Comment recueillir la signature d'un parent ou tuteur sur un formulaire ?
Aperçu
Un consentement numérique sur un formulaire enregistre un nom à côté de la signature. Il s'agit normalement du nom du profil qui remplit le formulaire, ce qui convient parfaitement lorsque la personne signe pour elle-même.
Ce n'est plus le cas lorsque quelqu'un d'autre signe. Sur une candidature remplie par un mineur, un consentement destiné au parent ou tuteur porterait le nom de l'enfant. Vous pouvez désormais indiquer qu'un consentement est signé par une autre personne. Celle-ci saisit alors son propre nom et, si vous le souhaitez, précise son lien avec l'utilisateur.
Cet article s'adresse aux administrateurs qui créent des formulaires.
1. À quoi sert le réglage Qui signe ce consentement ?
Il détermine quel nom est imprimé à côté de la signature.
- La personne qui remplit le formulaire. Le réglage par défaut. L'empreinte reprend le nom du profil et le signataire n'a rien à saisir.
- Une autre personne, par exemple un parent ou tuteur. Le signataire saisit son propre nom et ne peut pas enregistrer sa signature tant qu'il ne l'a pas fait.
2. Comment configurer un consentement destiné à un parent ou tuteur ?
Le réglage se trouve sur le consentement lui-même, et non sur le formulaire entier, ce qui permet de mélanger les deux types sur un même formulaire.
- Ajoutez un Consentement numérique à votre formulaire, ou modifiez-en un que vous utilisez déjà.
- Remplissez le titre et la description comme à l'habitude. C'est le texte que le signataire accepte.
- Sous Qui signe ce consentement ?, choisissez Une autre personne, par exemple un parent ou tuteur.
- Remplissez au besoin le champ Libellé du signataire (facultatif), par exemple Parent / Tuteur. Ce libellé est affiché au signataire, il vaut donc la peine de le renseigner.
- Enregistrez.
Si vous laissez le libellé vide, le consentement fonctionne quand même. Le formulaire affiche simplement Signé par une autre personne au lieu de nommer un rôle.
3. Que voit la personne qui remplit le formulaire ?
Une mention à côté du titre du consentement, reprenant votre libellé de signataire, qui indique qui doit signer.
Lorsqu'elle coche la case du consentement, la zone de signature s'ouvre avec :
- Une courte consigne, par exemple « Saisissez le nom du Parent / Tuteur, puis signez ci-dessous. »
- Un champ Nom en lettres moulées du Parent / Tuteur
- La zone de signature
Le bouton Enregistrer reste indisponible tant que le nom n'est pas saisi, afin qu'un consentement ne puisse pas être signé anonymement par mégarde.
4. Puis-je aussi enregistrer le lien entre le signataire et l'utilisateur ?
Oui, et c'est à vous de choisir. Cochez Demander aussi le lien entre le signataire et la personne lors de la configuration du consentement. Cette option n'apparaît qu'une fois que vous avez indiqué qu'une autre personne signe.
Le signataire choisit alors parmi :
- Mère
- Père
- Tuteur légal
- Autre
Le choix Autre ouvre un court champ de texte libre. Il couvre un grand-parent, une famille d'accueil, ou un signataire qui n'est pas un membre de la famille, comme un enseignant ou un entraîneur.
Laissez la case décochée et seul le nom est demandé, ce qui suffit à la plupart des organisations.
5. Où le nom saisi apparaît-il ensuite ?
Partout où le consentement sert de preuve :
- L'Aperçu de l'empreinte du consentement numérique sur le formulaire, qui se remplit à mesure que le signataire écrit
- Voir le consentement, lorsque vous ouvrez un consentement soumis depuis un profil
- Le reçu de consentement téléchargé en PDF
- L'export PDF de la soumission du formulaire
Le lien, lorsque vous le recueillez, apparaît à côté du nom aux mêmes endroits. Les consentements signés avant votre changement de réglage continuent d'afficher le nom du profil, les anciens enregistrements ne sont donc pas réécrits.
6. Puis-je recueillir la signature du candidat et celle d'un parent sur le même formulaire ?
Oui, et c'est exactement l'usage pour lequel cette fonction a été conçue.
Ajoutez deux consentements numériques au formulaire. Laissez le premier sur La personne qui remplit le formulaire afin que le candidat signe pour lui-même, et réglez le second sur Une autre personne, par exemple un parent ou tuteur. Chacun a son propre titre, son propre texte et sa propre signature, et les deux empreintes portent deux noms différents.
7. Est-ce que cela fonctionne dans l'application mobile ?
Oui. Un consentement configuré ainsi demande le nom, et le lien lorsque vous le recueillez, dans l'application exactement comme sur le web. Vous n'avez pas besoin de créer un formulaire distinct pour les personnes qui postulent depuis leur téléphone.
8. Qu'advient-il des consentements que j'utilise déjà ?
Rien. Tous les consentements numériques existants sont réglés sur La personne qui remplit le formulaire, c'est-à-dire le comportement qui prévalait avant l'ajout de ce réglage.
Modifier le réglage agit sur les consentements signés à partir de ce moment. Cela ne modifie pas les signatures déjà recueillies.
Résumé
- Un consentement numérique peut être marqué comme signé par une autre personne que celle qui remplit le formulaire.
- Le signataire saisit alors son propre nom et ne peut pas enregistrer sa signature sans lui.
- Un libellé de signataire tel que Parent / Tuteur indique qui doit signer.
- Vous pouvez aussi demander le lien avec l'utilisateur : Mère, Père, Tuteur légal, ou Autre avec un champ de texte libre.
- Le nom saisi et le lien apparaissent sur l'empreinte, dans Voir le consentement, sur le reçu de consentement en PDF et sur l'export de la soumission.
- Pour la candidature d'un mineur, utilisez deux consentements sur un même formulaire : un signé par le candidat, un signé par le parent ou tuteur.
- Les consentements existants ne sont pas touchés et continuent d'utiliser le nom du profil.