Consentement, décharges et signatures sur Vome

Quelle est la différence entre un consentement numérique et une décharge ?

Aperçu

Votre formulaire de candidature peut recueillir une signature. Ce n'est pas la même chose qu'une décharge, et savoir lequel des deux il vous faut vous évite une conversation gênante plus tard.

Cet article s'adresse aux administrateurs qui configurent les consentements et les documents légaux.

1. Qu'est-ce que le consentement numérique sur un formulaire ?

Un champ qui présente un document à la personne et recueille une signature électronique avant qu'elle puisse soumettre.

C'est rapide, cela se passe à l'intérieur du formulaire qu'elle remplit déjà, et c'est l'outil qui convient à quelque chose de court : un code de conduite, une autorisation photo, un accusé de réception de politique de confidentialité.

2. Qu'est-ce qu'une étape PDF à remplir ?

Un tout autre instrument.

Vous téléversez votre vrai document, vous y annotez les champs, et la personne l'ouvre, remplit chaque champ obligatoire, signe, et sa copie signée vous revient.

L'étape porte son propre statut, qui passe de En attente à Signé puis à Terminé, de sorte qu'une décharge signée peut être vérifiée avant de compter.

3. Lequel choisir ?

Le consentement numérique sur le formulaire, quand :

  • Il doit être signé avant la soumission, au moment même de postuler
  • Une seule signature suffit, conservée dans le dossier du formulaire
  • Il s'agit d'une entente courte que tout le monde signe, y compris les personnes que vous refuserez ensuite

Un PDF à remplir dans une séquence, quand :

  • C'est votre propre document, avec vos propres champs, signé champ par champ
  • Il vous faut une copie signée par personne, conservée à son profil et vérifiable avant que vous l'acceptiez
  • Il doit se trouver derrière votre sélection, pour que seules les personnes que vous avez décidé d'intégrer le signent
  • Vous avez plusieurs décharges, qui deviennent plusieurs étapes, suivies séparément

4. Puis-je utiliser les deux ?

Oui, et vous devriez, dans cet ordre.

Mettez un court consentement sur le formulaire de candidature, pour que personne ne postule sans accepter les bases. Mettez vos vraies décharges sous forme d'étapes PDF à remplir dans la séquence d'intégration qui est affectée une fois ce formulaire soumis.

Vous ne demandez alors pas à un inconnu de signer un document légal avant d'avoir décidé que vous le vouliez, et chaque décharge que vous détenez appartient à quelqu'un que vous avez réellement intégré.

5. Dois-je envoyer la décharge moi-même ?

Non. Le relais est automatique.

Une automatisation de formulaire affecte la séquence d'intégration à la soumission. La personne signe donc le court consentement dans le formulaire, et les étapes de décharge arrivent d'elles-mêmes, sans qu'un administrateur envoie quoi que ce soit.

Résumé

  • Le consentement numérique est un champ de formulaire qui recueille une signature électronique avant la soumission. À utiliser pour les ententes courtes.
  • Une étape PDF à remplir est votre propre document, annoté de champs, signé et retourné.
  • L'étape PDF à remplir suit les statuts En attente, Signé et Terminé, pour qu'une décharge soit vérifiée avant de compter.
  • Le consentement sur le formulaire est signé par tous, même les personnes refusées. Une décharge derrière la sélection n'est signée que par les personnes intégrées.
  • Utilisez les deux : court consentement sur le formulaire, vraies décharges comme étapes de la séquence qu'il affecte.
  • Une automatisation de formulaire fait ce relais sans qu'un administrateur envoie quoi que ce soit.

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