Maîtriser les fondamentaux de Vome : Comprendre la structure de votre portail

Pour gérer efficacement vos programmes de bénévolat dans Vome, il est essentiel de comprendre comment la plateforme est structurée. Cet article explique la hiérarchie des éléments dans votre portail — Organisation, Catégories, (optionnellement, Sites), Opportunités, et Quarts — afin que vous puissiez organiser vos données de manière claire et efficace. Que vous commenciez à peine ou que vous optimisiez une structure complexe, ce guide vous aidera à tirer le meilleur parti de votre abonnement Vome.

Si vous utilisez un forfait Enterprise ou Ultimate et souhaitez introduire une segmentation multi-site, consultez la section Sites plus bas.

Structure de base (Forfaits Recruit & Pro)

Si vous utilisez le forfait Recruit ou Pro, votre portail est structuré selon les couches suivantes :

1. Organisation (Parapluie principal)

Il s'agit du niveau le plus élevé de votre portail. Il contient les informations générales de votre organisation et englobe toutes les Catégories, Opportunités et Quarts.

2. Catégories (Dossiers)

Les catégories fonctionnent comme des dossiers pour organiser vos opportunités. Elles ne sont pas attribuables aux utilisateurs et servent uniquement à structurer votre portail. Vous pouvez les utiliser pour représenter :

• Des départements

• Des lieux

• Des programmes ou événements spécifiques

• Des regroupements généraux comme « Événements spéciaux » ou « Toutes nos opportunités »

Choisir une structure de catégories selon le type d’organisation

Organisation multi-sites / multi-départements / multi-villes
Vous opérez dans plusieurs lieux, villes ou provinces.

• Chaque catégorie peut représenter un chapitre, un site, une région ou un département.

• Exemple : « Ontario », « Québec », ou « Succursale Centre-ville »

Organisation événementielle et de programmes en un seul lieu
Vous gérez des programmes réguliers et des événements ponctuels dans un seul endroit.

• Les catégories peuvent représenter des programmes, des départements ou une catégorie « Événements ».

• Exemple : « L’Entrepôt », « Bénévoles administratifs », ou « Événements »

• Si chaque événement est important, le nom de l’événement peut être la catégorie, avec chaque opportunité comme une tâche.

Organisation à programmes récurrents dans un seul lieu
Vous fonctionnez autour de programmes réguliers dans un seul endroit.

• Chaque catégorie représente un programme ou service distinct.

• Exemple : « Soutien scolaire », « Sports et loisirs »
  

Organisation événementielle
Vous organisez un ou plusieurs grands événements.

• Événement unique : la catégorie peut être le nom de l’événement, ou représenter des zones de l’événement.

• Événements multiples : utilisez une catégorie « Événements » avec une opportunité par événement, ou une catégorie par événement avec les tâches comme opportunités.

Des schémas visuels sont disponibles pour vous aider à structurer votre portail. Contactez le support si vous souhaitez de l'aide pour visualiser votre hiérarchie.

3. Opportunités (Affectations / Conteneurs)

Les opportunités sont le niveau attribuable aux utilisateurs. Chaque opportunité :

• Doit être liée à une catégorie

• Peut être attribuée à des utilisateurs

• Sert de conteneur d’horaires — les utilisateurs ne voient les quarts qu’une fois ceux-ci créés

Même si le titre d’une opportunité inclut une date (ex : Gala – 5 juin), vous devez toujours créer au moins un quart pour permettre la réservation.

Une opportunité peut représenter un programme récurrent, un besoin continu ou un événement spécifique. Si vous gérez plusieurs événements, il est courant d’utiliser une catégorie large comme « Événements spéciaux » pour regrouper ces opportunités.

4. Quarts (Tâches planifiées)

Les quarts sont les créneaux horaires à l’intérieur d’une opportunité. Pour qu’un utilisateur puisse les voir et réserver :

• Le quart doit être lié à une opportunité

• L’utilisateur doit être approuvé pour l’opportunité

Chaque quart doit inclure :

• Une date

• Une heure de début et de fin

• Un nombre maximum de places pour limiter les réservations

Détails supplémentaires optionnels :

• Titre du quart (ex : Hôte, Serveur)

• Description du quart

• Lieu du quart (hérité de l’opportunité par défaut, mais modifiable)

• Coordonnateurs (contact + notifications)

• Observateurs (notifications uniquement)

• Politique de liste d’attente (auto-inscription ou gestion par l’admin)

• Étiquettes de quart (codes couleurs ou filtres pour les rapports)

• Politique de notifications (rappels personnalisés avant/pendant/après)

🔒 Contrôle de visibilité des quarts

Choisissez les infos visibles pour les utilisateurs et à quel moment :

• Avant la réservation (prévisualisation du quart)

• Après la réservation (dans l’horaire personnel)

• Jamais (privé, visible uniquement par les admins)

Champs contrôlables :

• Titre du quart

• Description

• Lieu

• Liste des autres participants (prénom + nom)

• Statut de réservation des autres (ex : Réservé, Présent, Check-In, Heures enregistrées)

Titres de quart & restrictions avancées

Quand une opportunité représente un événement spécifique avec plusieurs rôles :

• Utilisez des titres de quart pour nommer chaque rôle (ex : Accueil, Logistique)

• Appliquez des restrictions avancées si certains rôles doivent être privés :

  • Ajoutez une étiquette de profil au quart (ex : « Formé en premiers soins »)

  • L’utilisateur doit :

    • Être approuvé pour l’opportunité et

    • Avoir l’étiquette de profil requise (depuis la base de données)

Créer et utiliser des modèles de quarts

Si vous créez souvent des quarts similaires, les modèles de quarts vous feront gagner du temps.

• Cliquez sur le bouton « Gérer les modèles de quarts » en haut à droite de la fenêtre « Créer des quarts »

• Un modèle stocke les champs principaux (titre, description, heure, lieu…)

• Les modèles ne sont pas liés à une opportunité

• Appliquer un modèle remplit les champs, mais vous pouvez toujours les modifier avant la génération

• Ces modifications n’affectent pas le modèle enregistré

Idéal pour les rôles récurrents ou structures standardisées.

Structure supplémentaire (Forfaits Enterprise & Ultimate)

Avec le forfait Enterprise ou Ultimate, vous avez accès à un niveau supplémentaire : Sites.

Qu’est-ce qu’un Site ?

Les Sites permettent de regrouper des éléments selon :

• Un lieu physique (ex : bibliothèque, hôpital)

• Une ville ou une région

• Toute autre division administrative qui vous convient

Les Sites sont également attribuables aux utilisateurs, leur donnant accès à une page dédiée Sites, où ils peuvent consulter et postuler à des opportunités en vedette liées à ce site.

Comment les Sites interagissent avec le reste ?

Vous pouvez :

• Lier une catégorie à un site (toutes les opportunités liées seront incluses)

• Ou lier des opportunités spécifiques directement au site

Conseil : La façon dont vous définissez vos Sites devrait guider le nommage de vos catégories, opportunités et quarts pour garder une structure cohérente.

Conclusion

Comprendre la hiérarchie Organisation → Catégories → (optionnellement, Sites) → Opportunités → Quarts est essentiel pour structurer efficacement votre portail. Une structure claire vous permet de :

• Gérer les affectations plus facilement

• Contrôler l’accès à l’information et aux tâches

• Garder vos horaires organisés et accessibles
  

Besoin d’aide pour structurer votre portail ? Contactez l’équipe de support Vome pour un accompagnement personnalisé.