Aperçu

Sterling Volunteers est le fournisseur de vérification des antécédents intégré à Vome. Vome n’effectue pas la vérification lui-même. Son rôle consiste à passer la commande, à transmettre les renseignements de la personne pour que rien ne soit saisi deux fois, puis à suivre le statut qui revient afin que vos dossiers restent à jour.

Une contrainte mérite d’être connue avant de bâtir votre processus autour. Sur Vome, une vérification des antécédents Sterling existe uniquement sous la forme d’une étape à l’intérieur d’une séquence. Cet article couvre cette contrainte, les deux statuts que Vome conserve sur l’étape, la circulation de l’information dans chaque sens, et ce que la personne voit et fait de son côté.

Ce qu’il vous faut : un compte Sterling Volunteers actif, vos identifiants API Sterling, et une séquence dans laquelle placer l’étape. Vome ne facture rien de plus pour l’intégration. Sterling facture les vérifications elles-mêmes.

1. Puis-je commander une vérification Sterling en dehors d’une séquence ?

Non. Le type d’étape « Vérification des antécédents » existe uniquement dans le module Séquences, et une commande Sterling ne peut être lancée qu’à partir de cette étape. Aucun bouton sur un profil, une opportunité, un formulaire, un quart de travail ou un rapport ne permet de commander une vérification.

Concrètement :

• Une personne qui ne suit pas une séquence contenant une étape de vérification des antécédents ne peut pas être sélectionnée par l’intermédiaire de Vome.

• Pour sélectionner une personne déjà présente dans votre base de données, affectez-la à une séquence qui contient l’étape. Une courte séquence ne contenant que la vérification des antécédents est une façon courante de gérer les renouvellements et les requalifications.

• Les vérifications que vous commandez directement dans le portail de Sterling, en dehors de Vome, restent en dehors de Vome. Elles n’apparaissent pas sur le profil et aucun statut ne revient.

Si votre sélection se déroule ailleurs que dans une séquence Vome, prévoyez de la suivre au moyen d’une étape personnalisée. Voir la question 7.

2. Que suit réellement Vome ?

Deux statuts, qui répondent à deux questions différentes. Les deux figurent sur la même étape de vérification.

Le statut de Sterling Volunteers

C’est le verdict de Sterling sur la vérification. Il provient de Sterling, et personne dans Vome ne le définit ni ne le modifie. Il s’affiche sous forme de pastille colorée intitulée Statut de Sterling Volunteers, et le survol confirme que le statut est fourni par Sterling Volunteers. Ces statuts viennent de Sterling, dont le portail est en anglais, alors les voici avec leur signification :

• Dossier favorable : Clear (aucun antécédent) et Eligible (éligible).

• Encore en traitement : Pending (en attente), In progress (en cours), Consider (à examiner) et On Hold (suspendu).

• Bloquant : Ineligible (non éligible) et Cancelled (annulé).

Le statut de l’étape dans Vome

C’est le statut d’étape habituel d’une séquence, en attente ou terminée, exactement comme sur n’importe quelle autre étape. C’est lui qui détermine si la personne avance dans la séquence, et un administrateur peut le définir.

À côté de ces deux statuts, Vome conserve la date à laquelle l’étape a été terminée et, lorsque Sterling en fournit une, une date d’expiration sur la vérification elle-même. C’est cette date d’expiration qui vous permet de repérer les vérifications sur le point de venir à échéance et de lancer un renouvellement avant qu’elles n’expirent.

Un résultat favorable ne clôt pas l’étape Vome par lui-même. Les deux statuts sont volontairement indépendants, de sorte qu’un résultat « Consider » ou « On Hold » ne puisse jamais faire avancer quelqu’un à votre insu. Décidez qui, dans votre organisation, examine le résultat et marque l’étape comme terminée.

3. La synchronisation des statuts se fait-elle dans les deux sens ?

Oui. L’information circule dans les deux sens, mais chaque sens transporte quelque chose de différent.

De Vome vers Sterling, une seule fois, au départ

Au lancement de la vérification, Vome transmet à Sterling l’identifiant de dossier (Package ID) configuré sur l’étape, ainsi que les renseignements de la personne tirés de son profil Vome : nom, adresse courriel, date de naissance et adresse complète, y compris la ville, la province ou l’état, le code postal et le pays. Rien n’a à être ressaisi du côté de Sterling.

De Sterling vers Vome, en continu

Sterling renvoie le résultat à Vome, puis continue d’envoyer. Le statut de Sterling Volunteers sur l’étape change de lui-même au fil de la vérification. Il n’y a rien à importer, rien à actualiser, et aucune intervention administrative n’est requise.

Sterling effectue également des vérifications de suivi mensuelles pendant 12 mois après l’achat d’une vérification. Si quelque chose change au dossier de la personne durant cette période, le statut mis à jour arrive dans Vome exactement comme le résultat initial. Un profil affichant « Clear » en mars peut donc afficher autre chose plus tard sans que personne dans votre organisation n’y ait touché, et c’est la principale raison de consulter le statut Sterling et pas seulement celui de l’étape.

4. Que voit et que fait la personne de son côté ?

Elle lance la vérification depuis Vome, et n’a jamais à créer un compte Sterling ni à aller chercher Sterling elle-même.

Lorsque sa séquence atteint l’étape de vérification des antécédents, l’étape affiche un bouton Lancer la vérification des antécédents. Un clic ouvre une fenêtre en deux temps, à l’intérieur de Vome :

1. Étape 1, compléter les informations du profil. Vome lui demande de confirmer les renseignements dont Sterling a besoin, préremplis depuis son profil partout où ils y figurent déjà. La date de naissance et l’adresse sont obligatoires, et la ville, le pays, la province ou l’état ainsi que le code postal se trouvent sous l’adresse. Le bouton Suivant reste inactif jusqu’à ce que tous ces champs soient remplis, si bien qu’un profil incomplet est intercepté ici plutôt que de faire échouer la commande plus tard.

2. Étape 2, consentement au partage des informations. Un avis en langage clair explique que Sterling Volunteers effectue la vérification à titre de tiers indépendant, que Vome ne contrôle ni les étapes de vérification, ni les frais, ni les informations de paiement, ni le résultat, et que le rôle de Vome se limite au suivi de l’achèvement pour les dossiers de votre organisation. L’avis énumère les champs partagés. La personne coche une case confirmant qu’elle a lu et compris l’avis et qu’elle consent, puis continue.

Ce n’est qu’après ce consentement que Vome passe la commande. La page candidat de Sterling s’ouvre alors dans un nouvel onglet, où la personne est déjà connectée : aucun compte séparé à créer, rien à ressaisir. Sa séquence Vome reste ouverte dans l’onglet précédent, et elle y poursuit ses autres étapes.

Deux choses se passent du côté de Sterling et non de Vome : le paiement, si votre forfait en fait porter le coût à la personne, et toute vérification d’identité exigée par Sterling. Les questions sur le coût, les résultats ou le processus lui-même vont à Sterling ou à vous, pas au soutien de Vome, et l’avis de consentement le précise expressément.

Un administrateur peut aussi lancer la vérification au nom d’une personne depuis la séquence, en saisissant les mêmes renseignements à sa place. C’est la voie habituelle lorsque la personne ne peut pas s’en charger elle-même.

5. Où vois-je le statut en tant qu’administrateur ?

Dans la séquence. Ouvrez la séquence, puis ouvrez la personne qui se trouve à l’étape de vérification des antécédents. Vous y verrez la pastille du statut de Sterling Volunteers, le statut de l’étape dans Vome (en attente ou terminée) et la date à laquelle l’étape a été terminée. Le même détail d’étape s’ouvre aussi depuis le profil, ce qui vous évite de retourner dans la séquence pour vérifier où en est quelqu’un.

Vous recevez une notification lorsqu’une étape de vérification des antécédents est terminée.

6. Puis-je utiliser plus d’un forfait Sterling ?

Oui. Chaque étape de vérification des antécédents porte un seul identifiant de dossier (Package ID), que Sterling vous transmet directement. Créez une entrée de vérification distincte pour chaque forfait et utilisez celle qui convient à la séquence. Des forfaits différents selon les rôles est une configuration courante.

Lorsque vous saisissez un identifiant de dossier, utilisez Valider le dossier (package) avant d’enregistrer. Vome vérifie l’identifiant auprès de Sterling et le confirme, ce qui est de loin le meilleur moment pour repérer une faute de frappe. Une entrée enregistrée est réutilisable dans autant de séquences que vous le souhaitez, et la modifier touche toutes les séquences qui l’utilisent, ce que Vome vous demande de confirmer avant d’enregistrer.

7. Et si nous utilisons un autre prestataire de sélection ?

Suivez-la au moyen d’une étape personnalisée. L’étape de vérification des antécédents de Vome est reliée spécifiquement à Sterling Volunteers, elle ne peut donc pas passer commande ailleurs. Une étape personnalisée vous donne un statut, des notes, une date d’achèvement et une pièce jointe, ce qui suffit à consigner une vérification effectuée ailleurs. Vous perdez la synchronisation automatique, et rien d’autre.

Vome a par ailleurs un partenariat distinct avec Verified First, qui fonctionne différemment et se lance depuis le profil plutôt que depuis une étape de séquence. Si vous faites appel à un prestataire que nous n’avons pas intégré, dites-le-nous par un ticket de soutien.

Résumé

• Une vérification des antécédents Sterling existe uniquement sous forme d’étape dans une séquence. Rien en dehors d’une séquence ne peut en commander une.

• L’étape porte deux statuts indépendants : le verdict de Sterling, que Vome reçoit et ne modifie jamais, et le statut de l’étape dans Vome, qui détermine si la personne avance.

• Les statuts de Sterling sont Clear, Eligible, Pending, In progress, Consider, On Hold, Ineligible et Cancelled. Vome conserve aussi la date d’achèvement et, lorsque Sterling en fournit une, une date d’expiration.

• Vome transmet une seule fois les renseignements du profil et l’identifiant de dossier à Sterling, au départ. Sterling renvoie les mises à jour de statut en continu, y compris des vérifications de suivi mensuelles pendant 12 mois.

• La personne clique sur « Lancer la vérification des antécédents », confirme ses renseignements et donne son consentement dans Vome. La page de Sterling s’ouvre ensuite dans un nouvel onglet, où elle est déjà connectée, sa séquence Vome restant ouverte derrière.

• Un résultat favorable ne clôt pas l’étape Vome de lui-même. Quelqu’un doit la marquer comme terminée.

• Validez chaque identifiant de dossier avant d’enregistrer, et utilisez une étape personnalisée pour tout prestataire que Vome n’intègre pas.

À lire aussi : Comment fonctionne l’intégration de Sterling Volunteers sur Vome ? pour la configuration et les identifiants, Comment fonctionnent les séquences sur Vome ? pour le module qui héberge l’étape, Quelles sont les différentes catégories d’étapes lors de l’ajout d’étapes dans une séquence ? pour la solution de rechange par étape personnalisée, et Comment fonctionne la solution de dépistage de Verified First sur Vome ? pour l’autre partenariat de sélection.