Comment fonctionnent les séquences sur Vome ?

Comment fonctionnent les séquences sur Vome ?

Aperçu

Une séquence est un ensemble ordonné d'étapes qu'une personne franchit, le plus souvent entre le moment où elle soumet un formulaire de candidature et celui où elle est prête à commencer. Vous concevez chaque étape vous-même, si bien que le même module sert aussi aux renouvellements de qualifications et aux listes de contrôle internes que votre équipe suit sans que l'utilisateur les voie.

Chaque étape fait l'une de trois choses : elle fournit de l'information, elle en recueille, ou elle fait les deux. Tout le reste n'est que de la configuration par-dessus ce principe.

Info
Forfait requis : l'étape Cours exige le forfait Entreprise ou Ultime. Les étapes Vérification des antécédents et E-Learning exigent que l'intégration correspondante soit connectée au préalable, soit Sterling Volunteers et SCORM Cloud.

1. À quoi servent les séquences ?

La plupart des organisations les utilisent pour :

  • guider une personne dans son intégration après sa candidature
  • recueillir documents, formulaires et signatures au même endroit
  • diffuser du matériel d'orientation et de formation
  • suivre des points de contrôle internes que seuls les admins voient
  • gérer des qualifications à renouveler au fil du temps

Une séquence est un processus, et l'intégration n'en est que l'usage le plus courant. Rien ne rattache le module aux nouveaux arrivants. Une séquence peut être le parcours d'intégration initial, ou l'intégration à une opportunité précise ou à un programme précis, ou encore n'importe quelle autre suite d'étapes que votre équipe fait suivre. Voyez-la comme un outil de gestion de processus plutôt que comme un entonnoir d'accueil, et le reste du module devient plus clair.

N'importe quel utilisateur peut suivre n'importe quelle séquence à n'importe quel moment. Une personne avec vous depuis trois ans peut être affectée à une séquence aujourd'hui : pour devenir admissible à une nouvelle opportunité, pour renouveler une certification sur le point d'expirer, pour satisfaire les exigences supplémentaires d'un site donné, ou pour suivre l'orientation propre à un programme. Être nouveau n'est pas une condition, et avoir terminé son intégration une fois ne ferme aucune porte.

Pour connaître toutes les façons dont une personne se retrouve dans une séquence au départ, voyez Comment affecter des utilisateurs à une séquence ?

Si vous en êtes encore à décider comment structurer votre intégration avant de bâtir quoi que ce soit, commencez par Comment organiser l'intégration sur Vome ?

2. Les personnes affectées à une séquence peuvent-elles la voir ?

C'est vous qui décidez, avec le paramètre de visibilité de la séquence.

Visible aux admins seulement. Les utilisateurs affectés ne sont pas avisés, la séquence n'apparaît pas sur leur profil, et elle fonctionne purement comme un flux de travail interne. Utilisez ce réglage quand vous suivez votre propre processus plutôt que de demander quelque chose à quelqu'un.

Visible aux utilisateurs affectés. Les utilisateurs sont avisés de leur affectation, ils voient leurs étapes et leurs statuts, et ils complètent les étapes que vous leur avez rendues visibles. C'est ce réglage qui fait de Vome l'endroit unique où les gens terminent leur intégration, au lieu d'une chaîne de courriels et de pièces jointes.

À savoir dans les deux cas : les utilisateurs ne voient leurs séquences affectées que tant que celles-ci sont actives ou en pause. Les séquences terminées ou inactives leur sont masquées.

3. Quels types d'étapes puis-je ajouter ?

Douze, et chacun se comporte différemment. Dans le menu d'ajout d'étape, vous trouverez :

  • Téléversement de fichier. Vous rédigez les consignes et pouvez joindre un document à télécharger. La personne téléverse un fichier en retour, et l'étape passe à Téléversé. S'il vous faut plusieurs documents, demandez un seul fichier ZIP ou créez une étape par document.
  • Entrevues. Un titre et une description pour quelque chose qui s'organise hors de Vome. Mettez votre lien de réservation dans la description. La complétion est enregistrée sur l'étape.
  • Orientations. Détails de la session, dates et liens vers le matériel. La complétion est enregistrée sur l'étape. Ce type ne peut pas recueillir d'inscriptions à lui seul : voyez la question 5 si les gens doivent choisir une session.
  • Formations. Même forme que les Orientations, pour du contenu de formation.
  • PDF remplissables. Vous téléversez un PDF remplissable et choisissez les champs que la personne doit remplir. Elle le remplit et le signe dans Vome, et la copie complétée est conservée. Un admin peut aussi signer la copie d'un utilisateur ou y ajouter de l'information.
  • Formulaires remplissables. L'étape pointe vers un formulaire du module Formulaires. C'est le type à privilégier dès que vous avez besoin de réponses à des questions, de fichiers joints, d'un consentement numérique ou d'une réservation de quart, puisqu'un seul formulaire fait les quatre.
  • Vidéos. Vous téléversez la vidéo et Vome enregistre que la personne l'a regardée jusqu'au bout.
  • Listes de contrôle. Plusieurs éléments dans une seule étape, cochés un à un.
  • Cours. Un cours publié du module Cours, l'outil d'apprentissage de Vome, avec progression, résultats, réussite ou échec, certificats et expiration des accréditations suivis automatiquement. Chaque étape de cours porte une barrière : Stricte (par défaut) bloque l'étape suivante tant que le cours n'est pas réussi, Souple enregistre le résultat mais laisse la personne continuer, et Aucune n'applique aucune barrière. Vous pouvez fixer une note minimale sur l'étape, qui remplace alors la note de passage du cours pour la barrière.
  • Personnalisé. Tout ce qui n'entre pas dans les types ci-dessus. Un titre, une description, une pièce jointe facultative et une demande de fichier facultative.
  • Vérification des antécédents. Passe par l'intégration Sterling Volunteers. La personne est redirigée vers Sterling, revient dans Vome, et l'étape se complète d'elle-même. Les changements ultérieurs de statut continuent de se synchroniser.
  • E-Learning. Un cours SCORM provenant de SCORM Cloud, lancé depuis l'étape. La progression et la complétion se synchronisent avec Vome, et les analyses détaillées restent dans SCORM Cloud.

Quel que soit le type, les coordonnateurs et les observateurs de la séquence sont avisés lorsqu'une étape est complétée. Pour le détail complet de chaque type, y compris ce que voit exactement l'utilisateur, lisez Quelles sont les différentes catégories d'étapes lors de l'ajout d'étapes dans une séquence ?

4. Comment recueillir des réponses, des fichiers et un consentement numérique ?

Utilisez une étape Formulaire remplissable. Elle place un formulaire Vome dans la séquence, de sorte qu'en une seule étape la personne peut répondre à des questions, téléverser des fichiers, donner un consentement numérique et satisfaire toute autre exigence basée sur un formulaire.

C'est presque toujours la bonne réponse quand une étape doit recueillir de l'information structurée plutôt que simplement confirmer que quelque chose a eu lieu. Utilisez plutôt une étape PDF remplissable quand c'est le document lui-même qui compte, par exemple une décharge que vous devez faire signer et conserver dans sa mise en page d'origine.

5. Comment permettre aux gens de réserver une session d'orientation ou de formation ?

Les types Orientation et Formation décrivent une session, ils ne recueillent pas d'inscriptions. Pour rendre une session réservable depuis une séquence :

  1. Créez une opportunité pour l'orientation ou la formation.
  2. Ajoutez des quarts pour chaque date et heure disponibles.
  3. Créez un formulaire qui inclut la section Calendrier de quarts, pointée vers cette opportunité.
  4. Ajoutez une étape Formulaire remplissable à la séquence et pointez-la vers ce formulaire.

Comme seules les personnes rendues à cette étape voient le formulaire, il est généralement logique d'activer l'approbation automatique de l'opportunité et la réservation immédiate. Avec les deux activés, la personne choisit sa session et est réservée aussitôt, sans admin au milieu.

6. Une étape peut-elle affecter un tag de profil automatiquement ?

Oui. Une étape peut affecter un tag de profil au moment où elle est complétée, ou lorsqu'une personne passe d'une étape à une autre.

C'est important parce que les tags de profil servent partout ailleurs dans Vome. Une personne complète l'étape PDF remplissable qui fait signer votre décharge, Vome affecte le tag Décharge signée, et à partir de là vous pouvez trouver, filtrer et rapporter cette personne par ce tag dans la base de données, dans les rapports, dans les vues de planification et dans les rapports de séquences.

La règle simple : si compléter une étape prouve quelque chose que vous voudrez peut-être chercher ou analyser plus tard, faites-lui affecter un tag.

7. Une personne peut-elle être dans plus d'une séquence ?

Oui, sans limite. Il est normal qu'une séquence gère l'intégration générale, qu'une deuxième gère les exigences propres à un rôle, et qu'une troisième gère un renouvellement un an plus tard.

8. Une personne peut-elle refaire la même séquence ?

Non, pas depuis le début. Une fois qu'une personne a franchi une séquence, elle ne peut pas y être affectée de nouveau comme s'il s'agissait d'un nouveau parcours.

Si elle doit seulement refaire une partie, ramenez-la à l'étape antérieure. Si elle doit vraiment tout reprendre comme un processus distinct et suivi séparément, copiez la séquence et affectez la copie.

9. Que se passe-t-il si la même exigence apparaît dans plusieurs séquences ?

Elle est suivie une seule fois, de façon centralisée. Une décharge, une entrevue, une session d'orientation ou une session de formation se crée une fois et peut ensuite servir dans autant de séquences que vous voulez.

Si la même personne est affectée à plusieurs séquences qui partagent une exigence, la compléter à un endroit la marque complétée partout. Vous n'entretenez pas la même exigence séparément à chaque endroit.

10. Quels paramètres chaque étape possède-t-elle ?

Chaque étape se configure séparément, et c'est la partie qui mérite du temps. Pour n'importe quelle étape, vous définissez :

  • si l'utilisateur la voit ou non
  • si elle fournit de l'information, en recueille, ou les deux
  • si un admin doit la réviser avant qu'elle compte comme faite
  • si elle peut se compléter automatiquement
  • si la personne passe automatiquement à l'étape suivante
  • si la compléter affecte un tag de profil

Deux étapes du même type dans la même séquence peuvent se comporter de façon complètement différente à cause de ces réglages. Configurez chaque étape en fonction de ce à quoi elle sert vraiment, plutôt que de faire fonctionner tout de la même manière.

11. Que peut faire une étape toute seule, sans admin ?

Beaucoup de choses. Chaque étape peut porter des automatisations d'étape, qui surveillent la progression d'une personne sur cette étape et exécutent des actions quand une condition est remplie. Vous les configurez depuis les paramètres de l'étape, sous Automatisations d'étape, une fois l'étape enregistrée et publiée.

Une automatisation se déclenche selon l'un de trois déclencheurs : quand la personne entre dans l'étape, quand elle la complète, ou après qu'elle y est restée en attente pendant une durée que vous choisissez. Le déclencheur d'attente peut aussi se répéter, par exemple toutes les trois semaines jusqu'à quatre fois, ce qui vous donne une relance polie sans avoir à y penser.

En se déclenchant, elle peut envoyer une notification (courriel, push, ou les deux, depuis votre domaine connecté ou depuis Vome, avec un modèle enregistré au besoin), affecter ou retirer des tags de profil, des sites et des opportunités, marquer la personne inactive pour la séquence, la retirer de la séquence, archiver son profil, ou l'ajouter à votre base de données.

Celle qu'il faut connaître est la notification « Toujours intéressé ? ». En l'activant, vous ajoutez des boutons Oui et Non au courriel. Cliquer Oui ramène la personne dans la séquence, et cliquer Non exécute les actions de suivi que vous avez configurées pour ce cas, de sorte qu'une candidature au point mort se referme proprement au lieu de traîner indéfiniment dans votre liste.

Le détail complet se trouve dans Comment fonctionnent les automatisations d'étape de séquence sur Vome ?

12. Que se passe-t-il quand une personne termine la séquence ?

Ce que vous aurez décidé. Ouvrez Paramètres et automatisations sur la séquence et vous pouvez appliquer tout ce qui suit dès qu'un profil est marqué comme fini :

  • Auto-ajout à la base de données. La personne devient un profil complet dans votre base de données.
  • Auto-affecter des séquences. Elle est inscrite à la séquence suivante que vous choisissez, ce qui permet d'enchaîner l'intégration générale vers une formation propre à un rôle.
  • Auto-affecter des opportunités. Elle est approuvée sur les opportunités que vous choisissez et peut donc réserver des quarts et consigner des heures immédiatement.
  • Auto-affecter des tags de profil. Les tags se posent sur le profil pour le filtrage et les rapports.
  • Auto-affecter des sites. L'accès aux sites que vous choisissez est accordé.

Le même écran contient deux réglages connexes : Affecter automatiquement cette séquence via un formulaire, qui inscrit les gens à cette séquence lorsqu'ils soumettent un des formulaires que vous liez, et un message de notification personnalisé, qui remplace le courriel de fin par défaut par votre propre objet et votre propre message (ou le désactive).

Où placer l'auto-ajout à la base de données. Si vous avez une séquence d'intégration, placez-le ici plutôt que sur le formulaire de candidature. Ajouter les gens à la base de données au moment de la soumission du formulaire signifie que toute personne l'ayant rempli s'y retrouve, sélectionnée ou non. Les ajouter à la fin de la séquence fait de votre base de données la liste des personnes qui ont réellement complété votre processus, ce que la plupart des organisations veulent. Le bouton Résumé des automatisations, en haut de la barre latérale des paramètres, montre tout ce que vous avez activé au même endroit : cela vaut la peine de le consulter avant de publier.

Plus de détails dans Que sont les automatisations de séquence et comment les utiliser ?

Bonnes pratiques

  • Rendez la séquence visible aux utilisateurs affectés dès qu'ils ont quelque chose à y faire.
  • Utilisez des étapes Formulaire remplissable pour tout ce que vous devez recueillir, et des étapes PDF remplissable quand c'est le document signé qui compte.
  • Combinez un formulaire privé et un calendrier de quarts quand les gens doivent réserver une session d'orientation ou de formation.
  • Faites affecter un tag de profil par les étapes dont vous voudrez analyser la complétion.
  • Réutilisez les exigences partagées entre les séquences au lieu de les rebâtir.
  • N'ajoutez une étape de révision que là où une personne doit vraiment regarder quelque chose. Chaque révision de trop est un endroit où les gens attendent.
  • Placez une automatisation de durée d'attente sur les étapes où les gens bloquent habituellement, pour que la relance parte sans vous.
  • Ajoutez les gens à votre base de données quand ils terminent la séquence, pas quand ils soumettent le formulaire.

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