Forfait requis : la structure décrite ici fonctionne sur tous les forfaits. Les Sites, le niveau supplémentaire abordé à la question 7, exigent Entreprise ou Ultime.

Aperçu

Presque toutes les questions sur la configuration d'un portail Vome reviennent à une seule chose : savoir à quel niveau appartient une information.

La hiérarchie est la suivante :

Organisation > (facultativement Sites) > Catégories > Opportunités > Quarts

Lisez d'abord ce tableau. Tout le reste le détaille.

Le niveau à bien réussir est celui des Opportunités. C'est là que se décide l'accès.

1. Qu'est-ce qu'une Catégorie ?

Une Catégorie est un dossier. Elle regroupe des Opportunités pour garder votre portail navigable, et rien d'autre.

Les Catégories ne sont pas assignables. Personne n'est jamais « dans » une Catégorie. Si vous cherchez à donner accès à une Catégorie, c'est en réalité d'une Opportunité que vous avez besoin.

Les Catégories représentent couramment des services, des emplacements, des programmes, des événements, ou un regroupement large comme « Tous les événements spéciaux ».

2. Comment structurer mes Catégories ?

Cela dépend du fonctionnement réel de votre organisation. Quatre modèles courants :

Pour un seul grand événement, le nom de l'événement fait une bonne Catégorie, avec chaque tâche comme Opportunité. Pour de nombreux petits événements, une seule Catégorie « Événements » avec une Opportunité par événement est plus simple.

Si vous hésitez, écrivez au soutien Vome. Nous pouvons vous aider à y voir clair.

3. Qu'est-ce qu'une Opportunité ?

L'Opportunité est le niveau qui contrôle l'accès. Chaque Opportunité :

• Doit se trouver dans une Catégorie.
• Est assignable. Les personnes y sont approuvées.
• Sert de porte d'entrée vers un horaire. On ne voit un quart que si l'on est approuvé pour l'Opportunité à laquelle il appartient.

Une Opportunité peut être un programme récurrent, un besoin continu, ou un événement précis comme une collecte de fonds annuelle.

Attention : une Opportunité est un conteneur, pas un horaire. Mettre une date dans le titre ne crée rien de réservable. Il faut au moins un quart avant que quiconque puisse réserver une place. C'est l'erreur de configuration la plus fréquente.

4. Qu'est-ce qu'un Quart, et que lui faut-il ?

Un Quart est une tâche datée à l'intérieur d'une Opportunité. Seules les personnes approuvées pour cette Opportunité peuvent le voir ou le réserver.

Chaque quart exige trois choses :

• Une date
• Une heure de début et de fin
• Un nombre maximal de places, qui plafonne les réservations

Vous pouvez aussi ajouter :

• Titre du quart, utile pour distinguer les rôles d'un même événement.
• Description du quart.
• Lieu du quart, qui reprend par défaut celui de l'Opportunité et peut être remplacé par lot.
• Coordonnateurs, la personne-ressource, qui reçoivent aussi les notifications.
• Observateurs, qui reçoivent les notifications sans figurer comme personne-ressource.
• Politique de liste d'attente, pour décider si les gens peuvent s'y ajouter eux-mêmes quand le quart est complet.
• Tags de quart, pour le code de couleur et les rapports. Un tag traverse les Opportunités : vous pouvez marquer des quarts « Événements spéciaux » où qu'ils soient.
• Politique de notification, des messages personnalisés envoyés avant, pendant ou après un quart.

5. Qui voit quels détails d'un quart ?

Vous contrôlez chaque détail séparément, et vous contrôlez quand il devient visible :

• Avant la réservation, dans l'aperçu du quart.
• Après la réservation, dans l'horaire personnel de la personne.
• Jamais, c'est-à-dire réservé aux administrateurs.

Les détails concernés sont le titre, la description et le lieu du quart, la liste des autres participants (prénom et nom seulement) et leurs statuts de réservation, par exemple Réservé, Présence confirmée, Enregistré à l'arrivée ou Heures consignées.

6. Comment n'afficher un quart qu'à certaines personnes ?

Utilisez les restrictions de réservation avancées avec un tag de profil.

1. Affectez un tag de profil aux personnes qualifiées, depuis la Base de données. Par exemple « Secourisme ».
2. Définissez ce même tag comme restriction sur le quart.

Le quart n'est alors visible que par une personne approuvée pour l'Opportunité et portant le tag. Les deux conditions doivent être remplies.

Cela se combine bien avec les titres de quart. Pour un gala, une seule Opportunité peut contenir des quarts intitulés Accueil, Placier et Service, seuls ceux exigeant une certification étant restreints.

7. Que sont les Sites, et m'en faut-il ?

Les Sites sont un niveau supplémentaire offert sur Entreprise et Ultime. Ils se placent directement sous votre Organisation et peuvent représenter un lieu précis comme un hôpital ou une bibliothèque, une ville ou une région, ou toute autre division administrative qui vous convient.

Contrairement aux Catégories, les Sites sont assignables. Une personne affectée à un Site obtient une page Sites dédiée où elle peut parcourir les Opportunités en vedette qui y sont liées et y postuler.

Vous pouvez relier un Site à votre structure de deux façons :

• Lier une Catégorie entière à un Site, ce qui y lie toutes ses Opportunités.
• Lier des Opportunités individuelles à un Site, sans toucher au reste de la Catégorie.

Décidez de vos Sites avant de nommer vos Catégories. Les deux structures doivent concorder, sinon les rapports deviennent confus par la suite.

8. Puis-je réutiliser une configuration de quart au lieu de la refaire ?

Oui. Utilisez les modèles de quart, accessibles par le bouton Gérer les modèles de quart, en haut à droite de la fenêtre Créer des quarts.

Un modèle conserve les détails de base : titre, description, heure par défaut et lieu.

• Les modèles ne sont liés à aucune Opportunité : vous pouvez appliquer n'importe lequel n'importe où.
• L'appliquer charge ses valeurs dans le formulaire de création.
• Vous pouvez encore modifier chaque champ avant de générer les quarts.
• Les modifications faites après l'application ne touchent que ce lot. Elles ne mettent pas à jour le modèle enregistré.

Résumé

• La hiérarchie est Organisation, facultativement Sites, puis Catégories, Opportunités et Quarts.
• Les Catégories sont des dossiers et ne sont jamais assignables.
• Les Opportunités déterminent l'accès. C'est le niveau le plus important.
• Une Opportunité sans quart n'est pas réservable, quoi qu'en dise son titre.
• Les tags de profil combinés aux restrictions de réservation limitent un quart aux personnes qualifiées.
• Les Sites sont réservés aux forfaits Entreprise et Ultime, et ils sont assignables.

Où aller ensuite

• Comment Vome est-il structuré ?
• Comment fonctionnent les Sites sur Vome ?
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