Quelles salles de clavardage Vome crée-t-il automatiquement ?
Aperçu
Vome crée des salles de discussion à mesure que vous construisez. Vous ne les créez pas une par une, et vous n'entretenez jamais leurs listes de membres.
Il y a six niveaux. Cet article explique ce que couvre chacun, quand y recourir, ce qui est activé par défaut, et où tout se contrôle. Il s'adresse aux administrateurs.
1. Que veut dire « générée automatiquement » au juste ?
Deux choses, et c'est la seconde que l'on sous-estime.
Vous ne construisez pas la salle. Activer un niveau demande à Vome de créer une salle pour chaque élément de ce niveau.
Vous n'entretenez pas non plus qui s'y trouve. Chaque salle reste synchronisée avec les personnes qui y appartiennent à ce moment. Approuvez quelqu'un pour une opportunité et il apparaît dans sa salle. Retirez-le d'un quart et il quitte la salle de ce quart. Les profils archivés et hors ligne en sortent d'eux-mêmes. La salle est une vue de vos affectations actuelles, pas une liste que vous tenez à jour.
2. Quels sont les six niveaux ?
- Base de données. Un seul canal qui atteint tous vos membres actifs. Les profils archivés et hors ligne sont exclus automatiquement.
- Site. Toutes les personnes rattachées à un emplacement, administrateurs compris.
- Catégorie. Une salle pour tout un programme, couvrant chaque profil approuvé pour au moins une opportunité de cette catégorie. Les nouvelles approbations continuent de s'y synchroniser.
- Opportunité. Toutes les personnes approuvées pour cette opportunité.
- Quart. Uniquement les personnes présentes à cette date précise.
- Groupe. Toutes les personnes d'un groupe nommé : une école, une équipe d'entreprise ou une organisation partenaire.
3. Quel niveau utiliser, et pour quoi ?
La bonne question n'est pas « quelle salle existe » mais « qui a vraiment besoin de lire ceci ».
- Base de données pour le message rare qui concerne tout le monde : une fermeture, un changement de politique, un remerciement annuel. Utilisé souvent, il apprend aux gens à vous ignorer.
- Site pour tout ce qui est vrai à un emplacement et pas aux autres : le stationnement, un code de porte, une annulation locale.
- Catégorie quand un programme a une conversation qui dépasse une seule de ses opportunités : changements saisonniers, mise à jour générale, ressource partagée.
- Opportunité pour la conversation propre au rôle : quoi apporter, à qui s'adresser en arrivant, en quoi consiste vraiment le travail.
- Quart pour la journée elle-même : la météo, le message de retard, un changement d'entrée de dernière minute.
- Groupe pour s'adresser à un partenaire comme à une unité plutôt qu'à des individus dispersés, ce qui correspond à la façon dont il se perçoit.
4. Ces salles sont-elles activées par défaut ?
Pas toutes, et les différences comptent.
- Les salles d'opportunité sont activées par défaut et sont créées dès la publication de l'opportunité.
- Les salles de quart se règlent par opportunité et s'appliquent à tous les quarts de cette opportunité, plutôt que quart par quart.
- Les salles de catégorie, de groupe et de site sont désactivées par défaut. Vous les activez élément par élément, en lot, ou en demandant à Vome de les créer automatiquement pour les nouveaux.
- Le canal à l'échelle de la base de données est désactivé tant que vous ne l'activez pas.
5. Puis-je empêcher les réponses ?
Oui, à chaque niveau.
Le mode annonces seulement veut dire que les administrateurs publient et que tous les autres lisent. Il se règle par niveau : vous pouvez laisser les salles de quart conversationnelles tout en gardant le canal de la base de données à sens unique.
Le canal à l'échelle de la base de données démarre en mode annonces seulement et le reste tant que vous n'activez pas « Autoriser tout le monde à écrire ». Ce comportement par défaut est voulu. Annoncer à deux cents personnes qu'un quart a changé est utile. Répondre à deux cents répliques à ce sujet ne l'est pas.
6. Le panneau Discussions générées automatiquement, carte par carte
Ouvrez Chats, cliquez sur l'icône d'engrenage (Paramètres de chat), puis ouvrez Discussions générées automatiquement. Vous obtenez une carte par niveau, et chaque carte offre les trois mêmes commandes.
- Création automatique pour les nouveaux. Réglez-la sur Activé et chaque nouvel élément de ce type démarre sa salle tout seul. Cette commande n'apparaît que sur les cartes Sites, Catégories et Groupes.
- Appliquer aux existants. Tout activer ou Tout désactiver bascule la discussion pour tous les éléments de ce type en une seule action.
- Gérer. Le bouton affiche Gérer, ou un compteur en direct comme « 5 activées · Gérer ». Il ouvre un sélecteur avec un champ Rechercher par nom, un interrupteur par élément et un bouton Terminé, pour choisir des éléments un par un plutôt que tout le type.
Les cartes Opportunités et Quarts n'ont pas d'interrupteur de création automatique, seulement Tout activer, Tout désactiver et Gérer. Ce n'est pas un oubli : ces salles sont déjà créées automatiquement à la publication d'une opportunité, il n'y a donc rien à activer.
Une modification en lot prend un moment à se propager, et Vome vous indique qu'elle est en cours plutôt que de faire croire qu'elle est terminée.
7. Activer la discussion pour un seul site, groupe ou catégorie
Vous n'êtes pas obligé de passer par les paramètres de chat. Au moment de créer ou de modifier l'élément, cherchez la section Communication et servez-vous de l'interrupteur qui s'y trouve. Le libellé correspond à ce que vous modifiez :
- Groupes : Activer la discussion de groupe.
- Sites : Activer la discussion de site.
- Catégories : Activer la discussion de catégorie.
Une fois l'interrupteur activé, un sous-interrupteur Annonces seulement (publication par les admins) apparaît en dessous, ce qui vous permet de fixer la règle de publication au même moment plutôt que d'y revenir. Si l'élément possède déjà une salle, un lien Ouvrir la discussion s'affiche aussi, et c'est le chemin le plus rapide.
8. Les nouvelles catégories, groupes et sites auront-ils une salle automatiquement ?
Seulement si vous le demandez.
C'est le rôle de l'interrupteur de création automatique décrit à la section 6, et les trois sont désactivés par défaut. Activez-en un et chaque catégorie, groupe ou site créé par la suite est jumelé à une salle, avec des participants ajoutés par affectation comme d'habitude.
Les opportunités se comportent déjà ainsi sans réglage, puisqu'une opportunité publiée obtient sa salle d'elle-même.
9. Les gens peuvent-ils modifier ou supprimer ce qu'ils ont publié ?
Par défaut, oui. Les utilisateurs comme les administrateurs peuvent modifier et supprimer leurs propres messages.
Quatre interrupteurs distincts existent si vous avez besoin que le registre reste exactement tel qu'envoyé : empêcher les utilisateurs de supprimer, empêcher les administrateurs de supprimer, empêcher les utilisateurs de modifier, empêcher les administrateurs de modifier. N'activez que ce dont vous avez besoin : tout verrouiller rend une simple coquille permanente.
Les deux interrupteurs visant les administrateurs sont définis par le titulaire du compte et s'appliquent à tous les administrateurs du portail.
10. Et les messages directs ?
Les messages directs se situent en dehors des six niveaux et ont leurs propres règles.
- Les messages directs entre utilisateurs et administrateurs sont activés par défaut et peuvent être désactivés.
- Les messages directs entre administrateurs sont activés par défaut et se désactivent séparément.
Il existe aussi un lien avec les congés. Ajouter une période de congé peut afficher la personne comme absente dans le chat pour ces dates, de sorte que celui qui lui écrit le voit avant d'attendre une réponse. La personne peut le décocher sur toute entrée de congé individuelle.
11. Et s'il me faut une salle qui ne fait pas partie des six ?
Créez-la vous-même.
Une discussion de groupe personnalisée regroupe les personnes de votre choix, et une conversation directe en vise une seule. Utilisez une salle personnalisée quand le groupe ne correspond à aucune structure, par exemple quatre personnes qui planifient à travers trois programmes. Utilisez les niveaux automatiques pour tout le reste, puisque ce sont eux qui s'entretiennent seuls.
12. Où tout cela se trouve-t-il ?
Ouvrez Chats dans la navigation de gauche, cliquez sur l'icône d'engrenage pour les paramètres de chat, et travaillez à partir de là.
Tout ce que décrit cet article vit dans ce panneau : Discussions générées automatiquement avec ses cartes par niveau, le mode annonces seulement pour chaque niveau, les actions groupées, les interrupteurs de création automatique, les commandes de modification et de suppression des messages, et les règles des messages directs. Seule exception : l'interrupteur de la section Communication décrit à la section 7, qui se trouve sur le site, le groupe ou la catégorie.
Résumé
- Six niveaux sont générés pour vous : base de données, site, catégorie, opportunité, quart et groupe.
- L'appartenance suit toujours l'affectation actuelle. Vous n'ajoutez ni ne retirez jamais personne à la main.
- Les salles d'opportunité sont activées par défaut. Celles de catégorie, de groupe, de site et de base de données sont désactivées jusqu'à ce que vous les activiez. Les salles de quart se règlent par opportunité.
- Chaque carte de Discussions générées automatiquement offre les trois mêmes commandes : création automatique pour les nouveaux, Tout activer ou Tout désactiver, et Gérer pour les éléments individuels.
- Les cartes Opportunités et Quarts n'ont pas d'interrupteur de création automatique, puisque leurs salles apparaissent déjà à la publication.
- Vous pouvez aussi activer la discussion depuis la section Communication au moment de créer un site, un groupe ou une catégorie.
- Tout niveau peut passer en mode annonces seulement. Le canal de la base de données démarre ainsi.
- Les salles de site et de groupe dépendent des modules Sites et Groupes, qui exigent le forfait Entreprise.
- Les discussions de groupe personnalisées et les messages directs couvrent tout ce que les six niveaux ne couvrent pas.