Que sont les groupes, et en ai-je besoin ?
Aperçu
Un groupe est un nom que vous rattachez à des personnes et aux réservations qu'elles font.
C'est ainsi que vous répondez à « combien cette entreprise a-t-elle réellement fait pour nous cette année » sans monter un tableur. Sans groupe, douze personnes d'un même employeur ne sont que douze personnes. Avec un groupe, elles forment un partenariat doté d'un historique. Cet article s'adresse aux administrateurs.
1. Que représente généralement un groupe ?
- Une entreprise qui envoie une équipe pour une journée
- Une communauté religieuse ou un organisme communautaire
- Une école, une classe ou une association étudiante
- Une famille venue ensemble
Le point commun : le monde extérieur les voit comme une seule entité, et vos rapports devraient faire de même.
2. Où le nom du groupe apparaît-il ?
Dès qu'une réservation porte un nom de groupe, ce nom la suit partout où elle apparaît :
- Sur votre horaire et sur le kiosque d'arrivée, pour que la personne à l'entrée sache qui est arrivé.
- Dans vos rapports, pour que la participation par organisation soit un chiffre que vous sortez plutôt qu'un tableur que vous assemblez.
- D'une année à l'autre, pour que tout l'historique d'un partenaire récurrent tienne au même endroit.
Ce dernier point est le vrai argument en faveur des groupes. Un partenariat que vous ne pouvez décrire que de mémoire est un partenariat difficile à renouveler.
3. Groupes et réservations de groupe, ce n'est pas la même chose
C'est la confusion la plus fréquente, et les noms n'aident pas.
- Une réservation de groupe, c'est une personne qui réserve plusieurs places. Cela se configure sous Opérer et fonctionne sur Pro, sans le module Groupes.
- Un groupe est une entité nommée dans votre base de données, à laquelle des personnes et des réservations appartiennent. Cela exige le forfait Entreprise.
Vous pouvez faire des réservations de groupe indéfiniment sans jamais créer de groupe. Ce que vous ne pourrez pas faire, c'est les totaliser par organisation ensuite : sans groupe, il n'y a rien à totaliser. Lier une réservation à un groupe nommé, c'est ce qui transforme une suite de réservations distinctes en historique de partenariat.
4. Qui décide de l'appartenance à un groupe ?
Trois approches, et l'arbitrage est toujours précision contre effort :
- Les administrateurs seulement. Vous rattachez les gens vous-même. Les données les plus propres, et du travail.
- Les gens choisissent eux-mêmes. Ils choisissent ou nomment leur groupe au moment de réserver. Beaucoup moins d'administration, et un ménage périodique à prévoir.
- Les deux. Les gens choisissent, et vous corrigez ou réaffectez ensuite.
La plupart des organisations devraient commencer par les deux. L'auto-sélection assure la couverture, et la possibilité de corriger fait que le doublon « Acme » et « ACME inc. » reste réparable plutôt que définitif.
5. Que sont les tags de groupe ?
Des tags posés sur le groupe lui-même, pas sur les personnes. Ils catégorisent des types de groupe : groupe corporatif, groupe scolaire, groupe religieux, et ainsi de suite.
L'intérêt, c'est le rapport d'un cran au-dessus. Les tags de groupe permettent de répondre à « combien nos partenariats corporatifs ont-ils apporté » pour toutes les entreprises à la fois, plutôt que d'additionner vingt groupes à la main.
À distinguer des tags de profil, qui se posent sur une personne et conditionnent ce qu'elle peut voir. Un tag de groupe décrit le groupe : c'est une étiquette pour regrouper vos groupes.
6. Les groupes ont-ils leur propre salle de clavardage ?
Ils peuvent. Le groupe est l'un des six niveaux pour lesquels Vome peut générer une salle, et son appartenance reste synchronisée avec les personnes actuelles du groupe.
C'est inactif par défaut, et c'est la façon naturelle de parler à une organisation partenaire comme à un ensemble plutôt que d'écrire à ses membres un par un.
7. Peut-on limiter un administrateur à un groupe ?
La portée des accès administrateur se règle par site, par opportunité et par tag de profil, pas par groupe. Un groupe est donc un objet de rapport et de communication, pas une frontière de permissions.
S'il vous faut que quelqu'un ne voie que les personnes d'un partenaire, regardez plutôt du côté des tags de profil et de la portée des accès.
8. Ai-je vraiment besoin des groupes ?
Demandez-vous quels rapports on vous réclame en fin d'année.
Si quelqu'un vous demande un jour combien d'heures telle entreprise, telle école ou telle communauté a fournies, il vous faut les groupes, et il vous les faut avant le début de l'année plutôt qu'après. L'appartenance à un groupe ne se reconstitue pas de mémoire au mois de mars.
Si personne ne pose cette question et que les gens viennent à titre individuel, les groupes sont un module Entreprise que vous pouvez sincèrement laisser de côté.
Résumé
- Un groupe est un nom rattaché à des personnes et à leurs réservations, pour qu'un partenariat ait un historique totalisable.
- Le nom du groupe suit la réservation jusqu'à l'horaire, au kiosque et à vos rapports.
- Les réservations de groupe ne sont pas des groupes. Les réservations fonctionnent sur Pro ; les groupes nommés exigent le forfait Entreprise, et seuls les groupes permettent de rapporter par organisation.
- L'appartenance peut être définie par les administrateurs, choisie par les gens, ou les deux. Les deux est la réponse habituelle.
- Les tags de groupe catégorisent les groupes eux-mêmes, pour rapporter sur tous les partenaires corporatifs d'un coup.
- Un groupe peut avoir sa salle de clavardage automatique, synchronisée avec ses membres actuels.
- Les groupes servent aux rapports et à la communication, pas à limiter les accès administrateur.