🧭 Comment utiliser les Séquences sur VOME?

✨ Aperçu

Le module Séquences permet de gérer un processus étape par étape sur VOME. Bien qu’il puisse être utilisé pour la gestion générale de processus ou le suivi de tâches internes, il sert le plus souvent à gérer l’intégration des bénévoles après la soumission d’un Formulaire de candidature.

Une Séquence est composée de plusieurs Étapes. Chaque Étape peut être configurée pour fournir de l’information, recueillir de l’information, ou faire les deux à la fois. Cela donne à votre organisation la flexibilité nécessaire pour bâtir des parcours d’intégration adaptés à votre processus.

Vous pouvez utiliser les Séquences pour :

• guider les bénévoles dans leur intégration

• recueillir des documents, des formulaires et des signatures

• fournir du contenu d’orientation et de formation

• suivre des tâches internes pour les admins

• gérer des qualifications au fil du temps

Si vous cherchez plutôt des conseils sur la façon d’organiser l’intégration de manière globale, consultez :
Comment organiser l’intégration sur VOME?

👁️ Les utilisateurs affectés peuvent-ils voir leur Séquence?

Oui — cela dépend du paramètre de Visibilité de la Séquence.

Lorsque vous configurez une Séquence, vous pouvez choisir si elle est :

Visible uniquement aux admins

Si la Séquence est visible uniquement aux admins :

• les utilisateurs affectés ne sont pas avisés qu’ils ont été affectés à la Séquence

• ils ne peuvent pas voir la Séquence à partir de leur profil

• la Séquence fonctionne uniquement comme un flux de travail interne pour les admins

Cette configuration est utile lorsque la Séquence sert uniquement à suivre des étapes internes.

Visible aux utilisateurs affectés

Si la Séquence est visible aux utilisateurs affectés :

• les utilisateurs sont avisés lorsqu’ils sont affectés à la Séquence

• ils peuvent voir leurs Étapes et leurs statuts

• ils peuvent interagir directement avec les Étapes qui leur sont visibles

C’est l’un des paramètres les plus utiles du module Séquences, parce qu’il permet à VOME de devenir l’endroit central où les bénévoles complètent leurs tâches d’intégration, plutôt que de dépendre d’emails séparés, de pièces jointes et de suivis manuels.

Bonne pratique : utilisez l’option Visible aux utilisateurs affectés lorsque les bénévoles doivent accomplir activement des tâches d’intégration dans VOME.

Remarque : les utilisateurs VOME voient leurs Séquences affectées uniquement lorsque ces Séquences sont Actives ou En pause. Les Séquences terminées ou inactives ne leur sont pas affichées.

✅ Quel est l’avantage de rendre une Séquence visible aux utilisateurs affectés?

Lorsqu’une Séquence est visible aux utilisateurs affectés, les bénévoles peuvent interagir directement avec leur processus d’intégration dans VOME.

Cela signifie qu’ils peuvent :

• voir à quelle étape ils se trouvent

• comprendre ce qui a déjà été complété

• téléverser des documents

• remplir des formulaires

• regarder des vidéos

• réserver des sessions obligatoires

• suivre un parcours d’intégration clair

Cela réduit les échanges inutiles et donne aux admins une façon plus structurée de gérer la progression.

Au lieu d’envoyer des emails séparés pour chaque exigence, votre équipe peut utiliser une seule Séquence structurée dans laquelle les bénévoles complètent directement les tâches depuis leur profil.

🧩 Quels types d’Étapes puis-je ajouter à une Séquence?

Chaque Étape peut être conçue de façon unique, avec ses propres paramètres, pour fournir de l’information, recueillir de l’information, ou faire les deux.

VOME offre plusieurs types d’Étapes, notamment :

• Téléversement de fichier

• Entrevue

• Orientation

• Formation

• PDF remplissable

• Formulaire remplissable

• Vidéo

• Liste de vérification

• Personnalisé

• Vérification des antécédents

• Apprentissage en ligne

Certaines de ces étapes sont plus dynamiques et interactives, notamment :

• PDF remplissable, pour remplir des documents PDF directement sur VOME

• Formulaire remplissable, pour remplir un Formulaire VOME à l’intérieur d’une Séquence

• Vidéo, où VOME peut suivre si le bénévole a regardé le contenu

• Vérification des antécédents, lorsque vous utilisez Sterling Volunteers

• Apprentissage en ligne, par l’intégration SCORM Cloud avec votre LMS

D’autres types d’étapes servent surtout à fournir des consignes, partager du matériel, recueillir des fichiers ou gérer des points de contrôle internes.

📝 Comment recueillir des réponses, des fichiers et des consentements numériques dans une Séquence?

La meilleure façon de recueillir des réponses, des fichiers téléversés et des consentements numériques dans une Séquence est d’utiliser une étape de Formulaire remplissable.

Une étape de Formulaire remplissable vous permet d’utiliser un Formulaire VOME dans la Séquence, ce qui signifie que le bénévole peut :

• répondre à des questions

• téléverser des fichiers

• fournir un consentement numérique

• compléter d’autres exigences basées sur un formulaire

C’est la configuration recommandée lorsque vous souhaitez qu’une Étape recueille des réponses structurées auprès d’un bénévole.

Pour des instructions plus détaillées, consultez :
Comment créer une Étape de Séquence pour que les personnes remplissent un formulaire (p. ex. répondre à des questions, joindre des fichiers, fournir un consentement numérique, etc.)

📅 Comment permettre aux bénévoles de réserver une session d’Orientation ou de Formation?

Une bonne pratique consiste à permettre aux bénévoles de réserver une session d’Orientation ou de Formation directement au moyen d’une étape de Formulaire remplissable.

Voici une configuration courante :

1. Créez une Opportunité pour l’Orientation ou la Formation.

2. Ajoutez des Quarts qui représentent les dates et heures disponibles.

3. Créez un Formulaire VOME qui inclut la section dynamique Calendrier des quarts.

4. Utilisez ce Formulaire dans une étape de Formulaire remplissable de la Séquence.

Cela donne aux bénévoles un moyen simple de s’inscrire à la bonne session directement dans leur parcours d’intégration.

Comme il s’agit généralement d’un processus privé auquel seuls les bénévoles arrivés à cette étape ont accès, il est souvent logique d’activer :

• Approbation automatique de l’Opportunité

• Réservation instantanée

Lorsque ces deux paramètres sont activés, le bénévole peut choisir sa session et être réservé immédiatement.

C’est souvent l’une des façons les plus simples de gérer l’inscription autonome à des sessions liées à l’intégration.

🏷️ Puis-je affecter automatiquement des Tags de profil selon la complétion d’une Étape?

Oui. VOME permet d’affecter automatiquement des Tags de profil selon la complétion d’une Étape ou lorsqu’une personne passe d’une Étape à une autre.

C’est particulièrement utile lorsque les Tags de profil servent de marqueurs de qualification à l’échelle de la plateforme.

Par exemple :

• un bénévole complète une étape de PDF remplissable pour signer une décharge

• une fois cette étape complétée, VOME affecte automatiquement le Tag de profil Décharge signée

• ce Tag de profil reste ensuite visible sur le profil du bénévole partout dans la plateforme

Cela peut faciliter l’identification des bénévoles dans :

• la Base de données

• les rapports

• les vues de planification

• les rapports de Séquences

• d’autres flux de qualification

Une bonne façon de penser aux Tags de profil est de les voir comme des marqueurs qui permettent d’identifier des attributs clés ou des jalons complétés sur un profil bénévole.

Utilisez les Tags de profil affectés automatiquement lorsqu’une Étape complétée représente une donnée importante que vous pourriez vouloir consulter dans vos rapports plus tard.

🔁 Puis-je affecter un bénévole à plusieurs Séquences?

Oui. Il n’y a aucune limite au nombre de Séquences auxquelles un bénévole peut être affecté.

Cela est utile lorsque :

• une Séquence gère l’intégration générale

• une autre Séquence gère des exigences propres à un rôle

• une autre Séquence gère une qualification ultérieure ou un processus de suivi

Le parcours d’un bénévole sur VOME peut donc comprendre plusieurs Séquences au fil du temps.

🔂 Un bénévole peut-il être affecté deux fois à la même Séquence?

Non. Un bénévole ne peut pas être affecté de nouveau à la même Séquence à partir de zéro s’il l’a déjà suivie.

Cependant, vous pouvez déplacer le bénévole vers une Étape précédente dans cette même Séquence si vous souhaitez qu’il refasse une partie du processus.

Si votre objectif est que le bénévole reprenne la Séquence complète comme un nouveau processus, la bonne pratique consiste à dupliquer la Séquence et à utiliser la version dupliquée. De cette façon, le bénévole pourra refaire le même parcours, mais celui-ci sera suivi comme une Séquence distincte.

🔄 Que se passe-t-il si j’utilise les mêmes exigences dans plusieurs Séquences?

VOME prend en charge le suivi centralisé des exigences à l’échelle de la plateforme.

Par exemple, si vous créez une exigence comme une décharge, une entrevue, une session d’orientation ou une session de formation, cette exigence peut être réutilisée dans plusieurs Séquences.

Si le même bénévole est affecté à plusieurs Séquences qui contiennent la même exigence :

• son statut est mis à jour de façon centralisée

• la complétion est reportée partout dans la plateforme

• vous n’avez pas besoin de gérer séparément la même exigence à plusieurs endroits

Par exemple, imaginons que tous vos bénévoles doivent remplir la même décharge de responsabilité.

Vous créez cette exigence une seule fois, puis vous l’utilisez dans plusieurs Séquences. Une fois que le bénévole l’a complétée et que l’exigence est marquée comme terminée, ce statut se reflète partout ailleurs où cette même exigence apparaît.

Ce même principe s’applique aussi à d’autres types d’exigences centralisées et s’aligne sur le fonctionnement des listes de vérification de tri pour les Opportunités.

⚙️ Comment devrais-je penser aux paramètres d’une Étape?

Chaque Étape possède sa propre configuration, et c’est l’un des éléments les plus importants à comprendre pour bien utiliser les Séquences.

Une Étape peut être configurée selon :

• si elle est visible ou non pour le bénévole

• si elle est conçue pour fournir ou recueillir de l’information

• si une révision par un admin est requise

• si la complétion peut se faire automatiquement

• si le passage à l’étape suivante peut se faire automatiquement

• si un Tag de profil doit être affecté lors de la complétion

Cela signifie que, même à l’intérieur d’une même Séquence, différentes Étapes peuvent se comporter de façon très différente selon les besoins de votre processus.

Bonne pratique : configurez chaque Étape selon son objectif précis, plutôt que d’essayer de faire fonctionner toutes les étapes de la même manière.

💡 Bonnes pratiques

Pour la plupart des organisations, les Séquences fonctionnent mieux lorsque vous :

• les utilisez pour gérer un processus clair, étape par étape

• rendez la Séquence visible aux utilisateurs affectés lorsque les bénévoles doivent compléter directement des tâches

• utilisez des étapes de Formulaire remplissable lorsque vous devez recueillir des réponses, des fichiers ou des consentements

• utilisez des étapes de PDF remplissable lorsque vous voulez que les bénévoles remplissent des documents PDF sur VOME

• utilisez des étapes de Vidéo, Vérification des antécédents et Apprentissage en ligne lorsque ces outils correspondent à votre processus d’intégration

• utilisez des Formulaires privés avec un Calendrier des quarts lorsque les bénévoles doivent réserver des sessions d’Orientation ou de Formation

• utilisez des Tags de profil affectés automatiquement lorsque la complétion d’une étape doit créer un marqueur de qualification réutilisable

• réutilisez des exigences partagées entre plusieurs Séquences lorsque c’est possible

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