Que se passe-t-il lorsque j'ajoute un profil à ma base de données depuis une nouvelle soumission de formulaire ?
Aperçu
Lorsqu'une personne soumet un formulaire pour la première fois, elle n'est pas encore dans votre base de données. Sa soumission reste dans le module Formulaires jusqu'à ce que vous en fassiez quelque chose. L'ajouter à votre base de données transforme ce qu'elle vous a déjà fourni en un profil complet, sans aucune saisie de votre côté.
Que cela se fasse à la main ou automatiquement mérite une décision réfléchie, parce que cela détermine ce que votre base de données répertorie : toutes les personnes qui ont un jour rempli un formulaire, ou seulement celles qui ont réellement complété votre processus.
1. Que fait exactement l'ajout d'un profil ?
Il crée un profil dans votre base de données à partir des informations déjà présentes sur la soumission. Le nom, le courriel, le numéro de téléphone et tous les autres champs de profil remplis sont reportés, il n'y a donc rien à ressaisir.
L'action n'est proposée que si aucun profil existant de votre base de données ne porte la même adresse courriel. Si la personne a déjà un profil, il n'y a rien à créer, et vous auriez plutôt un doublon.
2. Comment savoir si une personne est déjà dans ma base de données ?
La colonne Statut dans la base de données, dans la vue des soumissions du formulaire. Elle indique, pour chaque soumission, si la personne est un profil de votre base de données ou seulement une réponse au formulaire.
S'il s'agit du premier formulaire qu'elle a soumis et que l'auto-ajout à la base de données est désactivé dans les automatisations du formulaire, elle apparaîtra comme absente de votre base de données. C'est le comportement par défaut, et pour la plupart des organisations c'est le bon. La question 6 explique pourquoi.
3. La personne est-elle avisée lorsque je l'ajoute ?
Non. L'ajout d'un profil à votre base de données est silencieux. Rien n'est envoyé et la personne ne voit aucun changement de son côté.
Elle n'est avisée que si vous l'affectez à une séquence ou à une opportunité, ce que vous pouvez faire dans la même étape. L'avis suit donc ce qui lui demande réellement quelque chose, pas le classement.
4. Puis-je faire plus que simplement l'ajouter ?
Oui. La même fenêtre vous permet d'affecter, dès l'ajout, des tags de profil, des séquences, des opportunités et des quarts, si bien qu'une personne peut passer d'une soumission à une inscription à l'intégration en une seule action.
Les tags de profil sont ceux à privilégier. Tout élément de la soumission que vous voudrez rechercher ou analyser plus tard, et qui n'a pas de champ à lui, peut devenir un tag ici même. Le profil arrive alors dans votre base de données en le portant déjà, au lieu de vous obliger à revenir le taguer une fois que vous avez oublié pourquoi c'était important.
5. Vome peut-il ajouter des personnes à ma base de données automatiquement ?
Oui. L'auto-ajout à la base de données est un réglage des Paramètres et automatisations du formulaire. Lorsqu'il est activé, toute personne qui soumet le formulaire devient immédiatement un profil de votre base de données, sans que vous ayez à intervenir.
Le même réglage existe sur les séquences, appliqué au moment où une personne est marquée comme finie. Là où vous le placez est justement la décision de la question 6.
6. Faut-il activer l'auto-ajout à la base de données ?
Seulement si vous n'avez aucun processus d'intégration.
Si vous utilisez une séquence d'intégration, laissez l'auto-ajout désactivé sur le formulaire et activez-le plutôt à la fin de la séquence. Les candidats restent alors dans l'entonnoir jusqu'à ce qu'ils aient réellement terminé leur intégration, et ils arrivent dans votre base de données le jour où ils sont prêts à agir avec vous.
Si vous n'avez ni processus de sélection ni séquence d'intégration, le formulaire est le bon endroit pour ce réglage, et l'activer vous évite une étape que vous répéteriez sinon à chaque soumission.
Dans les deux cas, vous pouvez toujours ajouter un profil à la main quand vous le souhaitez. Désactiver l'automatisation ne retire pas l'action manuelle.
Bonnes pratiques
- Laissez l'auto-ajout à la base de données désactivé sur votre formulaire de candidature si vous faites de la sélection, et activez-le à la fin de la séquence d'intégration.
- Traitez votre file depuis la colonne Statut dans la base de données, plutôt que de deviner qui a déjà été classé.
- Affectez la séquence d'intégration dans la même action que l'ajout du profil, pour que la personne reçoive un seul avis et arrive là où vous le voulez.
- Taguez au moment de l'ajout. Un tag que vous comptiez appliquer plus tard est un tag qui ne sera pas appliqué.