Vous préparez un événement ? Lisez Comment créer un événement sur Vome. Cet article passe en revue les choix propres aux événements ponctuels.

Aperçu

Une opportunité est une unité de travail que des gens accomplissent pour votre organisation : un rôle, un poste, une tâche, une affectation ou un événement. C'est la colonne vertébrale de Vome. Les quarts, les heures, les salons de discussion et la plupart de vos rapports se rattachent à une opportunité. Quelques minutes pour comprendre comment tout s'articule vous évitent une restructuration plus tard.

Cet article s'adresse aux administrateurs. Pour la configuration champ par champ, lisez Comment ajouter une nouvelle opportunité ?

1. Comment les catégories, les opportunités et les quarts s'articulent-ils ?

Voyez-les comme trois niveaux.

• Catégorie. Un dossier qui regroupe des opportunités liées, par exemple un programme, un service, un site ou une série d'événements. Les gens voient le titre, la description et la photo de couverture d'une catégorie sur la page de votre organisation.
• Opportunité. Le travail lui-même, par exemple Livraison de repas ou Accueil à la réception.
• Quart. Une date et une heure où le travail a lieu, avec son propre nombre de places. La création et la gestion des quarts sont expliquées dans Comment fonctionnent les quarts sur Vome ?

Par exemple, la catégorie Programme de repas contient une opportunité Livraison de repas, et cette opportunité contient un quart chaque mardi de 12 h à 14 h, avec 3 places.

Les places appartiennent au quart, pas à l'opportunité. Une opportunité n'a pas de capacité propre. Chaque quart fixe le nombre de personnes dont il a besoin, donc deux quarts d'une même opportunité peuvent demander un nombre de personnes différent.

2. S'agit-il de travail continu ou d'un événement ?

Tranchez cette question en premier, car elle change le sens d'un quart.

• Du travail continu, comme un programme hebdomadaire ou un poste permanent. Créez une opportunité par rôle. Chaque quart n'est qu'une date et une heure, et une série de quarts couvre le motif récurrent pour que les gens s'engagent pour tous les mardis en une seule étape. Voyez pourquoi une série vaut mieux qu'une plage de dates dans Comment fonctionnent les quarts sur Vome ?
• Un événement, comme un gala ou une journée de nettoyage. Donnez à l'événement sa propre opportunité et nommez les tâches avec des titres de quart (Accueil, Équipe de montage), ou gardez une seule opportunité « Événements » où chaque quart est un événement entier.

Le champ Engagement de l'étape Détails indique aux gens de quel type il s'agit : Ponctuel quand il n'y a aucun engagement précis, ou Récurrent pour un engagement régulier sur une période que vous décrivez. Il précise vos attentes sur la page de l'opportunité. Il ne crée ni ne limite aucun quart.

La comparaison complète, avec les compromis, se trouve dans Les trois formes que peut prendre une opportunité.

3. Que comprend la création d'une opportunité ?

Trois étapes. Vous pouvez publier dès que les détails obligatoires sont remplis et revenir pour le reste.

1. Détails. Le titre, la description, la catégorie, l'engagement, le lieu (sur place ou à distance), les admins affectés (un coordonnateur et, au besoin, des observateurs) et, en option, des tags d'opportunité.
2. Personnaliser. Les paramètres qui déterminent comment les gens interagissent avec l'opportunité : Horaire, Recrutement, Visibilité, Communications et Automatisations, ainsi que les paramètres d'affichage. Vous pouvez aussi y créer vos premiers quarts.
3. Mise en page. Ce qui apparaît sur la page de l'opportunité, et dans quel ordre.

Chaque paramètre peut être modifié plus tard depuis le tableau de bord de l'opportunité.

4. Que contrôlent les sections de l'étape Personnaliser ?

• Horaire. Cinq groupes de paramètres : Paramètres de réservations par les utilisateurs, Contrôles de planification, Paramètres des séries de quarts, Paramètres de suivi des présences et Paramètres de réclamations d'heures. On y règle par exemple la réservation instantanée, les limites de réservation, la distance dans le temps à laquelle les gens voient les quarts, les méthodes d'enregistrement et les réclamations d'heures. Chaque opportunité a ses propres paramètres, et rien n'est hérité de vos autres opportunités.
• Recrutement. Des processus qui déterminent ce qui se passe quand une personne qui n'est pas encore affectée veut se joindre à l'opportunité, par exemple s'inscrire directement ou être dirigée vers l'un de vos formulaires. Lisez Comment organiser le recrutement sur Vome ?
• Visibilité. Qui peut découvrir l'opportunité avant d'y être affecté : Publique, Semi-privée (seulement les personnes qui remplissent les conditions que vous fixez) ou Privée (seulement les personnes avec qui vous partagez le lien direct).
• Communications. Un salon de discussion d'opportunité pour toutes les personnes affectées, et un salon par quart pour ses participants.
• Automatisations. Affectation automatique via formulaires et Affectation automatique via séquences affectent l'opportunité quand une personne soumet un formulaire lié ou termine une séquence liée.

5. Que dois-je vérifier à l'étape Personnaliser avant de publier ?

Vous pouvez publier avec les paramètres par défaut, mais les réglages ci-dessous déterminent comment les gens réservent, annulent, réclament leurs heures et trouvent l'opportunité. Ce sont leurs valeurs par défaut qui surprennent le plus souvent les admins : vérifiez chacune en fonction de la façon dont vous gérez réellement cette opportunité.

Horaire

• La réservation instantanée est désactivée. Chaque réservation arrive sous forme de demande que le coordonnateur doit approuver. Activez-la si les gens doivent être confirmés dès qu'ils réservent, ce qui convient à la plupart des événements ouverts.
• Politique d'annulation personnalisée : les utilisateurs peuvent annuler à tout moment avant le début du quart. Si les désistements de dernière minute vous nuisent, fixez une fenêtre d'annulation (par exemple 48 heures avant le quart) ou empêchez toute annulation une fois la personne réservée.
• La demande de motif d'annulation est obligatoire. Les utilisateurs doivent donner un motif pour annuler. Rendez-la facultative, ou cessez de la poser, si c'est plus de friction que vous le souhaitez.
• Limiter l'accès à la consultation ou réservation des quarts est désactivé. Toutes les personnes affectées à l'opportunité voient et peuvent réserver chacun des quarts à venir. Activez ce réglage si seuls les admins doivent placer les gens dans les quarts.
• Les demandes de quart refusées ne peuvent pas être refaites. Une fois que vous refusez la demande d'une personne pour un quart, elle ne peut plus demander ce quart. Modifiez ce réglage si vos refus tiennent plus souvent à l'horaire qu'au profil de la personne.
• La politique de réservation des séries de quarts est désactivée. Les utilisateurs réservent chaque quart un à la fois et ne peuvent pas se joindre à une série complète tant que vous ne le permettez pas. Voyez la question 4 de Comment fonctionnent les quarts sur Vome ?
• Politique de réclamation d'heures personnalisée : les utilisateurs peuvent réclamer des heures pour toute réservation passée, et aussi pour du temps sans aucune réservation. Chaque réclamation attend ensuite l'approbation d'un admin. Limitez les réclamations aux quarts réservés, ou désactivez-les, si les heures doivent provenir uniquement de l'horaire.

Recrutement

• Aucun flux de recrutement n'est configuré tant que vous n'en ajoutez pas un. Décidez de ce que doit faire une nouvelle personne qui découvre l'opportunité, par exemple s'inscrire directement ou remplir l'un de vos formulaires. Si vous affectez toujours cette opportunité vous-même, vous pouvez passer cette étape.

Visibilité

• La visibilité est Publique. Toute personne qui visite la page de votre organisation, et toute personne qui a le lien, peut voir l'opportunité. Pour un rôle interne, choisissez plutôt Semi-privée ou Privée.

Automatisations

• Rien n'affecte l'opportunité automatiquement. L'auto-approbation via le calendrier de quarts d'un formulaire, l'affectation automatique via formulaires et l'affectation automatique via séquences sont toutes désactivées au départ : chaque personne attend donc un admin. Activez celle qui correspond à la façon dont les gens vous joignent.

Communications

• Vérifiez les salons de discussion. Cette section indique si l'opportunité a un salon de discussion d'opportunité et des salons de quarts. Les gens y sont ajoutés automatiquement : assurez-vous que cela correspond à ce que vous voulez avant de publier.

6. Qui peut voir et réserver les quarts ?

Les personnes affectées à l'opportunité. C'est l'affectation (l'approbation) qui donne accès à son horaire.

• Les utilisateurs affectés voient les quarts publiés de l'opportunité et réservent ceux qu'ils veulent, dans les limites fixées dans les paramètres d'horaire.
• Un admin peut ajouter une personne directement à un quart. Cela lui affecte l'opportunité du même coup, donc vous n'avez pas à l'affecter d'abord.
• Un quart précis peut être restreint davantage avec une restriction de réservation avancée, pour que seules les personnes portant un tag de profil donné puissent le voir et le réserver. Elle fonctionne mieux avec un titre de quart qui nomme la tâche, comme l'explique Comment fonctionnent les quarts sur Vome ?

Une exception. Un formulaire doté d'une section Calendrier de quarts permet à n'importe qui de réserver les quarts des opportunités que vous sélectionnez, peu importe son statut d'affectation. C'est ainsi qu'un seul formulaire peut recruter et planifier en même temps. Lisez Comment créer un seul formulaire qui recrute et planifie en même temps ?

7. Pourquoi les opportunités comptent-elles au-delà de l'horaire ?

• Les heures. Chaque heure consignée dans Vome appartient à une opportunité, ce qui rend possibles les rapports d'heures par rôle ou par programme.
• Les communications. Filtrez votre base de données par opportunité pour joindre exactement les personnes qui font un travail donné, et utilisez ses salons de discussion pour leur parler.
• L'intégration. Les séquences gèrent la sélection et l'intégration des personnes qui se joignent à vous, et peuvent affecter l'opportunité automatiquement quand une personne les termine. Lisez Comment fonctionnent les séquences sur Vome ?

8. Dois-je bâtir chaque opportunité à la main ?

Non.

• Dupliquer. À l'étape Détails d'une nouvelle opportunité, choisissez Dupliquer une opportunité existante. La copie reprend tous les détails et paramètres, sauf les quarts publiés.
• Importer. Dans le module Opportunités, ouvrez la flèche à côté de Nouvelle opportunité et choisissez Importer des opportunités pour en créer jusqu'à 500 à la fois à partir d'un fichier. Lisez Comment importer des opportunités à partir d'un fichier ? Les quarts ont aussi leur propre importation.

Résumé

• Une catégorie est un dossier, une opportunité est le travail, et un quart est une date et une heure avec ses propres places.
• Décidez si l'opportunité est du travail continu ou un événement avant de créer les quarts, car cela change le sens d'un quart.
• La création d'une opportunité compte trois étapes : Détails, Personnaliser et Mise en page. Tout peut être modifié plus tard.
• Avant de publier, vérifiez les valeurs par défaut qui surprennent le plus : réservation instantanée désactivée, annulation permise en tout temps, réservation des séries désactivée, visibilité Publique, réclamations d'heures ouvertes, aucun flux de recrutement et aucune affectation automatique.
• Seules les personnes affectées à l'opportunité voient et réservent ses quarts, sauf par un formulaire doté d'un calendrier de quarts.
• Dupliquez une opportunité semblable ou importez un fichier plutôt que de tout bâtir à partir de zéro.

Pour aller plus loin

• Comment fonctionnent les quarts sur Vome ?
• Comment ajouter une nouvelle opportunité ?
• Les trois formes que peut prendre une opportunité
• Comment créer un événement sur Vome