Pour la plupart des organisations, le recrutement commence dans le module Formulaires. Le premier formulaire soumis est le principal point d'entrée de votre processus, et il porte souvent un nom comme Formulaire de candidature, Formulaire d'intérêt ou Formulaire d'inscription.
Lorsqu'une personne ouvre ce formulaire pour la première fois, Vome lui demande d'abord de créer un compte : prénom, nom, courriel, numéro de téléphone et mot de passe. Elle poursuit ensuite avec vos questions personnalisées.
Le premier formulaire remplit donc deux rôles à la fois. Il crée le compte Vome de la personne et il lance votre flux de recrutement.
Quatre questions, dont les réponses façonnent toute la configuration :
Répondez-y d'abord. Ces choix déterminent la construction du formulaire, le parcours d'intégration, les automatisations et les opportunités.
Pour la plupart des organisations :
Lien sur votre site ou vos communications > formulaire Vome > création du compte > soumission > sélection et examen > intégration, opportunité ou affectation à un quart
Vous obtenez ainsi un point d'entrée central, là où vous recueillez les renseignements de profil, les questions de sélection, les documents téléversés, les signatures numériques, les accusés de réception de politiques et tout ce qui est propre à votre organisation.
Un formulaire Vome possède un lien direct que vous pouvez partager partout. Les organisations le placent généralement :
Le nom du formulaire est libre. Choisissez celui qui reflète le degré réel de sélection : « Formulaire de candidature » annonce un examen, « S'inscrire » annonce une porte ouverte.
Chaque fois que vous voulez examiner quelqu'un avant de le laisser aller plus loin. Le formulaire peut recueillir les détails de la candidature, des questions de sélection, des documents téléversés, des signatures numériques, ainsi que les disponibilités, l'admissibilité et les intérêts.
Une fois la soumission examinée, vous pouvez affecter une séquence d'intégration, une opportunité, un quart unique ou un horaire de quarts récurrents, selon le degré de structure dont vous avez besoin.
Seulement si votre processus est ouvert et exige peu ou pas de sélection. Un calendrier de quarts sur le formulaire permet de postuler et de réserver une place d'un seul coup, ce qui convient aux événements publics, aux campagnes d'inscription ponctuelles et aux inscriptions simples.
Une configuration typique : l'opportunité est l'événement, et chaque quart est une date et une heure précises à l'intérieur.
À noter : le calendrier de quarts n'a rien d'obligatoire. Si vous préférez ne pas mêler la planification à la candidature, servez-vous du formulaire uniquement pour le recrutement, la sélection et l'intégration, puis affectez les opportunités ou les quarts ensuite.
Ce sont deux décisions distinctes, et c'est le point que l'on manque le plus souvent.
Puisqu'elles sont distinctes, vous pouvez placer votre sélection au niveau qui vous convient :
| Configuration | Ce qui se passe | Convient à |
|---|---|---|
| Examiner les deux manuellement | Vous approuvez la personne, puis chaque demande de quart. | Un contrôle serré, des rôles délicats. |
| Approuver l'opportunité automatiquement, examiner le quart | La personne entre immédiatement dans l'opportunité, mais vous confirmez chaque date. | Des personnes globalement admissibles dont la présence à une date donnée doit rester gérée. |
| Tout approuver automatiquement | Avec la réservation immédiate, choisir un quart sur le formulaire le réserve aussitôt. | Les inscriptions publiques ouvertes où la rapidité prime sur la sélection. |
La réservation immédiate est ce qui supprime l'attente du côté des quarts. Une fois activée, la demande est approuvée automatiquement au lieu de rester dans votre file.
Les formulaires en prennent en charge deux types, qui se déclenchent à des moments différents.
Les automatisations liées à une question sont déclenchées par une réponse précise, ce qui les rend idéales sur les questions à liste : choix unique, choix multiple ou champs Vome préremplis. Selon la réponse, Vome peut affecter une séquence, une opportunité, des tags de profil, des sites, ou aviser les administrateurs.
Les automatisations liées au formulaire se déclenchent à la soumission, quelles que soient les réponses. Elles peuvent affecter des opportunités, des séquences, des sites et des tags de profil, et envoyer un message de suivi. Ce message fait aussi office d'accusé de réception ou de courriel des prochaines étapes.
Généralement non. Pour la plupart des organisations, mieux vaut attendre que le candidat ait terminé l'intégration et été examiné, afin que votre base de données active ne contienne que des personnes réellement acceptées.
L'exception : un processus à faible sélection où vous acceptez presque tout le monde. L'activer y réduit le travail administratif et accélère l'accueil.
Vous n'êtes pas obligé d'affecter chaque personne à une opportunité à la main. Beaucoup d'organisations préfèrent laisser les gens parcourir et s'inscrire aux opportunités qui correspondent à leurs intérêts, à leurs disponibilités ou à leurs qualifications. Cette approche de type marché fait vivre le recrutement au niveau des opportunités.
Vome le permet grâce aux paramètres de visibilité des opportunités, qui contrôlent qui voit quoi, aux règles fondées sur le profil, qui déterminent l'admissibilité, et aux règles de recrutement, qui définissent comment une personne devient approuvée.