🧭 Comment organiser l’intégration sur VOME?

✨ Aperçu

Pour la plupart des organisations, l’intégration sur VOME commence après qu’un bénévole a soumis un Formulaire de candidature.

À partir de ce moment, le bénévole est généralement affecté à une Séquence de l’une des trois façons suivantes :

• par une automatisation au niveau d’une question

• par une automatisation au niveau du formulaire

• par une affectation manuelle par un admin

La méthode utilisée dépend de la façon dont votre organisation gère le tri et les approbations.

Une Séquence représente tout ce qui se passe après la soumission du formulaire initial. Il s’agit d’un processus d’intégration étape par étape conçu pour guider les bénévoles dans la prochaine phase de leur parcours sur VOME.

Comme le bénévole se retrouve dans la Séquence parce qu’il a déjà soumis le formulaire de candidature, la première étape d’une Séquence n’est généralement pas la candidature elle-même. La Séquence commence plutôt avec la prochaine action d’intégration que votre organisation souhaite demander au bénévole.

🛠️ Avant de commencer

Avant de structurer votre processus d’intégration, déterminez :

• si tous les bénévoles suivront le même parcours d’intégration

• si certains groupes de bénévoles ont besoin de parcours différents

• si certaines étapes doivent être visibles pour les bénévoles et si d’autres doivent rester internes

• si les admins doivent réviser et faire avancer chaque étape manuellement, ou si certaines étapes peuvent faire progresser les bénévoles automatiquement

Ces décisions orienteront la façon dont vous configurez vos Séquences, vos Étapes, vos notifications et vos paramètres d’automatisation.

🧩 Qu’est-ce qu’une Séquence?

Une Séquence est un parcours d’intégration structuré composé de plusieurs Étapes.

Chaque Étape est conçue pour faire l’une ou les deux choses suivantes :

• fournir de l’information au bénévole

• recueillir de l’information auprès du bénévole

Cela rend les Séquences très flexibles. Elles peuvent être utilisées pour gérer l’intégration, la qualification, les suivis et bien d’autres processus au-delà de l’étape initiale de candidature.

À la base, le module Séquences est un outil de gestion de processus. Même s’il est souvent utilisé pour l’intégration et le tri, un bénévole peut être affecté à une Séquence à n’importe quel moment de son parcours.

🔍 Quels types d’Étapes peut-on inclure dans une Séquence?

VOME offre plusieurs types d’Étapes pour permettre aux organisations de construire un parcours d’intégration qui correspond à leur processus.

Téléversement de fichier

Utilisez une étape de Téléversement de fichier lorsque vous souhaitez recueillir un document auprès d’un bénévole.

Cela peut être utile pour des éléments comme :

• des ententes signées

• des certifications

• des preuves d’admissibilité

• d’autres documents obligatoires

Entrevue

Utilisez une étape d’Entrevue pour fournir de l’information au sujet d’une entrevue ou pour permettre aux bénévoles d’en réserver une.

Ces étapes sont souvent utilisées lorsque le processus comprend une conversation, un appel de tri ou un rendez-vous d’entrevue.

Orientation

Utilisez une étape d’Orientation pour fournir de l’information d’orientation ou pour guider les bénévoles dans une exigence d’orientation.

Formation

Utilisez une étape de Formation pour fournir du contenu de formation. Ces étapes comprennent souvent des pièces jointes complémentaires, comme des guides, des documents de référence ou du matériel de formation.

PDF remplissable

Utilisez une étape de PDF remplissable lorsque vous souhaitez que les bénévoles remplissent un PDF directement sur VOME.

Dans ce flux de travail, un admin téléverse un PDF vierge et conçoit les champs remplissables. Le bénévole remplit ensuite le document sur VOME et vous le soumet par la plateforme.

Formulaire remplissable

Utilisez une étape de Formulaire remplissable lorsque vous souhaitez qu’un bénévole remplisse un Formulaire VOME dans le cadre d’une Séquence.

Cela permet à votre équipe de réutiliser les Formulaires VOME à l’intérieur du processus d’intégration.

Vidéo

Utilisez une étape de Vidéo lorsque les bénévoles doivent regarder une vidéo dans le cadre de l’intégration. VOME peut faire le suivi pour savoir si le bénévole a réellement regardé la vidéo.

Cela est utile pour :

• des vidéos de bienvenue

• des survols de politiques

• des vidéos de formation

• des enregistrements d’orientation

Liste de vérification

Une Liste de vérification est un regroupement de sous-étapes. Chaque sous-étape possède son propre statut, et la Liste de vérification elle-même possède aussi un statut principal.

Cela est utile lorsqu’une partie de l’intégration comprend plusieurs petits éléments à suivre ensemble.

Personnalisé

Une étape Personnalisée est une option flexible que vous pouvez utiliser lorsqu’aucun autre type d’étape ne correspond parfaitement à votre processus.

Comme pour les autres étapes, elle peut servir à :

• fournir des consignes

• partager de l’information

• recueillir de l’information

• demander des documents

Vérification des antécédents

Utilisez une étape de Vérification des antécédents lorsque votre organisation utilise l’intégration Sterling Volunteers pour le filtrage des antécédents.

Apprentissage en ligne

Utilisez une étape d’Apprentissage en ligne lorsque votre organisation utilise un système de gestion de l’apprentissage et souhaite connecter les données de formation complétée à VOME.

Par exemple, si vous importez des fichiers SCORM par l’intermédiaire de SCORM Cloud, les bénévoles peuvent suivre la formation dans votre LMS pendant que VOME suit et synchronise le statut d’achèvement.

👁️ Étapes visibles pour les bénévoles et Étapes internes pour les admins

Chaque Étape d’une Séquence peut être configurée pour être visible ou non pour le bénévole.

C’est une bonne pratique importante à considérer lorsque vous organisez votre intégration.

Étapes visibles pour les bénévoles

Les étapes visibles pour les bénévoles sont utilisées lorsque le bénévole doit :

• lire de l’information

• regarder du contenu

• téléverser un document

• remplir un formulaire

• réserver une entrevue

• accomplir une autre tâche d’intégration

Étapes internes pour les admins

Certaines étapes sont conçues uniquement pour la gestion interne du processus.

Ces étapes internes sont utiles lorsque les admins doivent :

• réviser une soumission

• effectuer une tâche interne

• confirmer l’admissibilité

• vérifier un document

• compléter un point de contrôle manuel avant de faire avancer le bénévole

Lorsqu’un bénévole se trouve sur une tâche interne, il ne voit pas les détails de cette étape. À la place, il voit un message indiquant qu’il n’y a rien à faire pour le moment et qu’il sera avisé lorsqu’il sera affecté à l’étape suivante.

Cela permet aux organisations d’inclure autant de points de contrôle administratifs que nécessaire, tout en suivant leur statut d’achèvement à l’intérieur de la Séquence.

🔄 Réduire les échanges inutiles

L’un des principaux avantages des Séquences est qu’elles permettent de réduire les échanges inutiles entre les bénévoles et les admins.

Par exemple :

• un bénévole téléverse un document

• un admin reçoit une notification pour réviser cette Étape

• l’admin marque l’Étape comme terminée

• le bénévole passe automatiquement à l’Étape suivante

• le bénévole reçoit une notification pour l’aviser que la prochaine Étape est prête

Cela crée un parcours d’intégration clair, sans exiger des emails manuels ou des suivis répétés à chaque action.

⚙️ Progression manuelle ou progression automatique

VOME donne aux admins le contrôle sur la façon dont les bénévoles avancent dans une Séquence.

Dans certains cas, les admins voudront réviser chaque Étape et la marquer manuellement comme terminée avant que le bénévole puisse continuer.

Dans d’autres cas, vous voudrez réduire l’intervention administrative et permettre aux bénévoles de progresser de façon plus autonome.

Selon les paramètres de l’Étape, un bénévole peut être autorisé à :

• accomplir la tâche lui-même

• marquer automatiquement l’Étape comme terminée

• passer automatiquement à l’Étape suivante

Cette flexibilité permet aux organisations de créer des parcours d’intégration plus contrôlés, plus autonomes, ou un mélange des deux.

🧱 Comment structurer les Séquences d’intégration?

Pour la plupart des organisations, la meilleure approche consiste à bâtir l’intégration comme un ensemble d’Étapes clairement définies, où chaque étape remplit un objectif précis.

Une bonne Séquence comprend généralement une combinaison de :

• l’information que le bénévole doit recevoir

• les actions que le bénévole doit accomplir

• les points de contrôle internes pour les admins

• les règles de progression manuelles ou automatiques

L’objectif est de créer un parcours clair entre la candidature et la qualification, tout en réduisant la confusion et les communications manuelles inutiles.

🗂️ Dois-je avoir une seule Séquence ou plusieurs Séquences?

La plupart des organisations ont au moins une Séquence d’intégration pour les bénévoles. Toutefois, plusieurs organisations gagnent à utiliser plusieurs Séquences.

Utilisez une seule Séquence lorsque :

• tous les bénévoles suivent le même parcours d’intégration

• les mêmes étapes s’appliquent à tout le monde

• votre processus est relativement simple

Utilisez plusieurs Séquences lorsque :

• différents groupes de bénévoles ont besoin d’étapes d’intégration différentes

• les adultes et les mineurs suivent des processus différents

• différentes régions ou différents lieux ont besoin de parcours distincts

• différents rôles ou programmes exigent des étapes de qualification différentes

Par exemple, vous pourriez avoir :

• une Séquence pour les bénévoles adultes

• une Séquence pour les bénévoles mineurs

• une Séquence pour les bénévoles du lieu A

• une Séquence pour les bénévoles du lieu B

➕ Les bénévoles peuvent-ils passer par plus d’une Séquence?

Oui. Un bénévole peut passer par plusieurs Séquences au fil du temps.

Par exemple :

• un bénévole peut d’abord compléter une Séquence générale d’intégration

• ensuite, il peut être affecté à une deuxième Séquence liée à une Opportunité précise

• plus tard, il peut encore compléter une autre Séquence pour des qualifications additionnelles ou des exigences de programme

Cela est particulièrement utile lorsque les bénévoles continuent de postuler ou de s’inscrire à de nouvelles Opportunités après avoir terminé leur intégration initiale.

Autrement dit, les Séquences ne sont pas limitées au début du parcours bénévole. Elles peuvent être utilisées à n’importe quelle étape où votre organisation doit guider une personne dans un processus structuré.

💡 Bonnes pratiques

Pour la plupart des organisations, l’intégration sur VOME fonctionne mieux lorsque vous :

• commencez la Séquence après que le bénévole ait soumis le Formulaire de candidature

• utilisez les automatisations ou une affectation par un admin pour placer les bénévoles dans la bonne Séquence

• construisez chaque Étape autour d’un objectif clair

• séparez les tâches visibles pour les bénévoles des tâches internes pour les admins

• utilisez les étapes internes pour suivre les révisions et les points de contrôle

• décidez où une révision manuelle est nécessaire et où une progression automatique a du sens

• créez plusieurs Séquences lorsque différents groupes de bénévoles ont besoin de parcours différents

• utilisez d’autres Séquences plus tard lorsque les bénévoles ont besoin de qualifications supplémentaires ou d’un suivi lié à un processus précis

🌟 L’intégration sur VOME est aussi un outil de gestion de processus

Même si les Séquences sont souvent utilisées pour le tri et l’intégration, elles peuvent aussi être utilisées de façon beaucoup plus large.

Puisqu’une Séquence est avant tout un outil de gestion de processus, vous pouvez l’utiliser pour guider les bénévoles dans :

• l’intégration initiale

• la qualification pour des Opportunités précises

• les exigences après approbation

• la formation propre à un rôle

• les étapes de renouvellement

• tout autre processus structuré que votre organisation souhaite gérer sur VOME

Un bénévole peut être affecté à une Séquence à n’importe quel moment, dès que votre organisation a besoin de le guider dans une série d’étapes définies.

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