Profils actifs et profils archivés dans la base de données

Quelle est la différence entre les profils actifs et les profils archivés dans la base de données ?

Votre base de données comporte deux vues par défaut. Profils actifs regroupe les personnes avec qui vous travaillez maintenant. Profils archivés regroupe celles avec qui vous ne travaillez plus, dont l'historique est conservé intact.

Vous passez de l'une à l'autre depuis le menu des vues en haut du tableau, sous Vues par défaut.


1. Que devrait représenter la liste des profils actifs ?
Toutes les personnes avec qui vous travaillez actuellement, ou avec qui vous comptez raisonnablement retravailler bientôt.
  1. Tout profil ajouté à votre base de données arrive ici, qu'il s'agisse d'un profil hors ligne que vous avez créé ou d'un utilisateur Vome qui s'est inscrit.
  2. C'est le bassin dans lequel puise le reste de Vome. Affecter des opportunités, planifier des quarts, envoyer des courriels, lancer des séquences et inscrire à des cours : tout se fait à partir des profils actifs.
  3. Vos vues personnalisées reposent sur la liste active, donc une personne archivée disparaît de toutes vos vues d'un seul coup.
Voyez-la comme votre effectif de travail, et non comme un registre permanent de toutes les personnes qui vous ont aidé un jour. Une liste active bien tenue est ce qui rend vos totaux, vos appels à tous et vos rapports fiables.

2. Que devrait représenter la liste des profils archivés ?
Les personnes qui ne sont plus actives dans votre organisation, mais dont vous voulez garder le dossier.
Raisons courantes d'archiver quelqu'un :
  1. Son mandat ou son stage est terminé
  2. Elle a déménagé, ou elle est saisonnière et absente jusqu'à l'an prochain
  3. Elle ne répond plus et vous avez fermé le dossier
  4. Elle n'a pas réussi la sélection, ou elle n'est plus admissible
  5. Elle a demandé à ne plus recevoir vos opportunités
L'archivage est un statut, pas une sanction, et il est entièrement réversible.

3. Que se passe-t-il exactement quand j'archive une personne ?
Quatre choses, que Vome énumère dans la fenêtre de confirmation avant que vous ne validiez :
  1. Elle est retirée de votre liste de profils actifs et de toutes vos vues personnalisées, et n'est plus accessible que depuis la vue Profils archivés.
  2. Toutes les opportunités qui lui sont affectées deviennent désaffectées. Elle ne peut donc plus réserver de quarts ni réclamer d'heures, et toutes ses réservations à venir sont annulées automatiquement.
  3. Si elle se trouve dans une séquence avec un statut Actif ou Suspendu, ce statut passe à Inactif.
  4. Si elle est affectée à des sites, elle est désaffectée de tous ses sites liés.
La même fenêtre propose une cinquième action facultative : mettre le statut de ses formulaires soumis à Rejeté, en choisissant lesquels.

Ensemble, ces quatre effets constituent la façon de révoquer l'accès d'une personne. Le point 2 est celui qui fait le vrai travail. Dès que ses opportunités sont désaffectées, l'opportunité disparaît de sa page d'accueil et elle perd la possibilité de réserver des quarts, de consigner des heures et de participer au clavardage de l'opportunité.

L'archivage ne ferme pas et ne supprime pas le compte Vome de la personne, et il ne la déconnecte pas de Vome. Il la retire des listes de travail de votre organisation. Son compte lui appartient, et il est fort possible qu'il soit relié à d'autres organisations.

4. D'où puis-je archiver ?
Depuis la base de données en lot, ou depuis un profil individuel partout où il s'ouvre.
  1. Allez dans votre Base de données
  2. Sélectionnez un ou plusieurs profils
  3. Cliquez sur Actions > Archiver les profils
La même action d'archivage se trouve sur le panneau de profil partout où il s'ouvre, y compris depuis le module Formulaires, le module Séquences, le module Cours et le rapport Expirations de séquence. Le comportement est identique partout.

5. Quelle est la bonne pratique avant d'archiver quelqu'un ?
Consigner la raison. C'est l'habitude qui rapporte le plus.

La fenêtre d'archivage comporte une section Ajouter un contexte pour l'archivage (facultatif), et nous vous recommandons fortement d'en utiliser les deux volets :
  1. Laissez une note. Le titre de la note est prérempli avec « Raison de l'archivage du profil », ce qui les rend faciles à repérer plus tard. Écrivez une ligne expliquant la décision, et joignez un fichier s'il y a lieu. La note est enregistrée sur le profil et y demeure.
  2. Attribuez un tag de profil. C'est le tag qui rend la raison filtrable dans toute votre liste archivée. Quelques tags utiles : Mandat terminé, Déménagement, Saisonnier, Sélection non réussie et Retrait demandé.
Dans six mois, quelqu'un de votre équipe ouvrira un profil archivé et demandera pourquoi cette personne a été archivée. Une note répond pour un profil. Un tag répond pour deux cents.

Deux autres gestes valent la peine dans la même fenêtre :
  1. Si la personne a des formulaires soumis en attente, marquez-les comme Rejeté pour que vos totaux de formulaires restent justes.
  2. Vérifiez si elle détient des quarts à venir. Ces réservations sont annulées automatiquement, donc si le quart est proche, prévenez la personne responsable.

6. Je gère un site. Dois-je archiver ou désaffecter de mon site ?
Désaffecter, dans presque tous les cas.

L'archivage vaut pour toute l'organisation. Si votre organisation utilise les Sites et que la personne est liée à l'un des vôtres, l'archiver la retire aussi des listes de tous les autres administrateurs de site, pas seulement des vôtres. Vome le détecte : lorsqu'un administrateur de site archive une personne liée à son site, la fenêtre s'ouvre avec Désaffecter de mon ou mes sites déjà sélectionné et explique l'incidence d'un archivage à l'échelle de l'organisation.

Ne choisissez Continuer vers l'archivage que lorsque la personne a vraiment terminé avec l'organisation entière. La section note et tag de profil est aussi offerte sur le chemin de la désaffectation, vous pouvez donc consigner la raison dans les deux cas.

7. Comment réactiver une personne, et qu'est-ce qui revient ?
Réactiver prend un clic. Rétablir son accès, non, et c'est la partie qui surprend.
  1. Passez la vue à Tous profils archivés et champs
  2. Sélectionnez le profil
  3. Cliquez sur Actions > Réactiver


Ce qui revient tout seul : le profil retourne dans votre base de données active et dans vos vues personnalisées, avec toutes ses données.

Ce qui ne revient pas tout seul : ses opportunités. Les affectations retirées par l'archivage ne sont pas rétablies automatiquement. Vous devez réaffecter chaque opportunité pour lui redonner l'accès à sa page d'accueil, la réservation de quarts et la réclamation d'heures.

Vome vous y invite juste après la réactivation d'un profil individuel, avec une étape Réaffecter des opportunités pour tout faire d'un coup. La réaffectation en lot pour plusieurs profils à la fois est prévue dans une mise à jour à venir.

Idée
Voilà une raison de plus de mettre un tag au moment du départ. Si vous avez tagué toute la cohorte de l'été dernier, la faire revenir la saison prochaine se résume à un filtre, une réactivation et une affectation en lot, plutôt qu'à un exercice de mémoire.

8. Pourquoi ne puis-je pas simplement les supprimer ?
Parce que le compte ne vous appartient pas.

Un compte d'utilisateur Vome appartient à la personne qui l'a créé, et un même compte peut être relié à plusieurs organisations en même temps. Le supprimer de votre base de données supprimerait son compte partout, y compris dans des organisations qui n'ont rien à voir avec vous. Seule la personne titulaire peut supprimer son propre compte Vome, depuis ses propres paramètres. L'archivage est votre équivalent, et c'est le bon outil.

Explication complète, y compris ce que vous pouvez supprimer : Comment supprimer un utilisateur Vome de la base de données ?

Résumé
  1. Profils actifs, c'est votre effectif de travail. Profils archivés, c'est votre historique conservé.
  2. L'archivage retire la personne des vues actives et personnalisées, désaffecte toutes ses opportunités, annule ses réservations à venir, fait passer les séquences Actif ou Suspendu à Inactif, et la désaffecte de tous ses sites.
  3. C'est la désaffectation des opportunités qui révoque réellement l'accès.
  4. Laissez toujours une note et attribuez un tag de profil expliquant la raison, dans la même fenêtre.
  5. Les administrateurs de site devraient désaffecter de leur site plutôt qu'archiver pour toute l'organisation.
  6. La réactivation rétablit le profil, mais pas les affectations d'opportunités. Réaffectez-les ensuite.
  7. Vous ne pouvez pas supprimer un utilisateur Vome, car son compte peut être relié à d'autres organisations. Archivez plutôt.