Que sont les politiques de quart, et lesquelles me faut-il ?
Aperçu
Une politique de quart est une règle réutilisable que vous rattachez à un quart, plutôt qu'un réglage à ressaisir chaque fois que vous en créez un.
Il y en a quatre, elles font des choses réellement différentes, et la plupart des organisations en ont besoin d'une ou deux plutôt que des quatre. Cet article s'adresse aux administrateurs qui configurent leur horaire.
1. Qu'est-ce qu'une politique de quart, au fond ?
Un ensemble de règles nommé qui existe de son côté et se rattache à des quarts.
Vous la définissez une fois et vous y pointez plusieurs quarts. Modifiez la politique plus tard et tous les quarts qui l'utilisent changent avec elle : c'est toute la raison d'être de ces politiques. L'autre option consiste à redécider la même chose sur chaque quart créé, puis à n'avoir aucun moyen de tous les mettre à jour d'un coup.
2. Quelles sont les quatre ?
- Politique de liste d'attente. Ce qui se passe quand un quart est complet.
- Politique de notification de quart. Quels rappels et mises à jour partent, et quand.
- Politique de réservation de groupe. Si une personne peut réserver pour plusieurs.
- Politique de soumission de formulaire. Un formulaire à remplir en lien avec le quart.
3. Politique de liste d'attente
Décide de ce qui se passe quand un quart se remplit.
Sans elle, un quart complet est simplement fermé et les personnes intéressées s'en vont. Avec elle, elles peuvent se mettre en file, et quand quelqu'un se désiste la place est offerte à la suivante plutôt que de rester vide. Si vos quarts se remplissent régulièrement, c'est la politique qui récupère discrètement les annulations.
4. Politique de notification de quart
Décide quels rappels et mises à jour partent pour ce quart, et à quel moment.
C'est celle qu'on saute et qu'on regrette, parce que le coût d'une erreur est invisible. Trop peu de rappels et vous avez des absences. Trop de rappels et les gens vous mettent en sourdine, ce qui vous coûte le rappel qui comptait vraiment.
La définir comme une politique plutôt que quart par quart signifie que vous tranchez une seule fois, et que vous pouvez tout ajuster après une saison d'observation.
5. Politique de réservation de groupe
Décide si une personne peut réserver plusieurs places, et à quelles conditions.
Elle contrôle les minimums et maximums d'invités, les groupes d'âge autorisés, qui a le droit de mener une réservation, et quels renseignements les invités doivent fournir. C'est la politique qui transforme « une équipe de huit personnes d'une entreprise locale » en une seule réservation plutôt que huit.
6. Politique de soumission de formulaire, et les deux façons de la rattacher
Un formulaire à remplir en lien avec le quart, le plus souvent une décharge.
L'endroit où vous la rattachez détermine qui le remplit, et c'est ce qui surprend :
- Rattachée directement au quart. La personne qui mène une réservation de groupe suit les mêmes étapes que n'importe quel individu, et les invités qui réclament une place ne remplissent rien.
- Rattachée à l'intérieur d'une politique de réservation de groupe. Les groupes obtiennent leur propre flux, qui peut demander à chaque invité ses propres renseignements plutôt qu'à la personne responsable seulement.
S'il vous faut une décharge de chaque personne présente et pas seulement de l'organisateur, c'est la deuxième qu'il vous faut.
7. Quels volets exigent Entreprise ?
Les réservations de groupe elles-mêmes fonctionnent avec Pro. Deux éléments à l'intérieur d'une politique de réservation de groupe, non.
- Rattacher une réservation à un groupe nommé, pour qu'une entreprise, une école ou une communauté apparaisse sur votre horaire, au kiosque d'arrivée et dans vos rapports. Cela utilise le module Groupes.
- Les règles de soumission de formulaire à l'intérieur de la politique de réservation de groupe, qui donnent aux groupes leur propre flux plutôt que celui du quart.
Tout le reste est offert avec Pro, y compris le rattachement d'un formulaire directement au quart. Si vous êtes sur Pro et souhaitez des décharges des personnes d'un groupe, rattachez le formulaire au quart en sachant que c'est la personne responsable qui le remplira.
8. Me faut-il les quatre ?
Presque certainement pas.
Partez du problème que vous avez déjà. Si vos quarts se remplissent et qu'on vous demande d'être averti à la libération d'une place, il vous faut une politique de liste d'attente. Si vous avez des absences, regardez les notifications. Si des organisations amènent des équipes, il vous faut une politique de réservation de groupe. S'il y a de la paperasse, il vous faut une politique de soumission de formulaire. Une politique configurée pour un problème que vous n'avez pas est une chose à entretenir sans rien en retirer.
Résumé
- Une politique de quart est une règle nommée et réutilisable, définie une fois et rattachée à plusieurs quarts.
- La politique de liste d'attente décide de ce qui se passe quand un quart est complet.
- La politique de notification décide quels rappels partent et quand. C'est la plus souvent sautée et celle qui cause les absences.
- La politique de réservation de groupe décide si une personne réserve pour plusieurs, avec limites d'invités, groupes d'âge et qui peut mener.
- La politique de soumission de formulaire rattache un formulaire. Sur le quart, seule la personne responsable le remplit. Dans une politique de réservation de groupe, on peut aussi le demander aux invités.
- Rattacher une réservation à un groupe nommé, et les règles de formulaire dans une politique de réservation de groupe, exigent Entreprise. Tout le reste fonctionne avec Pro.