l’opportunité.
Utilisez les Paramètres de réservations par les utilisateurs pour contrôler comment les utilisateurs peuvent voir et réserver des quarts.
Vous pouvez y configurer des éléments comme l’accès à la consultation ou à la réservation des quarts, l’activation de l’Horaire flexible ou de la Réservation instantanée, les limites de réservations, les règles d’annulation et les notifications lorsqu’une place se libère après une annulation.
Utilisez les Paramètres de Check-In/Out pour gérer la façon dont la présence est enregistrée pour l’opportunité.
Lorsque le check-in/check-out est activé, les bénévoles peuvent généralement enregistrer leur présence de deux façons :
en balayant le Code QR de pointage affiché sur place par l’organisation ;
en utilisant le Kiosque de présence, soit un lien généré depuis le portail administrateur et ouvert sur un appareil à l’accueil des bénévoles, où les utilisateurs peuvent rechercher leur nom et effectuer leur check-in ou check-out.
ℹ️ Note : Le Code QR de pointage est habituellement imprimé et affiché sur place par l’organisation. Le Kiosque de présence est généré dans le portail administrateur et est généralement ouvert sur un appareil situé à l’accueil des bénévoles.
Vous pouvez aussi configurer d’autres paramètres liés à la présence, comme le comportement du check-in dans l’application, les exigences liées au code QR, la validation basée sur la proximité, l’auto-check-in/out et les moments où le check-in ou le check-out devient disponible.
Utilisez les Paramètres de réclamations d’heures pour contrôler comment les utilisateurs réclament et soumettent leurs heures bénévoles.
Cette section permet de définir les politiques de réclamation d’heures, les paramètres d’approbation, les permissions pour réclamer des heures supplémentaires ainsi que les exigences liées aux notes ou aux formulaires.
Utilisez la section Recrutement pour créer des flux de recrutement dynamiques qui déterminent comment les utilisateurs progressent dans le processus de recrutement pour l’opportunité.
Cela est utile si vous devez recruter :
de nouveaux bénévoles ;
des bénévoles actuels ;
différents groupes d’utilisateurs selon des conditions précises.
Vous pouvez construire différents parcours de recrutement selon votre processus et le type d’utilisateur que vous souhaitez orienter vers l’opportunité.
La Visibilité est l’un des paramètres les plus importants dans la configuration de l’opportunité.
Elle contrôle qui peut découvrir l’opportunité avant d’y être approuvé.
🌐 Publique
L’opportunité est visible à tout visiteur ou utilisateur Vome qui arrive sur la page de votre organisation. Vous pouvez aussi partager directement l’URL publique, ce qui permet aux gens d’ouvrir la page de l’opportunité même s’ils ne sont pas encore utilisateurs ou ne se trouvent pas encore dans votre base de données.
🔒 Semi-privée
L’opportunité est visible uniquement aux personnes qui correspondent aux conditions de visibilité que vous définissez.
🔗 Privée
L’opportunité n’est pas visible à moins que vous ne partagiez le lien direct.
⚠️ Important : Ces paramètres de visibilité s’appliquent uniquement aux personnes qui ne sont pas encore approuvées pour l’opportunité. Les utilisateurs déjà approuvés continueront de voir l’opportunité sur leur page d’accueil bénévole.
Deux types de salons de clavardage sont disponibles dans Communications :
Discussion de l’opportunité
Chaque nouvel utilisateur approuvé pour l’opportunité est automatiquement ajouté à la discussion de l’opportunité.
Discussion de quarts
Une discussion distincte est créée pour chaque quart publié. Chaque nouvel utilisateur réservé sur ce quart est automatiquement ajouté à la discussion du quart correspondant.
Utilisez Mise en page pour contrôler ce qui apparaît sur la page d’atterrissage de l’opportunité et dans quel ordre.
Depuis le panneau de gauche, vous pouvez réorganiser les sections, les masquer ou ajouter un bloc personnalisé.
L’aperçu à droite montre comment la page de l’opportunité apparaîtra aux utilisateurs.
Vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer des sections comme :
Lieu ;
Engagement ;
Horaire flexible ;
Qualifications ;
Détails de l’organisation.
Cela vous permet de contrôler la quantité d’information affichée sur la page de l’opportunité.
Une fois les détails requis saisis et les paramètres facultatifs revus, cliquez sur Publier.
✅ Conseil : Vous n’avez pas besoin de finaliser tous les paramètres avant de publier. Vous pourrez revenir plus tard pour modifier les détails de l’opportunité, les paramètres de personnalisation et la mise en page.
Une fois qu’une opportunité a été publiée, elle peut être dupliquée pour créer la suivante.
C’est fortement recommandé lorsque vous créez des opportunités similaires, car les paramètres de personnalisation existants peuvent rester les mêmes. Vous n’aurez alors qu’à modifier quelques détails, comme le Titre, la Description ou d’autres informations propres à l’opportunité.