C'est la seule décision qui façonne tout le reste de votre compte : est-ce qu'une catégorie représente un programme ou un événement ?
Ce que l'on ne voit pas venir, c'est qu'elle détermine aussi ce qu'est un quart. C'est ce qui décidera si vous pourrez plus tard découper un événement en tâches distinctes, et changer d'avis signifie déplacer chaque opportunité à la main.
Cet article s'adresse aux administrateurs qui organisent leurs catégories et leurs opportunités avant de construire.
Le sens du mot quart.
Dans une forme, un quart est une tâche. Dans une autre, c'est un événement complet. Dans une troisième, ce n'est qu'une date et une heure. Tout le reste en découle : la façon de nommer vos quarts, le besoin ou non de titres de quart, et la possibilité de réserver une tâche aux personnes qualifiées.
Il y a trois formes, et il vaut la peine de lire les trois même si l'une s'impose à vous.
L'opportunité est un événement précis, et chaque quart à l'intérieur est une tâche ou un rôle.
Par exemple, une opportunité « Gala du printemps » avec des quarts intitulés « Accueil », « Service au bar » et « Équipe de montage ». La personne qui parcourt votre liste voit les tâches, pas une suite de plages horaires identiques.
C'est la seule forme qui permet de découper un événement en tâches distinctes. Si vos événements comportent des rôles différents, choisissez celle-ci.
Une seule opportunité contient tous les événements que vous organisez, et chaque quart est un événement complet.
Par exemple, une opportunité « Événements » avec des quarts intitulés « Gala du printemps » et « Course estivale ».
La contrepartie mérite d'être nommée : le titre du quart sert déjà au nom de l'événement, il ne reste donc nulle part où mettre la tâche. Si vous avez besoin plus tard que « Service au bar » devienne réservable en soi, il faudra tout réorganiser.
L'opportunité est un poste continu, et chaque quart n'est qu'une date et une heure.
Par exemple, une catégorie « Programme de repas » avec une opportunité « Livraison », et des quarts tous les mardis et jeudis de 12 h 00 à 14 h 00. Une personne approuvée pour « Livraison » ne voit que les quarts de livraison.
Utilisez la restriction de réservation avancée sur ce quart et faites correspondre les personnes par tag de profil.
Taguez les profils qualifiés, restreignez le quart à ce tag, et il reste hors de portée de tous les autres. Par défaut, chaque quart d'un événement est ouvert à toute personne approuvée pour cet événement : c'est donc ce réglage qui change la donne.
La restriction s'applique par quart, et c'est là tout son intérêt. Laissez les tâches générales ouvertes et verrouillez seulement celles qui exigent un permis, une certification ou une formation.
Oui, et beaucoup d'organisations le font.
Si vous offrez des programmes continus en plus d'événements ponctuels, gardez-les séparés. Chaque programme obtient sa propre catégorie, avec une opportunité par rôle. Les événements se regroupent, soit une opportunité par événement, soit une seule opportunité « Événements », selon que vos événements se découpent ou non en tâches.
Passez outre le calendrier.
Certains types de travail n'ont aucun quart rattaché. Les gens l'accomplissent et consignent leur temps ensuite. Activez plutôt les réclamations d'heures pour ces opportunités, et ils soumettent leur temps pour votre approbation.
Parce que revenir en arrière se fait à la main.
Aucune action en lot ne convertit une forme en une autre. Changer d'avis signifie déplacer chaque opportunité dans une autre catégorie, une à la fois, et renommer les quarts au passage. Dix minutes de réflexion maintenant vous épargnent un après-midi plus tard.