Comment fonctionne le module Groupes sur Vome ?
Aperçu
Un groupe est une fiche nommée qui représente une organisation qui fait du bénévolat chez vous : une entreprise, une école, une paroisse, une famille. Vous y rattachez des personnes, vous y rattachez des réservations, et le partenariat possède dès lors un historique que vous pouvez additionner.
Cet article fait le tour du module lui-même : la création d'un groupe, le contenu de son tableau de bord, les tags de groupe et les outils de rangement dont vous aurez besoin dès que vous dépasserez quelques groupes. Cet article s'adresse aux administrateurs.
1. Un groupe et une réservation de groupe, est-ce la même chose ?
Non, et c'est la confusion la plus fréquente.
- Une réservation de groupe, c'est une personne qui réserve plusieurs places sur un quart de travail. Elle vit sur le quart, elle est encadrée par une politique de réservation de groupe, et elle fonctionne avec Pro sans aucun groupe.
- Un groupe, c'est une fiche nommée dans le module Groupes à laquelle des personnes et des réservations appartiennent. Cela demande le forfait Entreprise.
Vous pouvez utiliser les réservations de groupe indéfiniment sans jamais créer un seul groupe. Ce que vous ne pourrez pas faire, c'est les additionner par organisation après coup, car sans groupe il n'y a rien à additionner. Voir Politiques de réservation de groupe : chaque paramètre expliqué pour le volet réservation.
2. Comment créer un groupe ?
Allez dans Groupes dans le menu de gauche et cliquez sur + Nouveau groupe.
La fenêtre de création demande trois choses :
- Nom du groupe, obligatoire. C'est le nom qui suivra chaque réservation faite par le groupe, alors choisissez la forme que vous voulez voir dans vos rapports et tenez-vous-y.
- Description, facultative.
- Sites, facultatif, et pertinent seulement si vous utilisez le module Sites.
Cliquez sur Créer le groupe et le groupe existe. Tout le reste, y compris le logo et la photo de couverture, s'ajoute ensuite depuis le tableau de bord du groupe.
Un utilisateur peut aussi créer un groupe pendant une réservation, si vous l'autorisez dans la politique de réservation de groupe. C'est traité à la section 6 de l'article sur les politiques.
3. Que trouve-t-on sur le tableau de bord d'un groupe ?
Cliquez sur n'importe quelle carte de groupe pour ouvrir son tableau de bord. Il compte cinq onglets.
- Membres. Les profils de votre base de données qui appartiennent à ce groupe, avec un rôle de Responsable ou de Membre. C'est l'onglet que vous utiliserez le plus.
- Invités. Les personnes apparues comme invitées sur les réservations de ce groupe, qu'elles aient un profil ou non.
- Horaire. Les quarts passés et à venir du groupe.
- Journal des réservations. Toutes les réservations liées à ce groupe, restreintes en permanence au groupe pour que vous ne lisiez jamais par erreur les chiffres d'un autre.
- Détails. Les paramètres du groupe : nom, logo, photo de couverture, description, tags de groupe, sites et clavardage.
Les onglets Membres, Invités et les onglets de suivi ont leurs propres articles, en lien au bas de cette page.
4. Que puis-je modifier dans l'onglet Détails ?
Chaque paramètre occupe sa propre carte :
- Nom du groupe et Description.
- Logo et Photo de couverture, tous deux facultatifs. Un logo rend un groupe beaucoup plus facile à repérer dans une longue liste, et cela vaut la peine pour vos partenaires réguliers.
- Tags de groupe, traités à la section suivante.
- Sites, avec un accès en lecture seule ou en lecture et modification par site, plus un lien Gérer dans Sites si vous préférez passer par le module Sites.
- Communication, qui active ou désactive le clavardage du groupe.
Les modifications ne prennent effet qu'après un clic sur Enregistrer les modifications. Supprimer le groupe se trouve sur la même rangée, alors soyez prudent.
5. Que sont les tags de groupe ?
Les tags de groupe sont des étiquettes posées sur le groupe lui-même, pas sur les personnes. Ils décrivent le type de groupe : Groupe corporatif, Groupe scolaire, Groupe religieux, Famille, et ainsi de suite.
Leur intérêt est de faire un rapport d'un cran plus haut. Un tag de groupe vous permet de répondre à « combien nos partenariats corporatifs ont-ils contribué cette année » en une seule requête, plutôt qu'en additionnant vingt entreprises à la main.
Pour les gérer, utilisez Gérer les tags de groupe depuis le module Groupes. Vous pouvez y créer, renommer et supprimer des tags. Pour poser des tags sur un groupe, utilisez Affecter des tags de groupe dans le menu à trois points de la carte, ou la carte Tags de groupe dans l'onglet Détails.
À ne pas confondre : un tag de profil se pose sur une personne et peut conditionner ce qu'elle voit. Un tag de groupe se pose sur un groupe et est purement descriptif. Ce sont deux systèmes distincts qui n'interagissent pas.
6. Comment retrouver un groupe quand j'en ai une centaine ?
Le panneau de gauche du module Groupes offre plusieurs façons de trancher la liste :
- Par tag de groupe, qui range les cartes sous chaque tag, avec un lot Sans tag pour le reste.
- Par site, si vous utilisez les Sites. Vous pouvez activer les deux en même temps et obtenir des sites contenant des lots de tags imbriqués.
- Filtres de site, pour restreindre à un ou plusieurs sites sans regrouper.
- Tri : nom de A à Z ou de Z à A, date de création la plus récente ou la plus ancienne, et nombre de membres croissant ou décroissant.
- Recherche, quand vous connaissez déjà le nom.
7. Puis-je agir sur plusieurs groupes à la fois ?
Oui. Sélectionnez les cartes voulues, ou utilisez Tout sélectionner, et vous pouvez :
- Leur affecter des tags de groupe
- Leur retirer des tags de groupe
- Les supprimer
Pour un seul groupe, le menu à trois points de sa carte reprend les mêmes actions et ajoute Modifier le groupe, qui vous dépose directement dans l'onglet Détails.
8. Un groupe a-t-il son propre clavardage ?
Il peut en avoir un. Activez l'option de clavardage dans la carte Communication de l'onglet Détails, et Vome crée un salon dont la composition reste synchronisée avec les membres actuels du groupe. Vous pouvez aussi le passer en mode annonces seulement, où les administrateurs publient et les membres lisent.
C'est désactivé par défaut. C'est la façon naturelle de parler à une organisation partenaire comme à un tout, plutôt que d'écrire à ses gens un par un.
9. Que se passe-t-il si je supprime un groupe ?
La fiche du groupe disparaît, et c'est irréversible. Les personnes, elles, ne bougent pas : leurs profils restent dans votre base de données exactement comme avant, ils cessent simplement d'être membres de quoi que ce soit.
Attention toutefois : les réservations liées à ce groupe perdent le lien, donc l'historique de suivi pour lequel vous aviez créé le groupe disparaît avec lui. Si votre seul problème est qu'un groupe n'est plus actif, le laisser en place ne vous coûte rien et préserve l'historique.
10. Puis-je limiter un administrateur à un seul groupe ?
Non. L'accès administrateur se délimite par site, par opportunité et par tag de profil, pas par groupe. Un groupe est un objet de suivi et de communication, pas une frontière de permissions.
Si vous devez faire en sorte que quelqu'un ne voie jamais que les gens d'un seul partenaire, regardez plutôt du côté des tags de profil et de la délimitation des accès administrateur.
Résumé
- Un groupe est une fiche nommée à laquelle se rattachent des personnes et des réservations. Le module Groupes demande le forfait Entreprise, les réservations de groupe non.
- Créez-en un avec + Nouveau groupe. Seul le nom est obligatoire, et c'est ce nom qui apparaîtra dans tous vos rapports.
- Le tableau de bord d'un groupe compte cinq onglets : Membres, Invités, Horaire, Journal des réservations et Détails.
- Les tags de groupe classent les groupes eux-mêmes, ce qui vous permet de suivre tous vos partenaires corporatifs d'un coup.
- Organisez la liste par tag de groupe, par site, ou par tri et recherche.
- Les actions groupées couvrent le taguage et la suppression. Le menu à trois points de la carte ajoute Modifier le groupe.
- Un groupe peut avoir un salon de clavardage synchronisé, désactivé par défaut, avec une option annonces seulement.
- Supprimer un groupe conserve les profils mais fait perdre l'historique de suivi.