Comment les groupes sont-ils liés aux profils de ma base de données ?
Aperçu
Un groupe n'a pas de personnes qui lui appartiennent en propre. Ses membres sont des profils qui vivent déjà dans votre base de données, et mettre quelqu'un dans un groupe crée un lien, pas une copie.
Cette seule phrase explique l'essentiel de ce qui suit : pourquoi une personne peut appartenir à plusieurs groupes, pourquoi la retirer d'un groupe ne touche pas à son profil, et pourquoi les invités d'une réservation sont tenus à part tant qu'ils ne sont pas devenus des profils. Cet article s'adresse aux administrateurs.
1. Comment ajouter des profils à un groupe ?
Deux chemins, qui mènent au même résultat.
Depuis le groupe. Ouvrez le groupe, allez dans l'onglet Membres et cliquez sur Affecter des membres. Votre base de données apparaît dans un sélecteur, avec la recherche et les filtres de colonnes, ce qui vous permet de choisir des profils et de les enregistrer dans le groupe d'un seul coup.
Depuis la base de données. Sélectionnez des profils dans votre base de données et utilisez l'action Affecter des groupes. C'est la meilleure voie quand vous travaillez sur une liste de personnes plutôt que sur un partenaire en particulier.
2. Où puis-je encore affecter quelqu'un à un groupe ?
L'action Affecter des groupes apparaît partout où vous regardez déjà une liste de personnes :
- La base de données, en action de rangée et en action groupée
- Une fiche de profil ouverte depuis une opportunité
- Les rapports Journal des réservations et des heures, Participants et heures, Contact d'urgence et Renseignements médicaux
- Lorsque vous acceptez une soumission de formulaire et ajoutez la personne à votre base de données
- Lorsque vous faites avancer quelqu'un dans une séquence
- Lorsque vous créez un profil manuellement, où le groupe est l'un des champs du formulaire
Ce dernier point mérite d'être retenu. Si un partenaire corporatif vous envoie une liste de douze noms, créez les profils avec le groupe déjà renseigné plutôt que de faire le rangement après coup.
3. Quelle est la différence entre Responsable et Membre ?
Chaque membre d'un groupe porte un rôle, affiché dans la colonne Rôle : Responsable ou Membre. Changez-le depuis le menu d'actions de la rangée avec Affecter comme responsable ou Affecter comme membre.
Le rôle est une étiquette pour votre propre coordination. Il désigne la personne-ressource chez cette organisation, et c'est le choix naturel quand vient le temps de désigner un responsable de réservation. Il n'accorde aucune permission supplémentaire dans Vome.
4. Que puis-je faire aux membres depuis l'intérieur du groupe ?
L'onglet Membres est une véritable liste de profils, pas un simple registre en lecture seule. Sur n'importe quelle rangée, ou sur une sélection, vous pouvez :
- Affecter des quarts
- Ajouter des tags de profil
- Ajouter à une séquence
- Affecter des groupes, pour qu'une personne appartienne à plus d'un groupe
- Affecter un site
- Leur écrire par clavardage ou par courriel
- Retirer du groupe
La liste comporte les colonnes Courriel et Prochain quart, des filtres, une recherche rapide et une exportation, ce qui en fait aussi une liste de travail pour le partenaire que vous vous apprêtez à recevoir.
5. Que se passe-t-il quand j'affecte un quart à plusieurs membres à la fois ?
Vome vous demande laquelle des deux choses vous vouliez dire, parce qu'elles sont réellement différentes :
- Affecter individuellement. Chaque personne obtient sa propre réservation sur le quart. À utiliser quand elles participent au même quart sans venir ensemble.
- Créer une réservation de groupe. Une seule réservation, un responsable, et tous les autres ajoutés comme invités. Vous choisissez ensuite lequel des profils sélectionnés sera le responsable de la réservation.
Une fois l'affectation faite, Vome vous propose d'ouvrir la réservation pour ajouter d'autres invités, avec le groupe et le responsable déjà remplis. Si vous affectez une seule personne à un seul quart, vous recevez la même proposition.
L'onglet Horaire du groupe offre un chemin plus court pour la même chose : choisissez un quart, choisissez un membre comme responsable de la réservation, et passez directement à l'ajout des invités.
6. Qu'est-ce que l'onglet Invités, et en quoi diffère-t-il de Membres ?
Les invités sont des personnes qui sont apparues sur les réservations de ce groupe sans en être nécessairement membres. Un membre est quelqu'un que vous avez délibérément rattaché au groupe. Un invité est quelqu'un qu'un responsable de réservation a amené avec lui.
L'onglet Invités les liste avec prénom, nom, courriel, téléphone, âge, prochain quart, dernière date de bénévolat, et deux colonnes qui méritent une explication :
- Statut dans la base de données, qui vous dit si cet invité existe comme profil dans votre base de données ou seulement comme un nom sur une réservation.
- Membre associé, qui relie l'invité au membre dont la réservation l'a fait entrer.
C'est ici que vous trouvez les personnes qui manquent discrètement à vos rapports. Une entreprise qui envoie quatre membres et seize invités ressemble à un groupe de quatre tant que vous n'avez pas ouvert cet onglet.
7. Comment les invités deviennent-ils des profils dans ma base de données ?
Activez Ajouter automatiquement les invités à la base de données dans la politique de réservation de groupe. Tout invité ajouté avec un prénom, un nom et un courriel est alors créé comme profil automatiquement, et un invité dont le courriel correspond à un profil existant est lié à ce profil plutôt que dupliqué.
Le même réglage permet à ces nouveaux profils de recevoir automatiquement des tags de profil, des sites et une affectation à une opportunité (soit celle du quart, soit toutes).
Si vous l'activez après coup, un bouton de remplissage rétroactif l'applique aux invités des réservations existantes, passées et à venir, qui utilisent la politique. Il s'exécute en arrière-plan et vous notifie une fois terminé.
Pour le détail complet, voir Fonctionnement de l'ajout automatique des invités à la base de données sur Vome.
8. Une personne peut-elle appartenir à plus d'un groupe ?
Oui. Quelqu'un peut être membre du groupe de son employeur et de celui de sa famille en même temps, et les deux groupes l'afficheront.
L'adhésion à un groupe est un lien, il n'y a donc pas de groupe principal ni de choix à faire. Ce qui compte pour vos rapports, c'est le groupe auquel une réservation donnée a été liée, pas l'ensemble des groupes auxquels la personne appartient.
9. Retirer quelqu'un d'un groupe touche-t-il à son profil ?
Non. Retirer du groupe rompt le lien et rien d'autre. Son profil, ses heures, ses tags et son historique restent exactement tels quels.
Les réservations qu'elle a déjà faites alors qu'elle était liée au groupe conservent aussi ce lien, donc retirer un membre ne réécrit pas votre historique.
Résumé
- Les membres d'un groupe sont des profils de votre base de données. Ajouter quelqu'un à un groupe crée un lien, jamais une seconde fiche.
- Affectez depuis l'onglet Membres du groupe, ou depuis la base de données et la plupart des listes de rapports avec Affecter des groupes.
- Responsable et Membre sont des étiquettes de coordination, pas des permissions.
- L'onglet Membres prend en charge quarts, tags, séquences, sites, clavardage, courriel et exportation.
- Affecter un quart à plusieurs membres vous demande si vous voulez des réservations séparées ou une seule réservation de groupe.
- L'onglet Invités montre les personnes arrivées par la réservation d'un membre, avec leur statut dans la base de données et le membre qui les a amenées.
- L'ajout automatique transforme les invités admissibles en profils, sans doublon par courriel, avec un remplissage rétroactif facultatif.
- Une personne peut appartenir à plusieurs groupes, et la retirer de l'un d'eux ne change rien à son profil.