Réclamations d'heures : laisser les gens consigner leurs propres heures
Aperçu
Une réclamation d'heures, c'est la personne qui vous dit ce qu'elle a fait, plutôt qu'un système qui la regarde faire.
C'est le bon outil partout où il n'y avait rien où s'enregistrer : travail à distance, travail organisé par la personne elle-même, tâche accomplie sur son propre temps, ou quart couvert par quelqu'un qui n'était pas sur la liste. Cet article s'adresse aux administrateurs.
1. En quoi est-ce différent de l'enregistrement d'arrivée ?
L'enregistrement saisit la présence au moment où elle se produit, sur place, par un kiosque ou un code. La réclamation la saisit après coup, à partir du récit de la personne.
Aucun des deux n'est meilleur. Ils couvrent des travaux différents, et la plupart des organisations utilisent les deux : l'enregistrement pour ce qui se passe sur un site, les réclamations pour tout le reste.
2. Quels sont les trois niveaux ?
Les réclamations se règlent par opportunité, avec trois choix :
- Réclamations sur les réservations passées et au niveau de l'opportunité. Les gens peuvent consigner des heures sur un quart passé auquel ils étaient affectés, et générer une réclamation sur l'opportunité même sans avoir jamais été inscrits à un quart.
- Réservations passées seulement. Ils ne peuvent réclamer que sur les quarts auxquels ils étaient réellement affectés. Si ce n'est pas dans leur horaire, ils ne peuvent pas le réclamer.
- Aucune réclamation. Ni l'une ni l'autre voie n'est offerte.
La distinction qui compte est celle du milieu. Le niveau 2 signifie que c'est vous qui décidez qui était là, en planifiant les gens, et qu'ils ne remplissent que les heures. Le niveau 1 permet à quelqu'un de déclarer un travail que vous n'avez jamais planifié.
3. Quel niveau choisir ?
- Niveau 2 pour la plupart des opportunités dotées d'un vrai horaire. Votre planification reste la source de vérité.
- Niveau 1 là où le travail se fait vraiment hors horaire : une tâche à domicile, une collecte ponctuelle, quelqu'un qui a dépanné à la dernière minute.
- Niveau 3 là où les heures sont entièrement saisies par l'enregistrement ou par vous, et où une réclamation ne ferait que du bruit.
4. Que se passe-t-il concrètement lors d'une réclamation ?
À savoir, car cela surprend : une réclamation au niveau de l'opportunité ajoute un nouveau quart passé à l'horaire de la personne. Ce n'est pas une note flottante : elle crée l'enregistrement qu'elle réclame.
Cela a une conséquence pratique. Si un quart passé existe déjà dans son horaire, la personne doit réclamer sur ce quart plutôt que d'en générer un nouveau, sinon le même après-midi se retrouve consigné deux fois.
Les quarts créés ainsi portent la mention « généré par réclamation d'heures », et vous pouvez filtrer votre horaire pour n'afficher qu'eux : c'est le moyen le plus rapide de passer en revue ce qui a été autodéclaré.
5. Puis-je demander du contexte, pas juste un chiffre ?
Oui, avec la politique de note. Vous décidez si les gens sont invités à ajouter une note en réclamant, et si cette note est obligatoire.
Un chiffre seul est difficile à vérifier. Une note décrivant ce qui a été fait transforme quatre heures invalidables en quelque chose que vous pouvez reconnaître, et c'est exactement le contenu qu'il vous faudra plus tard pour un rapport d'impact.
6. Puis-je exiger un formulaire ?
Oui. Une politique de soumission de formulaire sur les réclamations exige qu'un formulaire précis soit rempli lorsqu'une personne réclame par la voie de l'opportunité.
C'est ainsi que vous rattachez un compte rendu, une déclaration de sécurité ou un questionnaire de résultats à un travail autodéclaré, c'est-à-dire précisément celui dont vous avez le moins de preuves par ailleurs.
7. Faut-il approuver automatiquement ?
Avec prudence.
L'approbation automatique désactive le réglage qui fait attendre les réclamations : les heures entrent dans vos totaux dès leur saisie.
C'est tout à fait justifié pour un groupe établi et de confiance. C'est tout à fait inapproprié si ces heures vont à un bailleur de fonds ou à une école, car un chiffre mal saisi se retrouve dans vos données avant que quiconque l'ait regardé. Dans le doute, commencez avec l'approbation activée : vous pourrez la désactiver plus tard, alors qu'on ne peut pas retirer un chiffre déjà transmis.
8. Dois-je les approuver une par une ?
Non. Vous pouvez approuver ou refuser toutes les réclamations en attente pour les opportunités sélectionnées en une seule action, ce qui est la façon raisonnable de traiter un arriéré après un mois chargé.
9. Quelqu'un dit ne pas pouvoir réclamer. Pourquoi ?
Presque toujours le réglage de l'opportunité. Si les réclamations y sont désactivées, la personne est informée que l'organisation ne les autorise pas pour cette opportunité et invitée à contacter sa coordination.
L'autre cas fréquent : le niveau 2 sans réservation correspondante. La personne n'a jamais été inscrite au quart qu'elle tente de réclamer, il n'y a donc rien à réclamer.
Résumé
- Une réclamation, ce sont des heures autodéclarées, pour un travail sans point d'enregistrement.
- Trois niveaux par opportunité : réservations passées plus réclamations d'opportunité, réservations passées seulement, ou aucune.
- Le niveau 2 garde votre horaire comme source de vérité. Le niveau 1 permet de déclarer un travail non planifié.
- Une réclamation d'opportunité crée un quart passé. Réclamez plutôt sur un quart existant, sinon le même travail est consigné deux fois.
- Les quarts issus de réclamations sont identifiés et filtrables : c'est le moyen le plus rapide de réviser l'autodéclaré.
- Les politiques de note et de formulaire permettent d'exiger du contexte et des documents en plus du chiffre.
- N'approuvez automatiquement que si les heures ne sont pas transmises ailleurs. On ne retire pas un chiffre déjà envoyé.