Politiques de réservation de groupe : chaque paramètre expliqué
Aperçu
Une réservation de groupe, c'est une personne, le responsable de la réservation, qui réserve plusieurs places sur un quart au nom d'invités. Une politique de réservation de groupe, c'est l'endroit où vous décidez si c'est permis et selon quelles règles.
Rien n'est activé par défaut. Un quart sans politique de réservation de groupe n'accepte que des réservations individuelles. Cet article passe en revue chaque section du constructeur de politique, dans l'ordre où vous la rencontrez. Cet article s'adresse aux administrateurs.
1. Où créer une politique, et comment atteint-elle un quart ?
Les politiques de réservation de groupe vivent avec vos autres politiques de quart. Ouvrez Gérer les politiques depuis le module Horaire, ou passez par le générateur de quarts, puis choisissez Politiques de réservation de groupe et cliquez sur Nouvelle politique de réservation de groupe.
Donnez-lui un nom de politique, qui est obligatoire, configurez-la et enregistrez. Rattachez-la ensuite à des quarts, soit dans le générateur au moment de les créer, soit en modifiant un quart existant.
Une même politique peut servir à plusieurs quarts. Créez donc un petit nombre de politiques qui décrivent les types de visites de groupe que vous accueillez, plutôt qu'une politique par quart.
2. Détails de la politique : quelle taille peut avoir un groupe ?
La section Détails de la politique encadre la taille du groupe. La taille du groupe désigne l'ensemble du groupe, responsable inclus : un responsable et quatre invités font une taille de cinq.
- Taille minimale. Le plus petit groupe que le quart accepte.
- Taille maximale. Le plus grand.
Un autre interrupteur, ici, surprend souvent : Appliquer la taille minimale aux réservations individuelles.
- Activé, avec un minimum de 4, personne ne peut réserver seul. Une taille de 1 est refusée, et le quart devient réservé aux groupes.
- Désactivé, les individus peuvent réserver normalement. Le minimum de 4 ne s'applique qu'à partir du moment où quelqu'un ajoute des invités.
Désactivé est la réponse habituelle. Activez-le seulement quand le quart ne fonctionne vraiment pas pour une personne seule.
Enfin, Permettre aux responsables de modifier la taille du groupe après la soumission laisse un responsable ajuster ses chiffres après coup, ce qui avise le coordonnateur du quart. Laissez cette option active si vous préférez être prévenu plutôt que de constater une absence.
3. Groupes d'âge : qui peut faire partie d'un groupe ?
Vome reconnaît quatre groupes d'âge : Nourrissons, Enfants, Adultes et Aînés. Pour chacun, vous contrôlez deux choses indépendamment :
- Afficher le groupe d'âge, c'est-à-dire si le responsable le voit.
- Autoriser le groupe d'âge, c'est-à-dire s'il peut y inclure des personnes.
Vous fixez aussi l'âge minimal et maximal de chaque tranche, pour que « enfant » veuille dire ce qu'il veut dire chez vous. Les tranches doivent rester dans l'ordre : les nourrissons ne peuvent pas déborder sur le début des enfants, les enfants pas sur le début des adultes, et les aînés doivent commencer au-dessus des adultes.
Désactiver un groupe d'âge, c'est la façon de dire « pas d'enfants sur ce quart » sans l'écrire dans la description en espérant que ça suffise.
4. Les invités consomment-ils des places ?
Oui, avec une exception.
Chaque personne du groupe prend une place, donc un groupe de cinq consomme cinq places de la capacité du quart. Les nourrissons font exception et ne consomment pas de place. Ils sont traités comme des accompagnateurs plutôt que comme des participants.
Cela veut dire que les tailles minimale et maximale que vous fixez se comptent aussi sans les nourrissons. Une réservation est refusée si le groupe a besoin de plus de places qu'il n'en reste sur le quart.
5. Admissibilité : qui a le droit de créer une réservation de groupe ?
Trois options, de la plus stricte à la plus large :
- Seulement les utilisateurs affectés à l'opportunité. Ils doivent être approuvés pour l'opportunité, mais n'ont pas besoin d'appartenir à un groupe.
- Seulement les utilisateurs affectés à l'opportunité ET affectés à un groupe. Les deux conditions. C'est le réglage d'un quart réservé aux partenaires, et il demande le module Groupes.
- Aucune restriction. Quiconque voit le quart peut faire une réservation de groupe.
L'option la plus large convient à un événement communautaire public où vous cherchez la participation. La plus stricte convient quand une visite de groupe se planifie à l'avance.
6. Module Groupes : la réservation doit-elle porter un nom de groupe ?
Cette section est celle qui relie une réservation à un groupe nommé, et c'est la différence entre avoir un historique de partenariat et ne pas en avoir. Elle demande le forfait Entreprise.
- Exiger que les utilisateurs lient leur réservation à un groupe existant. Le responsable doit choisir un groupe dont il est déjà membre avant de confirmer. Données les plus propres, à condition que vos groupes et leurs membres soient déjà en place.
- Permettre aux utilisateurs de créer un nouveau groupe pendant la réservation. Le responsable peut nommer un nouveau groupe sur-le-champ et y lier sa réservation. Beaucoup moins de travail en amont, au prix d'un « Acme » à côté d'un « ACME inc. » à fusionner plus tard.
La plupart des organisations devraient activer les deux. Exiger un lien fait qu'aucune réservation ne passe sans étiquette, et permettre la création fait qu'un nouveau partenaire n'est pas bloqué à la porte.
Si vous laissez les deux désactivées, les réservations de groupe fonctionnent quand même. Elles arrivent simplement sans nom de groupe, et il n'y a rien pour les additionner ensuite.
7. Renseignements sur les invités : que devez-vous savoir sur chacun ?
Trois niveaux :
- Non autorisé. Le responsable donne une taille de groupe et des groupes d'âge, rien de plus. Vous obtenez des nombres, pas des noms.
- Facultatif. Le responsable peut nommer ses invités sans y être obligé.
- Obligatoire. Le responsable doit remplir les champs que vous avez marqués comme requis avant de pouvoir confirmer.
Les champs offerts sont le prénom, le nom, le courriel, le numéro de téléphone et l'âge.
Un détail à planifier : c'est le courriel qui rend l'invitation possible. Un invité avec une adresse courriel peut recevoir une invitation à réclamer sa place, et le responsable comme les administrateurs peuvent aussi générer un lien partageable que n'importe qui peut utiliser pour réclamer une place. Si vous ne collectez jamais de courriels, les invités restent des noms sur une réservation.
Le courriel alimente aussi le réglage d'ajout automatique de la section suivante, donc les deux décisions sont liées.
8. Ajout automatique des invités : transformer les invités en profils
Ajouter automatiquement les invités à la base de données crée un profil pour tout invité qui a un prénom, un nom et un courriel. Un invité dont le courriel correspond à un profil existant est lié à celui-ci plutôt que dupliqué.
En parallèle, vous pouvez faire en sorte que ces invités reçoivent automatiquement :
- Des tags de profil
- Des sites
- Des opportunités, soit celle du quart, soit toutes celles de votre base de données
Un bouton de remplissage rétroactif applique aussi le réglage aux invités des réservations existantes sous cette politique, passées et à venir. Il s'exécute en arrière-plan et vous notifie une fois terminé. Enregistrez d'abord la politique avec le réglage activé, puis lancez-le.
Le détail complet se trouve dans Fonctionnement de l'ajout automatique des invités à la base de données sur Vome.
9. Politiques de formulaire : que fait le comportement par défaut ?
À connaître avant de toucher à quoi que ce soit, parce que le comportement par défaut surprend.
Si le quart porte une politique de soumission de formulaires et que vous n'ajoutez aucune règle pour les réservations de groupe, cette politique s'applique uniquement au responsable de la réservation. On ne demande rien aux invités qui réclament une place. Si votre formulaire est une décharge, ce n'est certainement pas ce que vous voulez.
Vous avez trois façons de changer cela :
- Ajouter une ou plusieurs règles. Vos règles remplacent alors complètement la politique du quart pour les réservations de groupe. La politique du quart est ignorée.
- Désactiver les soumissions de formulaires pour les réservations de groupe. Aucun formulaire n'est exigé pour les réservations de groupe, peu importe la politique du quart ou les règles inscrites plus bas.
- Ne rien changer, et obtenir le comportement par défaut décrit ci-dessus.
10. Comment construire une règle de formulaire ?
Chaque règle associe une politique de soumission de formulaires aux personnes qu'elle vise.
- S'applique à. Le responsable de la réservation, et n'importe lequel des groupes d'âge. Une règle a besoin d'au moins une cible.
- Politique. Choisissez une politique existante, ou créez-en une conçue pour les réservations de groupe.
- Application. Si le formulaire est obligatoire ou facultatif à ce moment-là.
- Permettre la soumission par un tuteur. Laisse le responsable remplir le formulaire au nom des mineurs, ce que vous voudrez sur toute règle visant les enfants.
Vous devez enregistrer la politique une première fois avant que la section des règles de formulaire accepte quoi que ce soit : enregistrez, rouvrez, puis configurez.
11. À quel moment précis demande-t-on un formulaire ?
Cela dépend des règles contenues dans la politique de soumission de formulaires que vous avez choisie :
- À la réservation, appliquée au responsable. Il le remplit pendant la réservation, avant de confirmer.
- À la réservation, appliquée aux invités. Chaque invité le remplit au moment de réclamer sa place. Si un invité ne réclame jamais sa place à temps, la règle bascule vers l'arrivée et il remplit le même formulaire là.
- À l'arrivée, au départ ou à la réclamation des heures, ou à la fin du quart. La personne est sollicitée à ce moment, et si le formulaire est obligatoire, elle ne peut pas terminer l'action tant qu'il n'est pas soumis.
Le scénario le plus courant est une décharge exigée soit quand un invité réclame sa place, soit à son arrivée, pour que personne ne travaille un quart sans en avoir une au dossier.
12. Qui est le responsable de la réservation, et cela peut-il changer ?
Le responsable est la personne qui a créé la réservation, ou le profil qu'un administrateur y a affecté. Il détient la réservation, invite les invités et remplit ce qu'on lui demande.
La réservation peut être transférée à un autre invité, à condition que celui-ci ait réclamé sa place et possède un compte Vome actif. Le suivi, les registres d'arrivée et l'historique de la réservation restent intacts, ce qui rend le transfert préférable à une annulation suivie d'une nouvelle réservation quand un responsable ne se présente pas.
Résumé
- Pas de politique sur un quart, pas de réservation de groupe sur ce quart. Les politiques se réutilisent d'un quart à l'autre.
- La taille du groupe inclut le responsable. L'interrupteur sur les réservations individuelles décide si le minimum rend le quart réservé aux groupes.
- Quatre groupes d'âge, chacun affiché et autorisé indépendamment, avec des tranches d'âge que vous définissez.
- Chaque participant consomme une place, sauf les nourrissons.
- L'admissibilité va de « affecté à l'opportunité et à un groupe » jusqu'à aucune restriction.
- La section Module Groupes est ce qui pose un nom de groupe sur la réservation. Exiger un lien et permettre la création vont généralement ensemble.
- Les renseignements sur les invités peuvent être bloqués, facultatifs ou obligatoires. Le courriel rend possibles les invitations et l'ajout automatique.
- L'ajout automatique transforme les invités admissibles en profils, avec tags, sites et opportunités en option, plus un remplissage rétroactif.
- Par défaut, une politique de formulaire au niveau du quart ne s'applique qu'au responsable. Ajoutez des règles pour la remplacer, ou désactivez les formulaires pour les réservations de groupe.
- Une réservation peut être transférée à un invité qui a réclamé sa place et possède un compte.