L'intégration sur Vome commence après la soumission d'un formulaire de candidature. La personne est ensuite placée dans une séquence, le processus étape par étape qui la mène de candidate à prête à commencer.
Trois chemins mènent à une séquence :
Le choix dépend du niveau de sélection que vous appliquez avant de laisser passer quelqu'un.
À noter : puisque la candidature a déjà eu lieu, la première étape d'une séquence n'est normalement pas le formulaire. Commencez la séquence à ce qui vient ensuite.
Quatre questions :
Ces quatre réponses déterminent vos étapes, vos notifications et vos réglages d'automatisation. Y répondre d'abord évite de tout refaire ensuite.
Chaque étape transmet de l'information, en recueille, ou les deux. Vome en offre douze types :
| Type d'étape | Sert à |
|---|---|
| Téléversement de fichier | Recueillir un document : entente signée, certification, preuve d'admissibilité. |
| Entrevue | Expliquer une entrevue, ou permettre d'en réserver une. |
| Orientation | Transmettre l'information d'orientation ou suivre cette exigence. |
| Formation | Livrer du contenu de formation, souvent avec des guides ou documents joints. |
| PDF remplissable | Faire remplir un PDF dans Vome. Vous téléversez un PDF vierge et concevez les champs. |
| Formulaire remplissable | Exécuter un formulaire Vome existant dans la séquence. |
| Vidéo | Diffuser une vidéo de bienvenue, un survol des politiques ou un enregistrement. Vome peut vérifier si elle a été regardée. |
| Liste de contrôle | Regrouper plusieurs petits éléments en sous-étapes, chacune avec son statut, plus un statut global. |
| Cours | Exécuter un cours publié du module Cours, avec progression, résultats, réussite ou échec, certificats et expiration des accréditations suivis automatiquement. Exige le forfait Entreprise ou Ultime. |
| Personnalisée | Tout ce qui n'entre pas dans les autres types. |
| Vérification d'antécédents | Effectuer la vérification via l'intégration Sterling Volunteers. |
| Apprentissage en ligne | Relier votre LMS par SCORM Cloud et synchroniser l'achèvement avec Vome. |
Pour le détail de la configuration de chacune, voyez Comment fonctionnent les séquences sur Vome ?
Chaque étape est visible ou masquée séparément, et bien utiliser les deux fait la différence entre une séquence claire et une séquence confuse.
Les étapes visibles couvrent tout ce que la personne doit faire : lire, regarder, téléverser un document, remplir un formulaire, réserver une entrevue.
Les étapes internes sont pour votre équipe : examiner une soumission, confirmer l'admissibilité, vérifier un document, ou tout point de contrôle manuel avant de laisser passer quelqu'un.
Quand une personne se trouve à une étape interne, elle n'en voit pas le contenu. Elle voit un message indiquant qu'elle n'a rien à faire et qu'elle sera avisée quand l'étape suivante sera prête. Vous pouvez donc ajouter autant de points de contrôle internes que nécessaire sans encombrer son affichage.
Les deux, selon l'étape. C'est tout l'intérêt de les configurer une par une.
Pour chacune, vous pouvez laisser la personne accomplir la tâche elle-même, faire marquer l'étape comme terminée automatiquement, et faire passer à l'étape suivante automatiquement. Ou exiger qu'un administrateur examine et fasse avancer à la main.
Le gain concret : moins de courriels. Une boucle typique ressemble à ceci :
Personne n'a eu à écrire un message.
La plupart des organisations commencent avec une et en ajoutent avec le temps.
| Une seule séquence si | Plusieurs si |
|---|---|
| Tout le monde suit le même parcours, les mêmes étapes s'appliquent à tous, et le processus est simple. | Les groupes ont besoin d'étapes différentes : adultes et mineurs, régions ou emplacements distincts, rôles ou programmes distincts. |
Une configuration courante : une séquence pour les adultes, une pour les mineurs, et une par emplacement là où les exigences diffèrent réellement.
Oui, et c'est là que les séquences prennent toute leur valeur au-delà de l'intégration.
Quelqu'un peut terminer l'intégration générale, puis se voir affecter une deuxième séquence pour une opportunité précise, puis une troisième pour une qualification supplémentaire ou un renouvellement.
Une séquence est avant tout un outil de gestion de processus. Elle ne se limite pas au début du parcours. Affectez-en une chaque fois que vous devez guider une personne dans une suite d'étapes définie : qualification pour une opportunité, exigences après approbation, formation propre à un rôle, renouvellements annuels.