Aperçu
Trois types d'étape font circuler un document entre vous et un utilisateur. Choisir le mauvais vous coûte soit des relances, soit du classement, et le choix est plus simple qu'il n'en a l'air.
Cet article s'adresse aux administrateurs qui construisent une séquence d'intégration comportant de la paperasse.
1. Quelle est la question qui tranche ?
Devez-vous seulement recueillir, ou devez-vous fournir et recueillir ?
- Recueillir. Il vous faut un document que la personne possède déjà. Une attestation, une vérification d'antécédents, une preuve d'adresse, un permis de conduire.
- Fournir et recueillir. Vous devez d'abord lui remettre un document et en recevoir une version remplie. Une décharge, un contrat, un formulaire médical, un code de conduite à signer.
Répondez à cette question et le type d'étape s'impose de lui-même.
2. Recueillir seulement : l'étape Téléversement de fichier
La personne téléverse un fichier, et l'étape se complète d'elle-même dès son arrivée.
C'est le bon outil quand le document existe déjà et qu'il vous faut simplement une copie. Vous n'avez rien à préparer, et la personne n'a rien à remplir.
La contrepartie, c'est que vous recevez ce qu'elle envoie. Une numérisation nette, une photo d'une feuille sur un coin de table, un PDF, une image. Si le format compte pour vous, dites-le dans la description de l'étape, car l'étape elle-même ne l'imposera pas.
3. Fournir et recueillir, option un : l'échange de fichiers dans les deux sens
Configuré comme une étape Personnalisée : vous joignez le document à remettre, la personne le télécharge, le remplit hors de Vome, puis le téléverse en retour.
Cela fonctionne, et c'est familier pour quiconque a déjà fait de la paperasse par courriel. Mais tout l'aller-retour vient avec :
- La personne doit pouvoir ouvrir, et souvent imprimer, votre fichier
- Vous recevez ce qu'elle produit, ce qui peut être la photo d'une page signée
- Les champs obligatoires ne le sont pas vraiment, donc des documents incomplets vous reviennent
- Chaque document reçu est vérifié par vous, à l'œil
4. Fournir et recueillir, option deux : l'étape PDF à remplir
Vous téléversez votre vrai document, vous y annotez les champs, et la personne le remplit et le signe dans son navigateur. Sa copie signée vous revient.
Pour tout ce qui doit être signé, c'est le meilleur instrument, et il l'emporte sur quatre points :
- Les champs obligatoires le sont vraiment. Impossible de renvoyer un document à moitié rempli.
- La signature est capturée dans le document, pas photographiée à côté.
- Aucun aller-retour de téléchargement, d'impression et de numérisation, ce qui fonctionne sur un téléphone, là où beaucoup de gens le feront.
- L'étape porte son propre statut, qui passe de En attente à Signé puis à Terminé, de sorte qu'un document peut être vérifié avant de compter.
Le seul coût est initial : il faut annoter les champs une fois. Une fois par document, pas une fois par personne.
5. Alors, lequel choisir ?
- La personne possède déjà le document et il vous faut une copie : Téléversement de fichier.
- Vous fournissez un document à signer : PDF à remplir.
- Vous fournissez un document qui ne peut vraiment pas être transformé en champs, par exemple quelque chose à faire tamponner par un tiers : échange de fichiers dans les deux sens.
En pratique, le troisième cas est plus rare qu'on ne le pense. Si vous songez à un échange de fichiers pour une décharge ou un formulaire de consentement, prenez plutôt le PDF à remplir.
6. Et s'il me faut plusieurs documents ?
Utilisez plusieurs étapes, un document chacune.
Il est tentant de tout regrouper dans une seule étape pour raccourcir la séquence, mais une étape n'a qu'un seul statut. En les séparant, chaque document est suivi, relancé et vérifié séparément, ce que vous voudrez dès la première fois que quelqu'un vous en envoie quatre sur cinq.
Résumé
- Demandez-vous si vous recueillez seulement, ou si vous fournissez et recueillez. Tout découle de là.
- Le téléversement de fichier ne fait que recueillir, et se complète dès l'arrivée du fichier.
- L'échange de fichiers dans les deux sens, bâti comme une étape Personnalisée, fournit et recueille, mais impose tout l'aller-retour de téléchargement et de numérisation.
- Le PDF à remplir fournit et recueille aussi, et vaut mieux pour tout ce qui se signe : champs obligatoires, vraie signature, aucune impression, et son propre statut En attente, Signé, Terminé.
- Réservez l'échange de fichiers aux documents qui ne peuvent vraiment pas devenir des champs.
- Un document par étape, pour que chacun soit suivi séparément.
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