Si vous organisez un événement ponctuel, lisez plutôt cet article : Comment créer un seul formulaire qui recrute et planifie en même temps ?

Une opportunité sert généralement à décrire un emploi, un poste, un rôle, une activité, une tâche ou une affectation (voir l'exemple 1 ci-dessous). Il y a aussi de bonnes raisons d'utiliser le module Opportunités pour gérer des entrevues, des séances d'orientation ou des séances de formation (voir l'exemple 2 ci-dessous).

Les opportunités et les quarts sont deux concepts distincts :

• Une opportunité est généralement le travail lui-même, tandis que les quarts en sont les occurrences, c'est-à-dire les paires date et plage horaire.
• Pour la planification, le nombre de places disponibles est rattaché au quart, et non à l'opportunité dans son ensemble.

Exemple 1 :

• Opportunité = Chauffeur
• Quart = Chauffeur, le mardi 7 décembre de 12 h 00 à 14 h 00, ou tous les lundis du 8 janvier au 23 décembre.

Exemple 2 :

• Opportunité = Formation en sécurité
• Quart 1 = Formation en sécurité, le jeudi 8 février de 15 h 00 à 17 h 00, 10 places disponibles
• Quart 2 = Formation en sécurité, le mardi 5 mars de 14 h 00 à 16 h 00, 10 places disponibles

Imaginez une opportunité Chauffeur dans votre organisation. Il est probable que tout le monde n'y soit pas admissible : il faut peut-être fournir un permis de conduire valide ou avoir accès à un véhicule avant de pouvoir réserver un quart.

Par conséquent, seules les personnes approuvées pour l'opportunité Chauffeur pourront voir ses quarts disponibles et les réserver.

Les 3 piliers de l'engagement pour chaque opportunité

1. La planification

• Chaque opportunité agit comme un « contenant » pour un horaire, qu'il s'agisse de quarts ponctuels, de quarts récurrents ou d'un mélange des deux.
• Une fois affectées à l'opportunité, les personnes peuvent réserver elles-mêmes leurs quarts.
• Les admins peuvent affecter quelqu'un directement à un quart. Il n'est alors pas nécessaire d'affecter l'opportunité au préalable : Vome le fait automatiquement dès le premier quart.

2. Le suivi des heures

• Toutes les heures consignées dans le système sont rattachées à un quart, et chaque quart relève d'une opportunité.
• Les opportunités sont donc un élément fondamental du suivi des heures.

3. Le regroupement des personnes pour les communications

• En affectant les gens à leurs opportunités respectives, vous pouvez filtrer la base de données par opportunité pour obtenir la liste des personnes que vous voulez joindre.
• Chaque opportunité peut avoir son propre salon de discussion généré automatiquement.

À savoir avant de créer une nouvelle opportunité

1. Vous regroupez vos opportunités par catégorie (par exemple par programme, service, événement, lieu ou site). Les gens voient les titres, les descriptions et les photos de couverture de vos catégories sur la page de votre organisation, ainsi qu'en consultant le détail d'une opportunité.

Voyez une catégorie comme un dossier qui peut contenir une ou plusieurs opportunités.

2. Vous devez indiquer si l'opportunité est sur place ou à distance. Les opportunités sur place peuvent utiliser le portail d'enregistrement sur place (à lire : Comment fonctionne le portail d'enregistrement sur Vome ?). Vous pouvez tout de même consigner des heures pour les opportunités à distance (Comment consigner les heures des quarts à distance ?).

3. Le processus de recrutement détermine la façon dont vous recrutez. Vous choisissez si les nouvelles personnes intéressées s'inscrivent directement à l'opportunité ou si elles sont redirigées vers un formulaire d'inscription général. Pour en savoir plus, lisez Comment organiser le recrutement sur Vome ?

4. Les séquences sont l'outil qui vous sert à gérer la sélection et l'intégration des personnes qui rejoignent cette opportunité. Vous construisez une séquence une seule fois dans le module Séquences, puis vous l'affectez à une personne au moment où elle s'inscrit ou lorsqu'un admin l'affecte, et elle franchit les étapes depuis son propre profil. Pour en savoir plus, lisez Comment fonctionnent les séquences sur Vome ?

Une séquence peut inclure des téléversements de fichiers, des formulaires et des PDF remplissables, des entrevues, des séances d'orientation et de formation, des vidéos, des cours et des vérifications des antécédents.

5. La construction de votre horaire est l'un des aspects les plus importants au moment de créer une opportunité. Quand vous créez des quarts (par exemple le mardi de 14 h à 17 h, 5 places disponibles), le quart (ou le lot de quarts) doit être rattaché à une seule opportunité. Pour en savoir plus, lisez Comment fonctionne la planification sur Vome ?

Seules les personnes approuvées pour cette opportunité peuvent voir et réserver des places dans ses quarts, sauf si vous avez activé un calendrier de quarts public sur votre formulaire.