Paramètres de suivi des présences d'une opportunité

Que sont les paramètres de suivi des présences d'une opportunité ?

Paramètres de suivi des présences est la quatrième section des paramètres d’horaire d’une opportunité. Elle décide comment la présence est enregistrée : si les gens font leur check-in eux-mêmes, de quelle façon, s’ils doivent être sur place, et quand les fenêtres de check-in et de check-out sont ouvertes.

Une distinction vaut la peine d’être gardée en tête. Les paramètres 1 à 4 décident comment quelqu’un fait son check-in. Les paramètres 5 et 6 décident quand il en a le droit.

Info
Forfait requis : le suivi de présence par code QR, la borne de pointage, le check-in par simple appui, la validation par proximité GPS, l’auto-check-in/out et les paramètres de présence personnalisés sont tous offerts sur les forfaits Pro, Entreprise et Ultime.

Où trouver ces paramètres ?

Pendant la création d’une opportunité, à l’étape Personnaliser, sous Horaire. Une fois publiée, allez dans Opportunités > ouvrez l’opportunité > onglet Horaire, puis ouvrez la carte Paramètres de suivi des présences.

Que se passe-t-il si je ne change rien ?

Par défaut, les utilisateurs peuvent faire leur check-in et leur check-out en scannant le Code QR de pointage depuis l’appli mobile, ou n’importe qui peut le faire à une borne de pointage. Ces deux voies fonctionnent sans toucher à aucun des paramètres ci-dessous. Tout ce qui suit ajoute une voie, en restreint une, ou déplace la fenêtre.

1. Les utilisateurs peuvent effectuer leur check-in/check-out en fonction de leurs quarts réservés

Contrôle si les fonctions de check-in et de check-out existent tout court pour les quarts de cette opportunité. Ce sont deux interrupteurs distincts :

  • Autoriser le Check-In. Activé par défaut.

  • Autoriser le Check-Out. Activé par défaut.

Désactiver le check-out est le cas le plus courant. Si vous connaissez déjà la durée d’un quart et que vous n’avez pas besoin que les gens signalent leur départ, désactivez-le : les heures sont enregistrées sans deuxième geste.

2. Les utilisateurs peuvent taper pour effectuer leur check-in/check-out depuis l’appli sans scanner le Code QR

Ajoute un bouton sur le quart dans l’appli mobile, pour confirmer sa présence d’un seul appui au lieu de trouver et de scanner le Code QR de pointage.

Activez-le pour les programmes où distribuer un code imprimé est impraticable, par exemple des personnes qui travaillent seules ou hors site. Laissez-le désactivé quand le scan est justement le but, puisque c’est le code QR qui rattache le check-in à un lieu physique.

3. Validation basée sur la proximité (avec géolocalisation)

Exige que l’utilisateur se trouve dans un rayon que vous définissez, en mètres, du lieu du quart avant de pouvoir faire son check-in ou son check-out.

C’est le contrepoids du check-in par simple appui. Ensemble, les deux vous donnent un check-in en un geste qui ne peut malgré tout se faire que sur place.

4. Auto-Check-In/Out

Fait le check-in et le check-out des participants automatiquement autour des heures prévues du quart, sans geste de personne. Un quart qui commence à 14 h fait le check-in automatique de tous les participants à 14 h, et une fin à 16 h fait leur check-out automatique à 16 h.

Auto Check-In et Auto Check-Out sont deux interrupteurs distincts, et chacun accepte un décalage en minutes pour exécuter l’automatisation plus tôt ou plus tard que l’heure prévue.

Alert
Important : l’auto-check-in enregistre la présence à partir de l’horaire, pas à partir d’une arrivée réelle. Il consigne le participant réservé qu’il soit venu ou non. Utilisez-le là où les heures sont connues d’avance et où vous ne surveillez pas les présences, et gardez les vrais check-in là où le registre doit refléter qui était présent.

5. Quand ouvrir le portail de check-in

Par défaut, le portail de check-in s’ouvre une heure avant le début du quart. Trois options :

  • Le portail s’ouvre 1 heure avant l’heure de début du quart. Le réglage par défaut.

  • Le portail est ouvert toute la journée le jour d’un quart. Pratique pour un événement d’une journée où les gens arrivent au fil du temps.

  • Définir une fenêtre de check-in personnalisée, en heures et minutes avant l’heure de début.

6. Quand fermer le portail de check-out

Par défaut, le portail de check-out se ferme 1 heure après la fin du quart. Les mêmes trois formes :

  • Le portail se ferme 1 heure après l’heure de fin du quart. Le réglage par défaut.

  • Le portail est ouvert toute la journée le jour d’un quart.

  • Définir une fenêtre de check-out personnalisée, en heures et minutes après l’heure de fin.

Élargissez cette fenêtre si des gens oublient régulièrement de faire leur check-out et doivent vous demander de corriger leurs heures.

Résumé

  • D’origine, le Code QR de pointage et la borne de pointage fonctionnent tous deux sans configuration.

  • Le check-in et le check-out sont deux interrupteurs distincts, donc vous pouvez n’enregistrer que l’arrivée.

  • Le check-in par simple appui retire le scan. La validation par proximité remet l’exigence de lieu.

  • L’auto-check-in/out consigne la présence à partir de l’horaire plutôt que d’une arrivée réelle, et accepte un décalage en minutes de chaque côté.

  • Les fenêtres du portail sont par défaut 1 heure avant le début et 1 heure après la fin, et chacune peut être ouverte toute la journée ou personnalisée.

  • Les administrateurs peuvent toujours enregistrer ou corriger une présence, peu importe ces paramètres.

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